چرا ۸ ساعت کار مداوم بازدهی ندارد؟

تاریخچه‌ی روزی هشت ساعت کار به دوران انقلاب صنعتی بر می‌گردد. در آن دوره، مدت زمان کار به این شکل تعیین شد تا از تعداد ساعات کار طاقت فرسای کارگران کارخانه‌ها کاسته شود. طبیعتا عملی کردن چنین سیستمی در شرایط ۲۰۰ سال قبل یک نوع دستاورد موفقیت آمیز بوده است اما در شرایط زمانی فعلی کارآیی قابل قبولی ندارد.

با این حال، گاهی هنوز هم این انتظار وجود دارد که مانند اجداد خود روزی ۸ ساعت را به طور مداوم کار کنیم و در بین آن، زمان استراحت خیلی کوتاهی داشته باشیم. کما این که خیلی از افراد در ساعت ناهار خود هم مشغول به کار هستند.

بنا بر مطالعه‌ای که توسط "گروه دراجیم" صورت گرفته است، عادات کارمندان در حین انجام کار در یک برنامه‌ی کامپیوتری ثبت شد. این برنامه میزان زمان سپری شده در کارهای مختلف توسط کارمندان را اندازه‌گیری کرده و این مدت زمان را با بازدهی حاصل از کار مقایسه کرده است.

در این روند اندازه‌گیری، نتایج جالبی مشاهده شد. میزان بازدهی کار ربطی به مدت زمان انجام کار نداشت و بیشتر به سازمان‌دهی کاری افراد وابسته بود. برای مثال، در یک مورد خاص که افراد به علت آیین مذهبی خود در طول روز معافیت‌های کوتاهی داشتند، بازدهی کاری بالاتری مشاهده شد.

نسبت ایده‌آل زمان کار به استراحت ۵۲ به ۱۷ دقیقه است. افرادی که مطابق با این برنامه پیش می‌روند سطح بالاتری از تمرکز را تجربه می‌کنند. از این رو در زمان کاری ۱۰۰٪ توجه خود را به کار اختصاص می‌دهند و در این زمان به سراغ فیسبوک یا چک کردن ایمیل‌های خود نمی‌روند. در صورت احساس خستگی (پس از هر یک ساعت کار) استراحت کوتاهی کرده و در آن مدت کوتاه کاملا از کار فاصله می‌گیرند. این شیوه به آن‌ها کمک می‌کند که با انرژی بیشتری کار خود را ادامه دهند.

کشف این نسبت جادویی بهره‌وری افراد را به شکلی فوق‌العاده افزایش می‌دهد. پس از یک ساعت کار تابع عملکرد مغز به بالاترین حد انرژی خود جهش می‌کند و حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه زمان لازم است تا این انرژی به حد پایین خود برسد.

برای اکثر ما این جزر طبیعی جریان انرژی مغز، خود را به شکل خستگی و حواس‌پرتی نشان می‌دهد.

بهترین راه برای رهایی از این خستگی و حواس‌پرتی این است که نسبت به این رفتار مغزی آگاه باشیم. پس بعد از هر یک ساعت کار یا بیشتر، زمانی که احساس کردید تمرکز شما رو به سراشیبی رفته است، بدانید که زمان استراحت فرا رسیده است.

هر چه استراحت‌های ما واقعی‌تر باشد، روز کاری ما بازدهی بیشتری خواهد داشت. گاهی اوقات ما به ظاهر استراحت کرده‌ایم اما هنوز هم خستگی را در خود نگه داشته‌ایم. برای مثال به جای این که از میز کار خود فاصله بگیریم و در زمان استراحت کمی قدم بزنیم خود را با چک کردن یوتیوب و ایمیل سرگرم می‌کنیم.

سعی کنید در روز کاری هشت ساعته‌ی خود مدت زمان کاری را در فواصل منظم تقسیم بندی کنید. طبیعتا هر چه با انرژی بیشتری کار کنیم، نتیجه‌ی حاصل از کار بیشتر بر وفق مراد خواهد بود. در ادامه ۴ توصیه برای عملی کردن این شیوه معرفی می‌کنیم:

 گاهی اوقات برنامه‌ریزی‌های ما برای انجام یک کار به تعیین ماه، هفته یا روز محدود می‌شود. اما اقدام حرفه‌ای‌تر آن است که در طول روز هم برنامه‌ریزی داشته باشیم. برای این که برنامه‌ی کاری شما ریتم مناسبی داشته باشد برنامه‌ریزی خود را در فواصل یک ساعته قرار دهید. چنانچه بخواهید خیلی دقیق عمل کنید می‌توانید بازه‌های زمانی ۵۲ دقیقه‌ای تعریف کنید اما همان یک ساعت فاصله‌ی معقولی محسوب می‌شود.

هدف از این زمان‌بندی و برنامه‌ریزی آن است که اوج انرژی خود را صرف کار کنیم و بتوانیم در مدت زمان کوتاهی تمرکز خود را بازیابی کنیم. وقتی در حین زمان انجام کار وقت خود را با اموری مثل ارسال پیامک، چک کردن ایمیل یا بازدید از صفحه‌ی فیسبوک خود می‌کنید، در واقع به زمان‌بندی خود بی‌احترامی کرده‌اید و رویکرد شما بی نتیجه خواهد ماند.

گروه دراجیم در مطالعه‌ی خود به این نتیجه رسیده است که استراحت‌های پشت سر هم و منظم نتیجه‌ی بهتری در کارآیی افراد خواهد داشت. به همین ترتیب، کسانی که استراحت بهتری را تجربه می‌کنند بیشتر از کسانی که فقط کار را متوقف می‌کنند، موفق هستند. از این رو در زمان استراحت، از رایانه، تلفن و لیست کارهای ضروری فاصله بگیرید و استراحت‌هایی مانند پیاده‌روی، مطالعه و گپ و گفت را انتخاب کنید تا شما را از فضای کاری دور کند. شاید در یک روز شلوغ کاری تصمیم بگیرید که چک کردن ایمیل‌ها یا برقراری تماس تلفنی را به عنوان استراحت انتخاب کنید، اما مواظب باشید که به هیچ عنوان تسلیم این وسوسه نشوید!

 اگر صبر کنید که ابتدا خستگی به سراغ شما بیاید و بعد استراحت کنید، فایده‌ای در بازدهی شما نخواهد داشت. متعهد ماندن به برنامه‌ی استراحت کمک می‌کند که در ساعاتی که انرژی دارید به کار مشغول باشد و در ساعات افت انرژی استراحت کنید. به خاطر داشته باشید که بهره‌وری شما در صورت استراحت‌های کوتاه مدت، به مراتب بیشتر از کار بدون وقفه و طولانی است.

شکستن ساعات کاری به بازه‌های زمانی یک ساعته و داشتن استراحت بین کار کمک می‌کند که در طول انجام کار انرژی شما به سطح طبیعی خود برسد و کار را سریع‌تر و مفیدتر انجام دهید.