ارائه بازخورد به رئیس با استفاده از هوش هیجانی
شرکت و محل کار شما هرچقدر هم که عالی بوده و رئیس بی‌نقض داشته باشید، قطعا مواردی برای تغییر به ذهنتان خطور می‌کند. در اینجا صحبت کردن در مورد مشکلات یا ارائه‌ی بازخورد به رئیس، کمی استرس‌زا است. شما قطعا قصد ندارید به افرادی که آینده‌تان را در دست دارند، توهین کنید. کارشناسان معتقدند با کمی استفاده از هوش هیجانی می‌توان انتقاد سازنده را با رئیس در میان گذاشت. در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت راهکارها و مراحلی را برای اجرای هرچه بهتر این کار معرفی می‌کنیم.
اعتبار خود را حفظ کنید
مشکلات و کمبودهای مختلف، اثرات متنوعی را روی افراد دارند. اگر به اطراف خود نگاه کنید همکاران گله‌مند و آرام را در کنار یکدیگر مشاهده خواهید کرد. افراد آرام با آن که مشکلات را به‌وضوح دیده و حتی اذیت هم می‌شوند، آنها را بروز نداده و هر روز بدون توجه به این موارد به کار خود مشغول می‌شوند. در مقابل، افراد همیشه شاکی، کوچکترین مشکل خود را به گوش همه‌ی افراد حاضر در شرکت می‌رسانند. نکته‌ی مهم این که قطعا رئیس شما هم این افراد همیشه شاکی را می‌شناسد.
قطعا اگر شما در رخدادهای گذشته تنها مشکلات بزرگ و مهم را گوشزد کرده باشید، تاثیر بازخوردهایتان بیشتر می‌شود. در این حالت وقتی برای درخواست یا بازخوردی به دفتر مدیر می‌روید، قطعا انتظار برخورد بهتری خواهید داشت. رئیس شما می‌داند که حتما موضوع مهمی باعث مراجعه‌ی شما به دفترش شده است. اگر پیش از این فردی همیشه شاکی بوده‌اید، از این به بعد شکایت‌های خود را به جای فریاد زدن، بنویسید. با این کار آنها را از ذهن خود خارج کرده و از طرفی، اعتبار خود را نیز حفظ خواهید کرد.
جلسه‌ای خصوصی برای طرح مشکل تنظیم کنید
قطعا رئیس شما کمتر از آن‌چه که فکر می‌کنید، شکایت و گله می‌شنود. بسیاری از کارمندان تنها به فکر تاثیر مثبت روی مدیران خود هستند. آنها در میان همکاران خود شکایت و گله‌مندی می‌کنند اما کمتر کسی این شکایت‌ها را مستقیما به گوش مدیر می‌رساند. قطعا یکی از دلایل حل نشدن مشکلات نیز پنهان کردن آنها از مدیران است. به‌هرحال اگر تصور می‌کنید مشکل مورد نظر شما مهم بوده و باید به گوش مدیران برسد، ترس را کنار گذاشته و به جلو بروید.
با اختصاص یک زمان مشخص، دیگر بهانه‌ای برای تعویق بازخورد ندارید
البته نحوه‌ی ارائه‌ی بازخورد و مشکل ارتباط مستقیمی به روحیات مدیر و شناخت شما از او دارد. قطعا همه‌ی مدیران در برابر بازخورد روی خوش نشان نمی‌دهند و برخی از آنها در دسته‌ی مدیران دیکتاتور قرار می‌گیرند. به‌هرحال برای بهبود شرایط، جلسه‌ای خصوصی و بدون عوامل مزاحم و تنش‌زا با مدیر پیشنهاد می‌شود. با اختصاص زمان کافی برای این کار، در محدودیت‌های مکانی و زمانی برای صحبت نخواهید بود و استرس کمتری خواهید داشت.
عموم افراد برای مطرح کردن مشکلات تا لحظات پایانی جلسات صبر می‌کنند. آنها به مقدار زیاد به مشکل و نحوه‌ی بیان آن فکر کرده و به دنبال کسب شجاعت پیش از صحبت کردن هستند. با اختصاص زمان مشحص جلسه با مدیر، دیگر بهانه‌ای برای فکر کردن ندارید و تمام تمرین‌ها را پیش از جلسه مرور می‌کنید.
جزئیات را به خوبی شرح دهید
اگر موضوع بازخورد در مورد تغییر بخشی خاص است، در صحبت‌های خود به طور جزئی به آن بپردازید. اگر در مورد یک حادثه یا اتفاق صحبت می‌کنید، روی رخداد پیش آمده و افراد درگیر تمرکز کنید. تنها از حقایق برای بیان نظر استفاده کنید. موقعیت را شرح داده و تاثیر آن روی کار خود و پیامدهای بعدی‌اش را به روشنی بیان کنید. از حدس زدن در مورد دیگران و انگیزه و دلیل رفتار آنها نیز خودداری کنید.
از حدس زدن در مورد انگیزه دیگران و علت اتفاقات خودداری کنید
اگر در مورد جزئیات دقیق نباشید، خودتان به دنبال دلیل اتفاقات خواهید رفت که عملکردی اشتباه است. اگر شما علت اتفاق پیش آمده را برای رئیس شرح دهید، با دو مشکل روبرو خواهید شد. مشکل اول این که اختمالا دانشی نسبی در مورد علت انجام کارها در شرکت دارید. در نتیجه در زمان توضیح دادن، بخش‌های اصلی موقعیت را در نظر نمی‌گیرید. رویکرد هوش هیجانی در این مرحله، نتیجه‌گیری و تصمیم‌گیری را بر عهده‌ی مدیر می‌گذارد چون او از دلایل آشکار و مخفی اتفاقات آگاه‌تر است.
شکل دوم این که برخی تصورات شما از دلیلی بروز مشکل، به تصوراتتان در مورد رفتارها و انگیزه‌های دیگران مربوط است. قطعا با این رفتار و تصور انگیزه‌‌ای که فرد مقابل در خودش نمی‌بیند، او را به حالت دفاعی خواهید برد.
با توجه به موارد گفته شده و در نظر داشتن آنها در زمان ارائه‌ی بازخورد، تا حدود زیادی از اضطراب شما در بیان کردن بازخورد کاسته می‌شود. با بازخورد مثبت احتمالا مدیرتان نیز تفکری دیگر در مورد شما می‌کند و علاوه بر قبول کردن بازخوردها، باز هم از شما طلب نظر و پیشنهاد می‌کند.
نظرات