چگونه می‌توان جلسات کاری را پربازده و مفید برگزار کرد

همه‌ با این موضوع موافق‌اند که بیزاری از جلسات اداری، موضوعی جهانی است. در همه‌ی سازمان‌ها، جلسات کاری موضوعی بدیهی هستند و به نظر می‌آید مشکلات آن‌ها، سابقه‌ای تاریخی دارند.

در تئوری، مدیران و کارمندان در جلسات کاری باید اطلاعاتشان را به‌روز کنند، با یکدیگر تبادل‌ نظر کنند و در مورد مسائل مختلف، تصمیم‌گیری کنند. در واقعیت اما، جلسات کاری معمولاً هیچ دستاورد مهمی ندارند.

رهبران کسب‌وکار باید بتوانند این روند ناسالم را متوقف کنند. جلسات کاری برای افزایش بهره‌وری، ارتباطات و شفاف‌سازی ضروری هستند؛ اما اغلب شرکت‌ها در برگزاری آن‌ها بسیار ضعیف عمل می‌کنند. مشکل در ذهنیت غلطی است که درباره‌ی این جلسات وجود دارد و عوامل شرکت به‌قدری به این موضوع خو کرده‌اند که دیگر تشخیص نمی‌دهند کجای کار اشتباه است.

در جلسات کاری، بحث و گفتگو تا حدی بالا است که دیگر وقتی برای انجام کار باقی نمی‌ماند. به همین دلیل است که رهبران و کارکنان، به‌اندازه‌ای که در این جلسات وقت خود را هدر می‌دهند، کاری انجام نمی‌دهند. استیو گلدستین، مشاور و کارشناس رهبری، با استفاده از فرآیند حل مسئله که برای ارزیابی همه‌ی مشکلات به کار می‌رود، نگاهی به این معضل داشته است. او مدلی متشکل از چندین عنصر ایجاد کرده که اساساً ماهیت جلسات کاری را تغییر می‌دهد و باعث می‌شود که نتایج بهتری به دست آید و با صرفه‌جویی در زمان، بهره‌وری بیشتری ایجاد می‌کند. او در این مدل ۴ مرحله را توصیه می‌کند:

جلسات کاری را کوتاه و شیرین نگه‌دارید. سعی کنید برای هر جلسه ۳۰ دقیقه زمان بگذارید. اگر می‌توانید تصمیمات را در مدت کوتاه‌تری اتخاذ کنید، بهتر است طول جلسات از این هم کمتر باشد.

شرکت‌کنندگان را بر اساس نیاز به حضور آن‌ها به جلسات دعوت کنید؛ نه اینکه صرفاً هر اسمی که به ذهنتان آمد در لیست حضار بگنجانید. لازم نیست از یک دپارتمان، ۳ نفر در یک جلسه حضور داشته باشند. از هر واحد فقط یک نفر را به جلسه دعوت کنید و اجازه بدهید ۲ نفر دیگر، در این مدت به کارشان مشغول باشند. همان یک نفر می‌تواند تصمیمات و نتایج را به تیم گزارش بدهد.

با اطمینان از اینکه دستور کار جلسه روشن و واضح است، بر هدف خود متمرکز شوید. باید کاملاً مشخص باشد که این جلسه با چه هدفی برنامه‌ریزی‌ شده، چه چیزی قرار است مورد بحث قرار بگیرد و انتظار دارید چه نتیجه‌ای از آن حاصل شود.

این اطلاعات را حداقل ۴۸ ساعت قبل از جلسه به کارمندانتان اعلام کنید و به آن‌ها زمان کافی بدهید تا خودشان را برای جلسه آماده کنند و ایده‌ها و افکارشان را نظم بدهند. به‌این‌ترتیب شما در شروع جلسه مجبور نیستید زمان زیادی به توضیح و شرح مسائل بگذرانید و می‌توانید بلافاصله وارد اصل موضوع شوید و به راه‌حل‌ها و پیشنهادات بپردازید. به‌علاوه شما وقت کافی در اختیار خواهید داشت که بحث‌های مفید و معنی‌داری داشته باشید و تصمیمات بهینه‌تری بگیرید.

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات جلسات کاری این است که اغلب اوقات بحث از مسیر اصلی خود خارج می‌شود. بسیاری از اوقات بحث به سمت مسائلی کشیده می‌شود که هرچند جالب هستند، ولی به دستور اصلی جلسه ربطی ندارند. راه‌ حل این است که مسئول هدایت جلسه، مکالمات را به شیوه‌ای مدیریت کند که موضوع اصلی جلسه، مورد بررسی قرار بگیرد.

تمام مکالماتی که مسیر جلسه را منحرف می‌کنند باید متوقف شوند. بعلاوه تمام مباحثاتی که بدون اطلاعات و شواهد و مدارک پیش می‌آیند، باید خاتمه پیدا کنند.

به یاد داشته باشید که این جلسه برای حل یک مشکل واقعی تشکیل‌ شده است، نه برای اینکه افراد افکار مختلف خود را تخلیه کنند. متمرکز بودن بر هدف به شما کمک می‌کند که به نتایج موردنیاز خود دست‌ یابید.

شما می‌توانید برنامه‌ای طراحی کنید که در آن، هر یک از اعضای تیم به ترتیب دو هفته مسئول هدایت جلسات کاری باشد. وظیفه‌ی کارمند موردنظر این است که:

• تمام دعوت‌نامه‌ها را ارسال کند.
• به حضور شرکت‌کنندگان در جلسه نظارت داشته باشد.
• اطمینان حاصل کند که دستور کار جلسه از قبل مشخص‌ و برای حضار ارسال‌ شده است.
• محدودیت زمانی جلسه را مشخص کند.
• مناظرات و مباحثات را رهبری کند و اطمینان حاصل کند که در پایان جلسه، دستاوردهای مورد نیاز حاصل‌ شده‌اند.

گرچه این کار مسئولیت دشواری است؛ ولی ازآنجاکه رهبری جلسات هر دو هفته بین اعضای تیم تغییر می‌کند، آن‌ها متوجه می‌شوند که چقدر مهم است این رویداد را به شیوه‌ای مفید مدیریت کنند. به‌علاوه آن‌ها پی می‌برند که تیمشان تا چه حد می‌تواند بازدهی و کارایی بیشتری داشته باشد و در ضمن از صرفه‌جویی زمان هم استقبال خواهند کرد.

با طی کردن این مراحل می‌توانید جلسات کاری بهتری داشته باشید و شک نکنید که کارمندانتان هم از این تغییرات راضی خواهند بود. شما به‌روشنی شاهد خواهید بود که چگونه عواملتان به وظایف خود متعهدتر می‌شوند و بهره‌وری تیمتان بالا می‌رود.