عادت‌های ساده که بهره وری را افزایش می‌دهند

هدف از انجام کار هوشمندانه این است که با انجام کار کمتر و آسان‌تر، نتیجه‌ی بهتری گرفت و با سرعت بیشتری به سمت هدف حرکت کرد. درواقع باید بتوان راه‌های مؤثرتری برای انجام کارها پیدا کرد. به‌عنوان مثال به جای استخدام ۱۰ مرد برای حمل یک سنگ بزرگ می‌توان ۱۰ چرخ ساخت و یک نفر را استخدام کرد تا کار را انجام دهد. کلید کار هوشمندانه، پیدا کردن راه‌ حل‌ خلاقانه برای انجام امور و جلوگیری از کار سخت است. تعداد زیادی از مردم به دلیل عدم انجام کار هوشمندانه مجبور می‌شوند ساعات زیادی کار کنند. عرق کردن، استرس داشتن و فکر زیاد نشانه‌هایی از این هستند که یک فرد کار خود را به‌خوبی انجام می‌دهد. این موضوع گاهی اوقات درست و گاهی اوقات دقیقا برعکس است. یعنی این موارد نشان‌دهنده‌ی این هستند که راه سخت را انتخاب کرده‌اید و همه‌ی کارها را خودتان به‌تنهایی انجام می‌دهید.

همه‌ی رهبران، فرماندهان و هدایت‌کنندگان یک گروه موسیقی کار مشابهی انجام می‌دهند. آن‌ها هیچ کاری را به‌تنهایی انجام نمی‌دهند؛ بلکه یک تیم را هدایت می‌کنند. افرادی که یک گروه موسیقی را هدایت می‌کنند خودشان لزوما نوازنده‌های خوبی نیستند؛ اما می‌دانند که چه کاری باید انجام شود و چه فردی بهترین نیرو برای انجام آن کار است. بنابراین زمانی که یک ویولونیست از وضعیت موجود شکایت می‌کند و توقع دارد به دلیل مهارتش وظیفه‌ی رهبری تیم به او سپرده شود، رهبر تیم می‌گوید: «این من هستم که موقعیت‌های خوب را فراهم می‌کنم و به تو فرصت می‌دهم که بهترین توانایی خود را به نمایش بگذاری.»

برای انجام کار هوشمندانه پیش از هر اقدامی باید بدانید که چه چیزهایی نمی‌دانید. از این شرایط استقبال کنید و بگویید: «من مهارت انجام این کار را ندارم و بهتر است شخص دیگری به جای من این کار را انجام دهد». شما باید بدانید که چه حداقل‌هایی برای انجام یک کار نیاز هستند اما خودتان را در هر زمینه‌ای خبره ندانید و فکر نکنید که بدون کمک شخص دیگری می‌توانید کارها را به تنهایی انجام دهید. با داشتن چنین طرز تفکری به هیچ جا نخواهید رسید. بعد از گذشت مدتی می‌بینید که تنها در شرکت نشسته‌اید و وظایف دیگران را نیز انجام می‌دهید؛ زیرا به جای اینکه شاهد جنگل باشید، روی درخت‌ها تمرکز کرده‌اید. اگر احساس می‌کنید حاکم مطلق کار، اهداف و فعالیت‌های زندگی هستید، موارد زیر به شما کمک می‌کنند که به جای سخت کار کردن هوشمندانه کار کنید.

محول کردن کارها به دیگران، یکی از تأثیرگذارترین راه‌ها برای بهتر و سریع‌تر انجام دادن امور است. به جای اینکه تلاش کنید تمام کارها را خودتان انجام دهید، وظایف را بین دیگران تقسیم کنید. تصور کنید می‌خواهید ۱۰ جعبه را به‌تنهایی جابه‌جا کنید، چه مقدار زمان و انرژی برای انجام آن باید صرف کنید. حال تصور کنید ۹ نفر دیگر برای کمک‌رسانی حاضر هستند درنتیجه کارها بسیار آسان‌تر از قبل انجام خواهد شد. در دنیای کسب‌و‌کار نیز به این همین صورت است و موفقیت محصول از مدیریت دقیق لحظه‌ها ناشی می‌شود. بنابراین محول کردن کارها یکی از مهم‌ترین و اساسی‌ترین راه حل‌ها است.

به جای اینکه هر بار همه چیز را از ابتدا آغاز کنید، به کارهای قبلی خود بازگردید و از آن‌ها استفاده کنید. بهره‌وری یعنی کاری را یک بار انجام دهید و بیشتر از یک بار به آن مراجعه کنید. هرقدر تعداد دفعات مراجعه بیشتر شود، هزینه‌ی تولید نیز بیشتر کاهش پیدا می‌کند؛ زیرا کارهای زیادی در پشت صحنه در جریان هستند. اگر محصولی به ارزش ۱۰ دلار را در عرض یک ساعت تولید کنید، باید ۱۰ محصول بفروشید تا زمانی که صرف کرده‌اید جبران شود. با این حال اگر ۵۰ محصول بفروشید یعنی صد دلار روی زمان خود سرمایه‌گذاری کرده‌اید و برگشت ۵۰۰ دلاری داشته‌اید، یعنی سرمایه‌ی شما چندین برابر شده است و این مقدار معادل پنج ساعت کار است. این مثال یک نمونه‌ی واضح از یک بار تولید کردن و استفاده‌ی مجدد است. این موضوع در مورد بسیاری از امور صدق می‌کند و این به شما بستگی دارد که بخواهید برای گرفتن نتیجه‌ی مشابه یک ساعت یا پنج ساعت کار کنید.

داشتن لیست کاری متشکل از ۵۰ کار به هیچ عنوان خوشایند نیست و بدترین قسمت آن این است که باید دائما برای انجام کارهای مختلف طرز فکر خود را تغییر دهید زیرا ممکن است یک کار به خلاقیت احتیاج داشته باشد و کار دیگر در مورد تحلیل کردن موضوع جدیدی باشد. پریدن از یک کار و رفتن سراغ کار دیگر، زمان و انرژی زیادی از شما خواهد گرفت. لیست انجام کار خود را از نظر موضوع دسته‌بندی کنید و کارهای مشابه را در هر دسته قرار دهید. به‌عنوان مثال کارهای مالی را در یک دسته و کارهای خلاقانه را در دسته‌ی دیگر قرار دهید. این کار کمک می‌کند که بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

یکی دیگر از رمزهای موفقیت این است که بدانید قبل از به پایان رسیدن روز باید چه کارهایی را کامل انجام دهید. مطمئنا اگر پیش از وارد شدن به محل کار بدانید که تا پایان ساعات کاری باید چه کارهایی انجام دهید، برنامه‌ریزی دقیق‌تری خواهید داشت. اگر بتوانید قبل از آغاز روز، هفته، ماه یا حتی سال برنامه‌ریزی کنید و ببینید که می‌خواهید در این مدت کجا بروید و به چه اهدافی برسید، درک بهتری از مسیر خواهید داشت و آسان‌تر به مقصد می‌رسید. این کار نوشتن لیست انجام کار را راحت‌تر می‌کند و معنی بیشتری به کارها می‌دهد. زمان خود را تنها برای اینکه نشان دهید سرتان شلوغ است سپری نکنید. زمان خود را در جایی سرمایه‌گذاری کنید که بدانید شما را به اهداف نزدیک‌تر می‌کند و در آینده بیشترین برگشت را خواهد داشت.

یکی از مهم‌ترین چیزهایی که پیش از رسیدن به راه حل خلاقانه برای حل مسائل باید بدانید این است که ما پاسخ تمام پرسش‌ها را نداریم. دانش عمیق و تخصصی یک مهارت کمیاب است. به همین دلیل است که در یک شرکت بزرگ افراد متخصصی برای هر بخش استخدام می‌شوند. ایده‌آل‌ترین حالت ممکن این است که برای هر قسمت افراد متخصص در نظر گرفته شوند و پروژه‌ها را با توجه به مهارت‌هایی که دارند هدایت کنند.