طرح‌های مدرنی که جایگزین اتاق کنفرانس خواهند شد

با تغییرات ایجادشده در فرهنگ‌ کاری شرکت‌ها و افزایش همکاری‌ بین نیروی انسانی، اتاق‌های کنفرانس نیاز به بازنگری و بازطراحی دارند. در دوران کنونی تعامل کارمندان، مدیران و حتی کارفرمایان شکل جدیدی پیدا کرده که نیازمند طراحی‌های مدرن است.

لزوم همکاری و تعامل میان کارمندان حقیقتی اثبات شده است. همین حقیقت باعث شده که طراحی محیط‌های کاری از اتاق‌های کوچک، کابین‌های شخصی تنگ و اتاق‌های کنفرانس با فضای بسته، به سمت دفاتری با فضای باز تغییر کنند. انسان‌ها موجودات اجتماعی هستند و برای پیشرفت گروهی قطعا نیاز به ملاقات حضوری، بحث و جلسات متعدد دارند.

در مدل کسب و کار سنتی، اتاق‌های کنفرانس فقط برای جلساتی که طبق برنامه‌ریزی‌های هفتگی و ماهانه برگزار می‌شدند، طراحی شده بودند. در کسب و کار مدرن، جلسات بررسی پیشرفت، هکاتون، کنفرانس‌های ویدیویی، جلسات طوفان ذهنی و انواع مختلف جلسات تبادل نظر وارد فرهنگ کاری شده‌اند و ساعات کاری اتاق‌های کنفرانس افزایش زیادی داشته است. به همین دلیل طراحی‌های قدیمی اتاق‌های کنفرانس دیگر برای این نوع کسب و کار مناسب نیستند.

نکته‌ی مهم این است که اکثر شرکت‌ها توانایی و سرمایه‌ی لازم برای بازطراحی یا ساخت اتاق‌های کنفرانس جدید را ندارند. در این شرایط، جایگزین‌هایی پیشنهاد می‌شوند که می‌توانند نیاز به اتاق‌های جلسات را برطرف کنند.

پشت‌میزنشینی یکی از اپیدمی‌های این روزها است. این عادت که در میان اکثر کارمندان شیوع پیدا کرده، باعث بروز مشکلات زیاد جسمی و روحی در افراد می‌شود. برای مقابله با این نوع فعالیت، اتاق‌های جلسات ایستاده معرفی شده‌اند. این اتاق‌ها باعث می‌شوند که همکاران فعالیت بیشتر داشته باشند، چرخش اطلاعت به‌خوبی انجام شود و افراد در حین همکاری، به سلامتی خود نیز اهمیت دهند. این اتاق‌ها برای جلسات گروهی کوچک با زمان کمتر از یک ساعت توصیه می‌شوند.

به‌طور عمومی این اتاق‌ها امکاناتی مانند تجهیزات جلسات از راه دور، میزهای بلند و تعداد کمی چهارپایه‌های بلند دارند.

این اتاق‌های کوچک که با اسم‌های مختلفی شناخته می‌شوند، برای هر نوع جلسه‌ی کاری که نیاز به ۲ نفر یا بیشتر دارد طراحی شده‌اند. این اتاق‌ها به‌صورت قابل حمل نیز ساخته می‌شوند. پوشش این اتاق‌ها می‌تواند از مواد آکوستیک ساخته شود تا از ورود و خروج هرگونه صدا جلوگیری شود. داخل این اتاق‌های کوچک امکانات برگزاری کنفرانس‌های کوچک نیز وجود دارد.

برخلاف جلسات ایستاده که در هر مکانی قابلیت اجرا دارند، اتاق‌های کوچک تنها در مکان‌های خاص اجرا می‌شوند و از هرگونه مزاحمت و حواس‌پرتی به دور هستند.

اگر نمی‌‌توانید به فضای داخلی شرکت اتاق یا سالنی اضافه کنید، می‌توانید از مزیت جلسات در فضای باز استفاده کنید. می‌توانید از فضاهای طبیعی خارج از شرکت مانند حیاط، گلخانه و دیگر مکان‌ها برای برگزاری جلسات استفاده کنید.

نکته‌ی مهم پایانی این‌که صرف‌نظر از مکان و طراحی که برای جلسات انتخاب می‌کنید، سعی کنید قوانین و روش اجرایی مشخص داشته باشید. به‌عنوان مثال زمان جلسات را داخل تقویمی مشترک وارد کنید، دستگاه‌هایی برای ضبط صدا و فیلم تهیه کنید و یادداشت‌ها را پس از جلسات به اشتراک بگذارید.