نکاتی برای بهبود ارتباط مدیران با کارمندان

اغلب می‌شنویم که «مهم‌ترین قدم، قدم اول است»، ولی قدم‌های بعدی هم اگر درست برداشته نشوند، ممکن است کل زحمات و تلاش‌های شما هدر برود. یک کارآفرین یا مدیر اجرایی که می‌خواهد هوشمندانه‌تر سازمان خود را مدیرت کند، کل تمرکز خود را بر کالا یا خدمات هدف نمی‌گذارد؛ او به دنبال بهبود ارتباط خود با کارمندان هم هست. در ادامه با زومیت همراه باشید تا تعدادی از این موارد را نام ببریم.

مدیرعامل شرکت قبلی من از یک بیماری که من نام آن را سندرم اجرایی نامرئی گذاشته‌ام، رنج می‌برد.

او بیش از ۵۰ ساعت با آسایش در دفتر خود به‌صورت هفتگی سپری می‌کرد. در آن زمان به خاطر رسیدن گردش مالی سازمان به ۶۰ درصد، یک حاشیه امنیت ایجاد شده بود. مدیر اجرایی ما مثل قبل فقط تیم اجرایی‌اش را پشتیبانی می‌کرد.

من در جلسات اولیه‌ای که با مدیرعامل داشتم، درباره در پیش گرفتن یک سری فرهنگ جدید برای برجسته کردن نقش او در سازمان صحبت کردم. من به او گفتم با این کار محبوبیت خود را افزایش می‌دهد و کارمندان نیز با بازدهی بیشتری کار می‌کنند. او پیشنهاد مرا رد کرد؛ چون این کار را وقت تلف کردن می‌دانست. درحالی‌که این شیوه باعث می‌شد یک پل محکم برای ایجاد رابطه بهتر با کارمندان ساخته شود.

پس‌ازاین اتفاق من به دنبال کسب و کار مناسب با طرز فکر خود رفتم؛ شرکتی که به من اجازه دهد در خصوص اصول رهبری هوشمندانه در آن بحث کنم، اصولی که نتوانستم در شرکت قبلی آن‌ها را اجرایی کنم.

امروز، در شرکت جدید زمانی که فایل‌های قدیمی را بررسی می‌کردم، به استراتژی مشارکت شش‌قسمتی که من در آن سال‌ها به مدیرعامل سابقم پیشنهاد دادم، برخوردم.

حال آن را با هرکسی در نقش رهبری است، چه یک مدیر میانی، مالک یا مدیر اجرایی، به‌عنوان یک برنامه برای افزایش شفافیت در سراسر سطوح گزارش دهی، تقویت روحیه از طریق تصمیم‌گیری مشارکتی و باز شدن خطوط ارتباطات در تمام مجراهای سازمان به اشتراک می‌گذارم.

نمونه‌هایی از این موارد می‌تواند برنامه ماهانه «ناهار و یادگیری» و انتخاب تصادفی کارکنان برای برنامه ناهار با رئیس شرکت و سایر مدیران اجرایی باشد. مدیران می‌توانند دو یا سه نفر از کارکنان را که تولدشان در آن ماه است، برای شرکت در یک ناهار ویژه انتخاب کنند.

این جلسات که باید در بافت فرهنگی سازمان اجرا شوند، به رهبران کمک می‌کنند تا شخصاً کارکنان خود را درک و اهدافشان را کشف کنند. آن‌ها می‌توانند بفهمند که کارکنان به چه منظوری کار می‌کنند. آیا آن‌ها در تلاش برای پرداخت بدهی هستند یا فرزندشان را قرار است به دانشگاه بفرستند؟ کمک به تعریف هدفشان و ایجاد یک نیروی محرکه برای کمک به موفقیت و ثمربخشی آن‌ها، یک تقویت‌کننده تعامل بزرگ است.

گزینه دیگر این است که مراسم را به‌صورت پرسش و پاسخ و به‌صورت صمیمی برگزار کنید. برخی از موضوعات ممکن برای این جلسات عبارت‌اند از:

• مالی
• انتقاد از شرکت
• فرصت‌های جدید برای توسعه‌ی فنّاوری‌های پیشرو برای سریع‌تر و آسان‌تر کردن کارها
• موارد جدید مربوط به مشتریان
• پرسش و پاسخ (بحث آزاد)

این سناریو، شبیه به سناریوی بالایی است؛ اما برای کل شرکت در دسترس خواهد بود. مدیرعامل شرکت دستور کار را ارائه، به‌روزرسانی‌ها را مطرح و سپس به سؤالات در یک محیط عمومی پاسخ می‌دهد. تیم اجرایی تاریخ و زمان و برنامه این رویداد را تنظیم می‌کند.

گوگل هنوز این کار را برای تمام کارکنان خود انجام می‌دهد. در جلسات هفتگی همگانی TGIF، مؤسسان شرکت، مدیران سطح بالا و مدیرعامل به‌صورت حضوری یا مجازی برای مواردی از جمله نمایش محصول جدید، استقبال از تازه استخدامی‌ها و مهم‌تر از همه، ۳۰ دقیقه پرسش و پاسخ در هر زمینه‌ای و از هرکسی در این جلسه حضور دارند. مهم‌ترین بخش، پرسش و پاسخ است.

گردهمایی باید توسط مدیریت ارشد هدایت شود و به دیگران واگذار نشود. این را می‌گویم چراکه برخی در برابر این رویکرد مقاومت می‌کنند.

این امر به‌ویژه زمانی که رهبران به دنبال فرصت برای برقراری ارتباط با کارکنان و شناسایی استعدادها و از بین بردن موانع کار هستند مؤثر است. گردهمایی باید در تمامی بخش‌ها و یک‌ بار در روز انجام شود. علاوه بر این، رهبر کارمندان مختلف را برای حضور و افزایش تعامل انتخاب می‌کند.

یک مثال  از کسی که از این استراتژی ارتباطی برای تعامل کارکنان استفاده کرد، بنیان‌گذار و مدیرعامل شرکت Credit Karma، کنت لین است. او با سیاست آزاد عمل می‌کرد که آن را «گامی مهم برای ارتباطات خوب شرکت» می‌خواند.

لین می‌گوید: «من می‌خواهم کارمندان جدید حسی شبیه به این داشته باشند که ما در یک مأموریت دسته‌جمعی هستیم. سیاست‌ آزاد، آهنگ این مسئله را تنظیم می‌کند. زمانی که من در دفترم هستم و در دسترسم، هر کسی را که بیاید و افکار خود در مورد چگونگی استراتژی‌های Credit Karma حرف بزند، تشویق می‌کنم.»

این استراتژی کمک می‌کند مدیر اجرایی به بحث کارکنان Credit Karma وارد شود، این اتفاق باعث افزایش روحیه می‌شود و اجازه می‌دهد کارکنان بدانند که او نیز بخشی از تیم آن‌ها است.

هدف اصلی این شورا، ترویج و توسعه فرهنگ تصمیم‌گیری مشارکتی است که یک رویکرد سازمان‌یافته برای پرداختن به مسائلی که جهت رشد شرکت شما مهم هستند فراهم می‌کند. ساختار شورا ذاتاً بین سازمانی است و در تمام بخش، برای رسیدن به اهداف سازمانی کار می‌کند.

مثال زیر یک نمونه خوب پیاده‌سازی شورای تعامل کارمندی است:

۱۰ نفر (کمتر یا بیشتر، بسته به‌اندازه از شرکت شما) را برای ارزیابی و اولویت‌بندی طرح‌های تعامل کارمندی، بهبود فرهنگ کار و حتی تجدیدنظر در سیاست‌های شرکت انتخاب کنید. این شورا مسئول «تحویل» یک لیست از توصیه‌های مشارکتی برای رهبری سازمان است.

اطمینان حاصل کنید که افراد از نظر نسلی، عملیاتی و فرهنگی متنوع هستند، یعنی شورا شامل باسابقه‌ها، افرادی که چندین سال با شرکت بوده‌اند و تازه استخدام‌شده‌ها که پتانسیل بالا نشان داده‌اند، باشد.

Bridgewater Associates، بزرگ‌ترین صندوق‌های تأمینی در جهان، تمام جلسات را ثبت و در اختیار تمامی کارکنان قرار می‌دهد. این روش دارای چند مزیت است:

• یک ابزار ارتباطی است
• یک ابزار آموزشی است که نشان می‌دهد مدیران چگونه تصمیم‌گیری می‌کنند و افراد ارشد چگونه در حال یادگیری و رشد هستند.
• تشویق به تفکر دقیق‌تر و ارتباطات بیشتر می‌شود.

بنیان‌گذار و مدیرعامل شرکت Bridgewater، رِی دالیو، می‌گوید: «مهم‌ترین اصل من رسیدن به‌درستی است؛ هرقدر ممکن باشد، برای بهتر شدن باید تلاش کرد. ما شرایط را بررسی می‌کنیم و با کنار گذاشتن موانع و مشکلات، در کنار هم سعی می‌کنیم اشتباهات و ضعف‌های خود را پیدا کنیم و برای حل کردن آن‌ها بکوشیم.»