افزایش بهره‌وری جلسات کاری استارتاپ

جلسات کاری بخش جدایی‌ناپذیر تمام کسب‌وکارها هستند و به طور مرتب برگزار می‌شوند. گاهی اوقات اطلاعات مفیدی در این جلسات مبادله می‌شود اما گاهی اوقات تنها تلف کردن وقت بوده و هیچ نکته‌ی مثبت دیگری ندارند. با این حال جلسات کاری محلی برای برقراری ارتباط، نوآوری و برنامه‌ریزی بوده و همه‌ی کسب‌وکارها به آن احتیاج دارند. در استارتاپ‌ها جلسات، محلی برای برین استورم یا طوفان فکری (بیان نظرهای شخصی در مورد موضوعی خاص بدون ارزیابی یا قضاوت از طرف دیگران)، ساخت تیم و گرفتن تصمیم‌های گروهی بوده و تأثیر فوق‌العاده زیادی روی پیشرفت و رشد استراتژی کسب‌وکار می‌گذارند. بنابراین کیفیت جلسات کاری بسیار مهم است. در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت به بررسی ۶ راهی می‌پردازیم که کمک می‌کنند جلسات کاری استارتاپ‌ها کیفیت بهتری داشته باشند.

۱- جلسات باید هدف مشخصی داشته باشند

مدیران ارشد اجرایی در جلسات بزرگ بیش از دو روز در هفته را به شرکت در جلسات کاری اختصاص می‌دهند. با این حال طبق نظرسنجی‌های انجام شده اعلام شده است بسیاری از این جلسات بی‌هدف بوده و حتی شرکت کردن در آن‌ها ضرورتی ندارد. در استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک جلسات نباید بدون هماهنگی قبلی و تنها با ارسال یک ایمیل یا پیغام برگزار شوند. جلساتی که توجیه واقعی برای برنامه‌ریزی ندارند باید کنسل شوند. جلسات بدون برنامه‌ریزی که معلوم نیست از شرکت‌کنندگان آن چه انتظاری می‌رود تنها تلف کردن وقت بوده و هیچ فایده‌ی دیگری ندارند.

۲- جلسات باید زمان‌بندی دقیق داشته باشند

۳- شرکت‌کنندگان جلسه باید با دقت انتخاب شوند

نویسندگان کتابی با عنوان پنج گام برای افزایش بهره‌وری سازمان معتقدند حضور هفت نفر در جلسات تصمیم‌گیری شرکت ایده‌آل است. حضور افراد بیشتر از این تعداد میزان بهره‌وری و کیفیت تصمیم‌گیری را تا ۱۰ درصد کاهش می‌دهد. همچنین از طرف دیگر حضور افراد کمتر، خلاقیت و مشارکت جلسه را پایین می‌آورد. آن‌ها همچنین معتقد هستند اگر یکی از افراد کلیدی به هر دلیل نتوانست در جلسه حضور داشته باشد از او بخواهید با استفاده از تکنولوژی ویدئو کنفرانس جلسه را دنبال کند.

۴- انعطاف‌پذیر باشید اما روی هدف متمرکز بمانید

اهمیت بیش از اندازه به یک راه حل و عدم تغییر طرز تفکر سریع‌ترین راه بی‌اعتبار کردن یک جلسه است. اینکه شخصی ایده یا راه حل مورد نظر خود را از روی اسلاید ۵۰ صفحه‌ای توضیح دهد هیچ فایده‌ای ندارد. بهترین جلسات، جلساتی هستند که انعطاف‌پذیر بوده و هر شخص آزادانه نظرات خود را بیان کنید. معمولا خلاقیت در چنین جلساتی بسیار بیشتر از جلسات خشک و رسمی است. ایده یا نظر خود را در ذهن داشته باشید اما نظرهای دیگران را نیز بشنوید.

۵- ورود تلفن‌های همراه را به جلسه ممنوع کنید

هیچ چیز بیشتر از چک کردن تلفن همراه نظم و تمرکز جلسه را به هم نمی‌زند. تصور کنید شخصی در جلسه در حال صحبت کردن است درحالی‌که یکی از حاضرین تلفن همراه را زیر میز گذاشته و مخفیانه به کارهای شخصی خود می‌پردازد. این کار تمرکز تمام افراد حاضر در جلسه را به هم می‌زند و جلسه را از موضوع اصلی دور می‌کند. بنابراین از شرکت‌کنندگان بخواهید در تمام مدت جلسه تلفن همراه خود را خاموش کنند. برخی شرکت‌ها در جلسات کاری خود کتاب‌های رنگ‌آمیزی در اختیار کارمندان قرار می‌دهند زیرا معتقدند این کار خلاقیت و تمرکز افراد را به میزان قابل توجهی مخصوصا در جلسات طوفان فکری افزایش می‌دهد.

۶- جلسات را به صورت ایستاده برگزار کنید

این روزها جلسات کاری در بسیاری از شرکت‌ها و مخصوصا استارتاپ‌ها به صورت ایستاده برگزار می‌شود. حداکثر مدت زمان این جلسات ۱۰ الی ۱۵ دقیقه است و در بسیاری از شرکت‌ها تبدیل به یک برنامه‌ی ثابت روزانه شده است. این جلسات تضمین می‌کند تمام افراد تیم درک یکسانی از روند کار داشته و اهداف مشخصی در طول روز دارند. در این جلسات تمام افراد ایستاده هستند و با تمرکز کامل و بدون حواس‌پرتی به صحبت‌های یکدیگر گوش می‌دهند. از آنجایی که استفاده از موبایل یا تبلت در حالت ایستاده سخت‌تر است درنتیجه تمرکز، بهره‌وری و خلاقیت افراد بسیار بیشتر است.