با ویژگی‌ها و امکانات جدید آفیس 2016 آشنا شوید

مایکروسافت بالاخره آفیس ۲۰۱۶ را به صورت رسمی ارائه کرد. این نسخه از آفیس به نظر تلاشی برای رقابت با سرویس Google Drive است. هر چند از لحاظ ظاهری آفیس جدید با آفیس ۲۰۱۳ تفاوت چندانی نکرده است اما در واقعا بر خلاف آفیس ۲۰۱۳ برای به اشتراک‌گذاری و هماهنگی بهتر محتوا طراحی شده است. آفیس ۲۰۱۶ امکان پیوست کردن فایل‌ها از OneDrive به ایمیل از طریق Outlook و همکاری تیمی روی اسناد را نیز فراهم کرده است. علاوه بر سرویس‌های گوگل، آفیس ابزاری مانند Slack و Trello را نیز نشانه رفته است تا جایگزینی را برای این سرویس‌ها معرفی کند.

حتی ممکن است در برخی مواقع نیاز به استفاده از مرورگر نیز نداشته باشید چرا که امکان جستجو از Bing بصورت درون‌برنامه‌ای وجود دارد. هدف مایکروسافت از معرفی آفیس ۲۰۱۶ تنها رقابت با Google Docs نبوده است و این شرکت قصد دارد تا در استفاده‌های سازمانی و کسب و کار، کاربر نیازی به ترک اپلیکیشن در طی انجام کارهایش نداشته باشد.

از لحاظ ظاهری همان طور که اشاره شد، تغییر زیادی نسبت به آفیس ۲۰۱۳ مشاهده نمی‌شود و مایکروسافت در تلاش است تا با ایجاد تغییرات کوچک، اپلیکیشن‌های مختلف آفیس در پلتفرم‌های مختلف شکل یکسانی داشته باشند و در واقع یکپارچه شوند.

به علاوه تمامی تغییرات ظاهری در راستای اضافه کردن ویژگی‌ها و عملکردهای جدید بوده است. نگاهی به بخش سمت راست در نوار بالای ورد، پاورپوینت یا اکسل باعث می‌شود تا دکمه‌ی جدید به اشتراک‌گذاری را مشاهده کنید. با کلیک بر روی این دکمه پنلی باز می‌شود که با وارد کردن ایمیل می‌توانید فایل مورد نظر خود را به اشتراک بگذارید. به طور پیش‌فرض فایل مورد نظر را با هر شخصی می‌توانید به اشتراک بگذارید اما برای سازمان‌ها این امکان وجود دارد تا این افراد را محدود کنند. به علاوه از این پنل می‌توانید افرادی که به فایل دسترسی دارند را مشاهده کنید و بدانید که چه کسانی در حال حاضر فایل را مشاهده می‌کنند یا در حال ویرایش آن هستند.

به علاوه مایکروسافت امکان co-authoring را نیز به آفیس ۲۰۱۶ اضافه کرده است. البته در نسخه‌ی وب بیش از دو سال است که این امکان وجود دارد. همانند Google Drive می‌توانید ببینید که همکارانتان در چه بخش‌هایی از فایل قرار داشته و چه ویرایش‌های را انجام می‌دهند. اضافه شدن این ویژگی‌ها امری ضروری برای آفیس بود، چرا که امکان به اشتراک‌گذاری یکی از نقاط ضعف آفیس ۲۰۱۳ به شمار می رفت.

هچنین مایکروسافت از درون برنامه امکان ارسال پیام و ایجاد تماس از طریق اسکایپ را فراهم کرده است. برای استفاده از این ویژگی لزومی به داشتن حساب کاربری کسب و کار نیست و کاربران عادی نیز می‌توانند از آن استفاده کنند.

برای کاربران تجاری نیز امکان ارسال پیام از درون برنامه باعث می‌شود تا به برنامه‌های دیگر مانند Slack نیاز نداشته و به این ترتیب نیاز به باز کردن پنجره‌های کمتری داشته باشند. به نظر می‌رسد این ویژگی برای کاربران فعلی اسکایپ بسیار کاربردی باشد اما دلیلی کافی برای کوچ کردن از اپلیکیشنی دیگر به اسکایپ نیست.

ویژگی مهم دیگر که به آفیس ۲۰۱۶ اضافه شده، بهبود امکان جستجو است. این نسخه از آفیس که برای استفاده از ویژگی‌های ویندوز ۱۰ طراحی شده به شما اجازه می‌دهد تا از دستیار صوتی این ویندوز به راحتی استفاده کنید. برای مثال اگر از کورتانا بخواهید که قرار ملاقات‌های شما را نشان دهد، این دستیار صوتی لیستی را خواهد خواند که به طور مستقیم از تقویم نرم‌افزار Outlook استخراج شده است.

همچنین حالا امکان جستجوی مستقیم آنلاین از درون برنامه‌های مانند ورد، اکسل، پاور پوینت و آتلوک را بدون نیاز به اجرای مرورگر خواهید داشت. برای مثال اگر در هنگام نگارش فایلی به لغتی برخوردید که اطلاع دقیقی از معنای آن ندارید می‌توانید سریعا آن را از درون برنامه بصورت آنلاین جستجو کنید و اطلاعات مورد نظرتان را بدست آورید. اما اگر بر روی نتایج جستجو که برای شما فراهم شده‌اند کلیک کنید برای مشاهده‌ی آن صفحه، به مرورگر منتقل خواهید شد.

حتی حرکت در بین اپلیکیشن‌های آفیس نیز آسان‌تر از قبل شده است و با استفاده از ویژگی جدید به نام Tell Me، می‌توانید در قسمت جستجوی ورد، اکسل و پاورپوینت به اپلیکیشن بگویید که چه کاری می‌خواهید انجام دهید (از دکمه‌های میان‌بر Alt-Q نیز برای اجرای سریع این ویژگی می‌توانید استفاده کنید). استفاده از این ویژگی می‌تواند نیاز به منوی راهنما را کمتر کرده و پیدا کردن ابزار مورد نظر را بسیار آسان‌تر از قبل کند.

Outlook بیشتر از هر اپلیکیشن دیگری در آفیس ۲۰۱۶، تغییر کرده است. اضافه شدن گروه‌های Office 365 نیز باعث می‌شود تا مواردی مانند تقویم، نوت‌بوک و وان‌درایو را که به اشتراک گداشته‌اید مشاهده کنید. به علاوه می‌توانید فایل‌هایی که در حال کار بر روی آن‌ها هستید را به ایمیلتان پیوست کرده یا حتی فایلی را از کلاد مستقیما به ایمیل پیوست کنید. اگر می‌خواهید فایلی را از OneDrive به ایمیل خود پیوست کنید، Outlook به طور خودکار لینک فایل را اضافه کرده و به فرد دریافت‌کننده، اجازه‌ی دسترسی به فایل را خواهد داد. به طور کلی می‌توان گفت Outlook در هنگام به اشتراک‌گذاری فایل‌ها از Google Drive همانند سرویس Gmail گوگل عمل می‌کند.

به علاوه مایکروسافت ویژگی جدیدی با نام Clutter را نیز اضافه کرده است که در طی زمان عادت‌های شما را یاد می گیرد. برای مثال این ویژگی رفتار ایمیل‌خوانی شما را تحت نظر گرفته و با گذشت زمان تشخیص می‌دهد که شما کدام نوع ایمیل‌ها را خوانده و کدام‌ها را نمی‌خوانید و پس از مدتی ایمیل‌های کم‌اهمیت را در فولدری جداگانه قرار می‌دهد.

توجه داشته باشید که Clutter در مورد ایمیل‌های کم‌اهمیت اعلانیه‌ای به شما نخواهد داد و باید به یاد داشته باشید تا گاهی این فولدر را نیز کنترل کنید تا ایمیل‌های مهم حتمالی را از دست ندهید. همچنین این ویژگی به صورت خودکار فعال است و اگر مایل بودید می‌توانید آن را غیرفعال کنید.

تغییرات در اکسل بسیار جزئی هستند و تنها شاهد اضافه شدن ۶ نوع نمودار جدید هستیم. این شش نوع شامل Waterfall، Pareto، Treemap، Histogram، Whisker و Sunburst می‌شود. ویژگی Tell Me در این اپلیکیشن نیز به خوبی عمل می‌کند و برای مثال با نوشتن نوع نموداری که می‌خواهید، می‌توانید به صورت آنی داده‌های خود را بر روی آن نوع نمودار مشاهده کنید.

در حالی که آفیس ۲۰۱۶ بروزرسانی‌هایی برای اپلیکیشن‌های موجود مانند ورد، پاورپوینت، اکسل و Outlook به همراه داشته است اما برخی ابزار جدیدی نیز به آن اضافه شده‌اند که در نسخه‌های قبلی وجود نداشتند. برای مثال Office 365 Planner که ابزاری وب محور است، عملکردی مانند ترلو و آسانا دارد و بوسیله‌ی آن می‌توان بر پیشرفت کارهای مختلف نظارت کرده و انجام کارهای مختلف توسط افراد مختلف را مشاهده کرد. با استفاده از این ابزار می‌توان از اتمام به موقع یک پروژه اطمینان حاصل کرده و هماهگی بهتری بین اعضای مختلف گروه ایجاد کرد.

همچنین ابزار Delve نیز به نوعی متشابه با Planner بوده و بوسیله‌ی آن می‌توان دید که اعضای مختلف یک گروه در حال حاضر به انجام چه کارهایی مشغول هستند. با گذر زمان این اپلیکیشن مطالبی که ممکن است به آن‌ها علاقه داشته باشید را نیز برای شما به نمایش می‌گذارد اما نکته‌ی جالب این است که این اپلیکیشن برای یادگیری علایق شما با مرورگر اج تبادل داده‌ای انجام نمی‌دهد. البته ممکن است به این ویژگی نیازی نداشته باشید اما به احتمال زیاد مرورگر مورد استفاده‌ی کاربر بهتر از هر اپلیکیشنی می‌تواند در مورد علایق و رفتارهای او قضاوت کند.

این اپلیکیشن جدید مایکروسافت به شما اجازه می‌دهد تا ارائه‌هایی بسازید که طراحی آن مناسب استفاده در مرورگرها و دستگاه‌های گوناگون است. به علاوه ارائه‌های ساخته شده با این اپلیکیشن امکاناتی مانند قراردادن ویدئو و موارد مشابه را نیز به کاربر می‌دهد. در واقع با استفاده از این اپلیکیشن یک صفحه‌ی وب می‌سازید که البته نمی‌توانید در آدرس URL آن تغیری ایجاد کنید. Sway حالا از حالت آزمایشی خود خارج شده و عضوی از خانواده‌ی آفیس به شمار می‌رود.

آفیس در حال حاضر در نسخه‌ها و قیمت‌های مختلف در دسترس است و به نظر می‌رسد کاربران تجاری از ویژگی‌های جدید اضافه شده برای به اشتراک‌گذاری فایل‌ها بیشترین استقبال را خواهند کرد چرا که حالا با آفیس علاوه بر انجام کارهای شخصی می‌توان با همکاران نیز در ارتباط بود. هر چند مایکروسافت در ارائه‌ی امکاناتی همچون Planner از رقبایی مانند ترلو عقب مانده است اما اضافه شدن این ویژگی و ویژگی‌های مشابه بسیار کاربردی هستند و می‌توانند کاربران بیشتری را به سمت آفیس بکشانند.

نظر شما در مورد نسخه‌ی جدید آفیس مایکروسافت چیست؟