چگونه کار هوشمندانه را جایگزین کار سخت کنیم

احتمالا شما هم جمله‌ی «هوشمندانه‌تر کار کن، نه سخت‌تر» را بارها شنیده‌اید. معنی این جمله این است که مهم نیست یک شخص در روز چند ساعت کار انجام می‌دهد؛ مهم این است که زمان خود را صرف انجام چه کاری می‌کند. کار هوشمندانه‌تر یعنی پیدا کردن راه‌های بهتر و سریع‌تر برای انجام دادن وظایف. ما نیز در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت به بررسی ۸ راهی می‌پردازیم که می‌توان به کمک آن‌ها هوشمندانه‌تر کار کرد.

بسیاری از ما، هیچ شناختی درباره‌ی نحوه‌ی سپری شدن زمانمان در طول روز نداریم. بسیاری از متخصصان معتقدند تا زمانی که شخصی مدت‌زمان کارهای خود را روی کاغذ یادداشت نکرده باشد متوجه نمی‌شود که چه مقدار از زمان خود را صرف انجام کارهای بیهوده کرده است. به‌عنوان مثال همه‌ی ما در روز مدت‌زمانی را صرف چک کردن شبکه‌های اجتماعی می‌کنیم و معمولا با وارد شدن به این محیط‌ها گذشت زمان را احساس نمی‌کنیم.

بهترین کار این است که حساب تک تک کارها را داشته باشیم تا ببینیم در روز چقدر از زمان ما صرف چرخ زدن در فیسبوک یا پاسخ دادن به سؤال‌های تکراری دیگران می‌شود. یک هفته زمان بگذارید و برنامه‌ی کاری و زمان آن را به‌طور کامل یادداشت کنید. حتی بنویسید که دیگران چه سؤال‌هایی از شما می‌پرسند و زمانتان برای پاسخ دادن به چه سؤال‌هایی گرفته می‌شود. یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات مدیریت زمان این است که افراد متوجه نمی‌شوند در روز چه مقدار از زمان خود را صرف انجام کارهای بیهوده می‌کنند. اگر این اطلاعات را یادداشت کنید، به داده‌های خوبی دست پیدا خواهید کرد و بعد از تحلیل کردنشان، متوجه خواهید شد که چگونه می‌توان مدت‌زمان سپری‌شده برای انجام کارهای بیهوده را کاهش داد.

برخی متخصصان معتقدند که کار هوشمندانه یعنی تمرکز کردن روی کارهایی که در انجام دادنشان خوب هستید و همچنین رها کردن کارهایی که مجبور هستید بنا به دلایل دیگری انجام دهید. بسیاری از افراد با بهره‌وری بالا ترجیح می‌دهند که خودشان همه‌ی کارها را انجام دهند و همین موضوع باعث می‌شود مدت‌زمان زیادی صرف از بین بردن مشکلات کنند. رمز افزایش تأثیرگذاری این است که از دیگران تقاضای کمک کنید و کارهایی که فکر می‌کنید دیگران بهتر از شما انجام می‌دهند، به آن‌ها بسپارید. انجام این کار نیازمند رسیدن به شناخت خوبی از توانمندی‌هایتان و پذیرفتن این واقعیت است که دیگران بهتر از شما می‌توانند برخی از کارها را انجام دهند.

زمانی که انسان مهارت بالایی در انجام کاری نداشته باشد، مدت‌زمان بیشتری برای آن صرف خواهد کرد. بنابراین زمانی که بتوانید این کارها را به فرد دیگری بسپارید، مدت‌زمان بیشتری برای وظایف اصلی خود خواهید داشت. همچنین می‌توانید از انجام دادن کارهای خود لذت ببرید و آن‌ها را با سرعت بیشتری به پایان برسانید.

برخی افراد بر این باور هستند که انجام دادن وظایف در ساعات ابتدایی روز، کاری هوشمندانه است. اما این کار سیستم عملکرد بدن را به هم خواهد زد. استراحت‌های بیشتر و تقسیم روز به بازه‌های ۹۰ دقیقه‌ای برای کار کردن، میزان تمرکز را افزایش می‌دهد و کمک می‌کند که کار بیشتری در مدت‌زمان کمتری انجام شود.

توجه کردن به چرخه‌ی انرژی برای هوشمندانه کار کردن ضروری است. زمانی که احساساتتان متمرکز و پرانرژی باشد، مقدار کار بیشتری در مدت‌زمان کمتری انجام خواهد شد. مردم معمولا صبح زود تمرکز بیشتری دارند. بنابراین صبح خود را با انجام کارهایی آغاز کنید که در آن‌ها مهارت دارید.

روز شما پر از زمان‌هایی است که به دلیل اتفاقات پیش‌بینی نشده هدر می‌روند. تأخیر هواپیما، زمان استراحت بین جلسات و جلسه‌های لغوشده از جمله این اتفاقات هستند و باید خودتان را برای آن‌ها آماده کنید. این روزها ابزارهای مبتنی بر رایانش ابری زیادی توسعه پیدا کرده‌اند که امکان کار کردن در همه‌ی نقاط را برای شما فراهم می‌کنند. ایمیل‌ها و تماس‌های کاری از جمله کارهایی هستند که می‌توانند در زمان اتفاقات پیش‌بینی نشده انجام شوند.

تا به حال چند بار برایتان پیش آمده است که بعد از خریدن لپ‌تاپ یا تبلت جدید، دستورالعمل استفاده از آن را مطالعه کرده باشید؟ چند بار دستورات خلاصه برای استفاده از پلت‌فرم مورد نظر خود را امتحان کرده‌اید؟ اگر شما هم مانند بسیاری از مردم باشید، احتمالا ترجیح می‌دهید که مستقیم سراغ کار کردن با وسیله‌ی جدید رفته و طرز استفاده از آن را با آزمون و خطا یاد بگیرید. حتی این احتمال نیز وجود دارد که نتوانید تمام جوانب تکنولوژی وسیله‌ی جدید خود را امتحان و استفاده کنید.

زمان گذاشتن و خواندن دستورالعمل استفاده از یک وسیله‌ی جدید و آشنایی با طرز کار آن می‌تواند ساعت‌ها در زمان شما صرفه‌جویی کند. شناختن میان‌برها نیز می‌تواند روش انجام کار را راحت و تا حدود زیادی در زمان شما صرفه‌جویی کند.

روند کاری سازمان‌های بزرگ معمولا طوری نیست که بتوان آن را بهترین مدل برای صرفه‌جویی زمان در نظر گرفت. اما کارمندان این سازمان‌ها روش منظمی برای انجام کارهای خود دارند. آن‌ها کارها را به‌خوبی مورد بررسی قرار می‌دهند و بهترین راه را از نظر کاهش زمان و انرژی لازم برای انجام آن انتخاب می‌کنند. درواقع حجم کاری در این ادارات به‌اندازه‌ای بالا است که کارمندان بعد از کسب تجربه و با حفظ کیفیت کار، راه‌های سریع و آسانی برای انجام دادن کارها با حجم بالا پیدا می‌کنند.

شما هم اصول اولیه‌ی کارهای روزانه‌ی خود را در نظر بگیرید و به فکر راه‌هایی برای افزایش کارآمدی خود باشید. به‌عنوان مثال نیازی نیست که روزانه زمان زیادی از وقت خود را صرف مرتب کردن قرارهای ملاقات کنید. شما می‌توانید این کار را به کمک یک اپلیکیشن زمان‌بندی قرار ملاقات انجام دهید؛ یا اینکه هنگام مدیریت یک پروژه نیازی نیست برای سپردن کارها با هر یک از کارمندان جلسه داشته باشید. شما می‌توانید از برنامه‌های مبتنی بر رایانش ابری استفاده کنید و بازخوردها و نظرات خود را از این طریق با دیگر اعضای تیم در میان بگذارید.

نداشتن خواب کافی، تغذیه‌ی نامناسب و ورزش نکردن از جمله مواردی هستند که روی میزان کارآمدی و تمرکز شما تأثیر می‌گذارند. ببینید خوردن کدام مواد غذایی انرژی شما را افزایش می‌دهد و کدام‌یک باعث کم شدن بهره‌وری‌ می‌شود. معمولا هرچقدر غذاها طبیعی‌تر و سالم‌تر باشند، تأثیر بهتری روی عملکرد شما خواهند گذاشت.

هر شخصی هدف خاصی برای هوشمندانه کار کردن دارد. این هدف را برای خودتان مشخص کنید. به‌عنوان مثال دوست دارید زمان بیشتری برای کارهای شخصی‌ داشته باشید؟ یا اینکه می‌خواهید مدت‌زمان بیشتری در کنار اعضای خانواده‌ی خود سپری کنید؟ یک عکس تهیه کنید و آن را نماینده‌ی دلیلی در نظر بگیرید که می‌خواهید به خاطر آن کارهای خود را هوشمندانه‌تر انجام دهید. این عکس را روی میز کار خود قرار دهید و هر موقع که احساس کردید از مسیر کار منحرف می‌شوید چند ثانیه به آن نگاه کنید. یادآوری اهداف و فکر کردن به آن‌ها انگیزه‌ی خوبی را برای تحمل سختی‌ها در فرد ایجاد می‌کند.