با حذف پیچیدگی‌ها، سبک کاری خود را متحول کنید

زمانی که کامپیوترها به محیط کار وارد شدند، همه بر این تصور بودند که زمان بیشتری از کارمندان ذخیره خواهد شد و کارایی افزایش پیدا خواهد کرد. پس از مدتی نوبت به کلان‌داده رسید و صحبت‌ها در مورد کارایی آن و نحوه‌ی استفاده از داده برای بهبود روش‌های کاری افزایش یافت. اما پس از گذشت سال‌ها، بسیاری از افراد به این نتیجه رسیدند که این حجم داده و اطلاعات، بیش از توان پردازشی آن‌ها است و پیشرفت فناوری، به‌نوعی باعث پیچیده‌تر شدن کارها شده است. مشکل دیگر، بی‌معنی شدن کارها و وظایف و کاهش کارایی آن‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌ها است.

با نگاهی به اطراف و شرکت‌های نوپا متوجه می‌شویم که کاهش پیچیدگی در روند کارها، موجب افزایش موفقیت و محبوبیت آن‌ها شده است. در شرکت‌های بزرگ، پیچیدگی باعث کاهش سرعت و شکست در برابر استارتاپ‌ها می‌شود. برای مثال به شرکت‌هایی همچون اوبر، ایربی‌ان‌بی و نتفلیکس دقت کنید که با کاهش پیچیدگی‌های ارائه‌ی خدمات، توانسته‌اند سهم بزرگی از بازار را به خود اختصاص دهند.

از طرفی در شرکت‌های سنتی و با پیچیدگی بالا، تنها به افرادی ارزش داده می شود که کار بیشتری انجام دهند. این کار بیشتر تنها به معنای گذراندن ساعات کاری بیشتر است و ارتباطی با افزایش کارایی ندارد. همین ایراد اساسی باعث تلف شدن زمان زیادی از کارمندان و کاهش خروجی‌های شرکت می‌شود.

با پیاده‌سازی روندهای ساده در سازمان، زمان کار مفید افزایش می‌یاید. ساده‌تر کردن روندهای کاری از ارتباطات داخلی تا تماس با مشتریان و سهامداران را در بر می‌گیرد. در ادامه به بررسی راهکارهایی برای پیاده‌سازی روندها و در نتیجه افزایش ساعات کار مفید در سازمان می‌پردازیم.

ابتدا لیستی از کارهای روزمره‌ی خود را یادداشت کنید. قطعا در میان این کارها وظایفی هستند که از همه مهم‌تر و به تعبیری، کارهای معنی‌دار شما هستند. بقیه‌ی کارهایی که در این لیست می‌نویسید، ارزش خاصی ندارند و پتانسیل حذف شدن یا ساده‌تر شدن دارند.

آئین‌نامه‌های بیش از حد، کارهای شرکت را پیچیده می‌کنند. در واقع بسیاری از کارهایی که به‌عنوان آئین‌نامه انجام می‌دهید، دلیل خاصی ندارند و تنها به این خاطر که سازمان مدت زیادی آن‌ها را رعایت کرده است، مجبور به انجامشان هستید. این قوانین باعث می‌شوند که کارها پیچیده‌تر شوند و وظایف بی‌معنی شما افزایش پیدا کنند. به کمک همکارانتان لیستی از این وظایف پیدا کنید که بتوانید آن‌ها را به‌راحتی حذف کنید.

هرچه شرکت‌ها بزرگ‌تر می‌شوند، تصمیم‌گیری پیچیده‌تر و لایه‌های آن بیشتر خواهد شد. در این حالت، شرکت در مقابل تغییر مقاومت بیشتری از خود نشان می‌دهد و کندتر می‌شود. به بیان دیگر فرصت برای استارتاپ‌ها فراهم می‌شود تا گوی سبقت را از سازمان‌های بزرگ بربایند. با اهدای قدرت تصمیم‌گیری به کارمندان، فرآیندهای تصمیم‌گیری سرعت می‌یابند و پیچیدگی کاهش می‌یابد.

برای شروع می‌توانید اجازه‌ی اتخاذ دو تصمیم در هفته به کارمندان بدهید. البته رعایت قوانین و سلسله مراتب نیز باید در این روش لحاظ شود. پس از مدتی قدرت آن‌ها را به مرور افزایش دهید و شاهد افزایش سرعت انجام کارها باشید.