چگونگی بررسی ریسک و مدیریت آن

ریسک از دو بخش تشکیل شده است: احتمال این که اتفاقات با خطا و اشتباه رخ دهند و پی‌آمد‌های منفی که ممکن است به همراه داشته باشند.

چون کار کردن همراه با ریسک و خطر است، بررسی و آنالیز ریسک یک مسئله‌ی اساسی به شمار می‌رود. این بررسی می‌تواند به شما کمک کند تا زمان مواجه شدن با ریسک را با توجه به شرابط و موقعیتتان بشناسید و درک کنید. به عبارت دیگر، به شما کمک می‌کند تا ریسک را مدیریت کنید و اثر آن را بر روی برنامه‌ای که دارید کم کنید.

بررسی ریسک فرآیندی است که به شما کمک می‌کند تا مشکلات بالقوه‌ای را که می‌توانند طرح و پیش قدمی کسب و کارتان را از بین ببرند، شناسایی و مدیریت کنید.

برای انجام دادن آنالیز ریسک، ابتدا باید تهدید‌های ممکن که با آن‌ها مواجه هستید را شناسایی کنید و احتمال به وقوع پیوستن خطر‌ها را ارزیابی کنید.

بررسی ریسک می‌تواند کار پیچیده‌ای باشد، تا جایی که گاهی نیاز است جزئیات اطلاعات مانند برنامه‌ی پروژه، اطلاعات مالی، قوانین امنیتی، پیش‌بینی فروش و بازاریابی، و اطلاعات دیگر مرتبط را رسم کنید. به هر حال، بررسی ریسک یکی از ابزار‌های اساسی است و باعث حفظ زمان، هزینه و اعتبار می‌شود.

بررسی ریسک در موقعیت‌های زیادی مفید است. برای مثال:

• هنگامی که برای یک پروژه برنامه‌ریزی می‌کنید، برای کمک به پیش‌بینی و خنثی کردن مشکلات قابل وقوع.
• هنگامی که در حال تصمیم‌گیری برای همراهی کردن با یک پروژه هستید.
• هنگامی که قصد دارید سطح ایمنی و مدیریت ریسک بالقوه را در محیط کارتان افزایش دهید.
• برای آمادگی در مقابل اتفاقاتی مانند خرابی تجهیزات و تکنولوژی، سرقت، بیماری کارمندان، یا حوادث طبیعی.
• هنگامی که برای تغییراتی که در محیط پیرامون رخ می‌دهد می‌خواهید برنامه‌ریزی کنید، برای مثال رقیب جدیدی در حرفه‌ی شما وارد بازار می‌شود، یا تغییری در سیاست های دولت رخ می‌دهد.

برای اعمال آنالیز ریسک، مراحل زیر را دنبال کنید:

اولین مرحله از آنالیز ریسک شناسایی ریسک‌های موجود و قابل وقوع است. ریسک‌هایی که ممکن است با آن‌ها مواجه شوید. این تهدید‌ها می‌توانند منابع متفاوتی داشته باشند. برای مثال می‌تواند موارد زیر باشد:

انسانی- بیماری، آسیب، یا از دست دادن یک فرد مهم باشد.

اداری- قطع شدن منبع تاَمین یا خدمت، از دست دادن دسترسی به سرمایه‌ی اصلی، یا مشکل در توزیع.

وابسته به شهرت و اعتبار- از دست دادن اعتماد مشتریان یا کارمندان، یا آسیب به شهرت و اعتبار بازار و کسب‌و‌کار

رویه‌ای- مشکل در جواب‌گویی، سیستم‌های درونی یا تنظیمات یا شکست‌های مالی

پروژه‌ای- بیشتر از بودجه خرج کردن، طول کشیدن کار‌های اصلی، یا پیش آمدن مشکلاتی در رابطه با محصولات یا کیفیت خدمات

مالی- شکست کسب‌و‌کار، نوسانات بازار سهام، تغییرات میزان سود یا غیر قابل دسترس بودن منابع.

تکنیکی- پیشرفت کردن تکنولوژی، یا شکایت‌های فنی

طبیعی- آب و هوا، حادثه‌های طبیعی

سیاسی- تغییر در مالیات، عقاید عمومی، یا نفوذ خارجی

ساختمانی- حوادث، روشنایی ضعیف، خراب بودن اتاق‌ها یا مکان‌هایی که کارمندان، محصولات یا تکنولوژی‌هایی که می‌توانند آسیب ببینند در آن‌جا هستند

شما می‌توانید برای اعمال یک آنالیز ریسک صحیح از روش‌های متفاوتی استفاده کنید:

لیستی مانند لیست بالا به طور خلاصه تهیه کنید تا بررسی کنید که تهدیدی وجود دارد یا خیر؟

در رابطه با سیستم، مراحل و ساختاری که استفاده می‌کنید فکر کنید و ریسک‌های موجود در هر بخش را بررسی کنید. چه مسائلی در رابطه با آن‌ها وجود دارد که ممکن است به شما آسیب برسانند؟

از افرادی که دیدگاه‌های متفاوتی دارند سوال کنید. اگر شما سرپرست یک تیم هستید، از افراد گروهتان اطلاعات بخواهید، و با اعضای دیگر سازمان یا افرادی که پروژه‌های مشابه را هدایت می‌کنند مشورت و هم‌فکری کنید.

هنگامی که تهدید‌ها را شناسایی کردید، لازم است تا احتمال این دو مورد را محاسبه کنید: رخ دادن تهدید‌ها و میزان تاثیرشان.

یکی از راه‌های انجام این کار، تخمین دقیق احتمال به وقوع پیوستن اتفاق و سپس ضرب کردن این مقدار در میزان هزینه برای انجام درست آن در صورت وقوع است. این کار به شما ارزش ریسک را می‌دهد:

 ارزش ریسک = احتمال رخ دادن اتفاق × هزینه‌ی رخ دادن

به عنوان مثالی ساده، تصور کنید شما این ریسک را شناسایی کرده‌اید که اجاره‌ منزل می‌خواهد به طور اساسی افزایش یابد:

شما فکر می‌کنید که  ۸۰ درصد شانس رخ دادن این اتفاق تا ۱ سال آینده وجود دارد زیرا مالک شما اخیرا اجاره را برای کسب‌و‌کار‌های دیگر افزایش داده است. اگر این اتفاق بیفتد، در سال آینده به کسب‌و‌کار شما ۵۰۰۰۰۰ دلار هزینه اضافه خواهد کرد.

بنابراین ارزش ریسک افزایش اجاره برابر است با:

۰.۸(احتما رخ دادن اتفاق) × ۵۰۰۰۰۰(هزینه‌ی رخ دادن) = ۴۰۰۰۰۰ (ارزش ریسک)    

همچنین می‌توانید از نمودار احتمال/تاثیر ریسک استفاده کنید تا ریسک را ارزیابی کند. این کار به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید کدام ریسک احتیاج به توجه بیشتری دارد.

نکته:

مراحل را با عجله طی نکنید. به هر میزان که  اطلاعات بیشتری جمع‌آوری کنید می‌توانید به صورت دقیق‌تر احتمال رخ دادن یک اتفاق را ارزیابی کنید. اگر راه و روش دقیقی برای پیش‌بینی کردن ندارید از اطلاعات گذشته کمک بگیرید.

زمانی که شما ارزش ریسکی که با آن مواجه هستید را شناسایی کردید، می‌توانید به دنبال راهی برای مدیریت آن‌ بگردید.

نکته:

به دنبال راه‌های مقرون به صرفه باشید، نمی‌توان از پیش دانست که صرف کردن زمان و انرژی و پول برای حذف کردن یک ریسک نسبت به هزینه‌ی رخ دادن آن اتفاق به صرفه‌تر است یا خیر. به عنوان مثال امکان دارد پذیرش ریسک نسبت به استفاده‌ی منابع بیش از اندازه برای حذف آن بهتر باشد.

در چگونگی اجرای مدیریت ریسک معقول باشید، به خصوص اگر موارد اخلاقی شرکت یا امنیت افراد مورد نظر باشد. در نهایت پس از مدیریت ریسک شما با تصمیمات زیر روبرو خواهید شد:

در بعضی مواقع، ممکن است بخواهید کاملا از ریسک اجتناب کنید. برای مثال می‌توان گذشتن از یک پروژه یا صرف نظر کردن از یک فعالیت پرخطر را نام برد. زمانی که شرکت کردن در یک ریسک منفعتی برای سازمان شما ندارد یا هزینه‌ی پیدا کردن آثار آن به صرفه نیست، این عمکلرد خوبی است.

به یاد داشته باشید زمانی که شما از یک ریسک بالقوه به طور کامل اجتناب می‌کنید، ممکن است فرصتی را نیز از دست بدهید.

شما هم‌چنین می‌توانید با افراد، گروه‌ها، سازمان‌ها یا اشخاص ثالث ریسک و نتیجه‌ی احتمالی را تقسیم کنید. 

برای مثال، زمانی که ساختمان اداریتان را یا  فهرست اموال شرکت را تحت پوشش بیمه‌ی شخص ثالث قرار می‌دهید یا زمانی که در آغاز توسعه‌ی محصول مشترک با یک سازمان دیگر شریک می‌شوید، ریسک را با آن‌ها تقسیم کرده‌اید.

انتخاب آخر شما پذیرش ریسک است. این انتخاب معمولا بهترین گزینه برای مواقعی است که نمی‌توان از ریسک جلوگیری کرد یا آن را کاهش داد، زمانی که زیان بالقوه‌ی ریسک کم‌تر از هزینه‌ی بیمه‌کردن برای جلوگیری از ریسک است، یا زمانی که  سود احتمالی در بهای پذیرش ریسک است.

برای مثال، ممکن است خطر و تهدید یک پروژه را به دلیل سود فروشی آن که هزینه‌های شما را پوشش می‌دهد دیر بپذیرید.‌

اگر شما راه‌حل پذیرش ریسک را انتخاب کرده‌اید، راه‌هایی  وجود دارد که بتوانید آثار آن را کم کنید.

استفاده از تجربیات گذشته از روش‌های تاثیرگذار کاهش ریسک است. مدیران باتجربه کارهای پر ریسک را در ابعاد کوچک‌تر و قابل کنترل تر انجام می‌دهند. از نتایج آزمایش‌های گذشته می توانید استفاده کرده تا محل ریسک را شناسایی کنید و اعمال پیشگیرانه را قبل از انجام کار در ابعاد بزرگ صورت دهید.

فعالیت‌های پیشگیرانه، شامل ارزیابی برای پیش‌گیری از رخ دادن موقعیت‌های پر ریسک است، این کار شامل رفتار‌های مبتنی بر سلامتی و ایمنی، محافظت به وسیله تجهیزات امنیتی همچون دیواره‌های آتش روی سرورهای سازمانی و آموزش‌های جانبی به گروهتان می‌باشد.

فعالیت‌های کشف کننده، شامل شناسایی قسمت‌هایی از پروژه که اتفاق اشتباهی در آن رخ می‌دهد، و سپس فراهم آوردن مراحلی برای آن قسمت است تا در صورت رخ دادن مشکل فوراَ حل شود. فعالیت‌های کشف کننده شامل دو بار بررسی کردن گزارش‌های مالی، انجام دادن آزمایش‌های ایمنی قبل از عرضه محصول، یا نصب کردن گیرنده‌ها و دریافت کننده‌های حسی برای کشف نقص‌های محصولات است.

نکته‌ی کلیدی:

آنالیز و بررسی ریسک یک راه اساسی و مهم برای شناسایی و ارزیابی عواملی است که می‌توانند تاثیرات منفی بر موفقیت یک پروژه داشته باشند. این کار به شما اجازه می‌دهد تا ریسک و خطری که شما و یا سازمانتان با آن رو به رو هستید را شناسایی و بررسی کنید، و به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید با شرایط موجود پیشروی کنید یا خیر.

 آنالیز و بررسی ریسک را با شناسایی تهدید‌ها انجام دهید، و احتمال رخ دادن تهدید‌های قابل وقوع را ارزیابی ‌کنید.

زمانی که ارزش ریسکی که با آن مواجه هستید را به دست آوردید، می‌توانید به دنبال راهی برای مدیریت موثر آن باشید. این کار می‌تواند انتخاب کردن اجتناب از ریسک، تقسیم کردن، یا پذیرش آن در حالی باشد که سعی می‌کنید آثارش را کاهش دهید.