آموزش بازاریابی دیجیتال، بخش نهم: راهنمای جامع ایمیل مارکتینگ

اگر شما یک کسب‌وکار واقعی را اداره می‌کنید، ایمیل هنوز هم مهم‌ترین راه دسترسی عمومی به افرادی است که به محصولات یا خدمات شما علاقه‌مندند. درحالی‌که سایر استراتژی‌های بازاریابی دیجیتال دائماً در حال تکامل‌اند، بسیاری از بازاریابان با این سؤال شخصی مواجه‌اند که آیا بازاریابی ایمیلی، هنوز کارایی دارد؟ پاسخ این سؤال با یک آمار ساده مشخص می‌شود: طبق داده‌های به‌دست‌آمده از تحقیقات موسسه‌ی Radicati، روزانه ۱۹۶ میلیارد ایمیل در جهان ارسال می‌شود که ۱۰۹ میلیارد آن، ایمیل‌های مرتبط با کسب‌وکار هستند.

به بیان ساده، ایمیل مارکتینگ یک‌راه پویا و قدرتمند برای ارتباط برقرار کردن با مردم است. به تجربیات خود فکر کنید. پیام‌های دوستان و خانواده، در کنار پیام‌هایی که از شرکت ارسال‌شده‌اند قرار دارند. بنابراین شما به مخاطبان بسیار نزدیک هستید، البته اگر اصول این استراتژی را درست رعایت کنید.

بازاریابی ایمیلی، به معنی اسپم فرستادن برای مخاطبان نیست. همچنین یک یادداشت شخصی از یک دوست صمیمی هم نیست، بلکه چیزی میان این دو است. شما با ارسال اطلاعات ارزشمند و مرتبطی که مردم را به اهدافشان نزدیک می‌کند، از ایمیل به‌عنوان ابزاری مؤثر برای ساخت ارتباطات با مشترکین فعلی و مشتریان بالقوه استفاده می‌کنید.

نکته: اولین اصلی که باید به یاد داشته باشید این است: محوریت ایمیل مارکتینگ، صرفاً شرکت شما نیست، بلکه مشتریان نیز هستند. اگر این قانون طلایی را در ذهن داشته باشید، مشتریان نه‌تنها ایمیل‌های شما را می‌خوانند، بلکه منتظر می‌مانند تا از شما خبری بشنوند.

اگر هنوز در مورد ضرورت بازاریابی ایمیلی مردد هستید، ابتدا باید درک کنید که چرا این راهکار یکی از مهم‌ترین عناصر استراتژی نهایی بازاریابی شما است و چگونه می‌توانید از آن به شیوه‌ی مسئولانه و تأثیرگذاری استفاده کنید.

آمارهای زیر نشان می‌دهند که بازاریابی ایمیلی به‌طور بالقوه تا چه حد کارا است:

• دوسوم مشتریان جهانی، درنتیجه‌ی مستقیم یک پیام بازاریابی ایمیلی خرید می‌کنند.
• تنها ۲۰ درصد از لیدهایی که به مستقیماً به بخش فروش می‌روند؛ احتمالاً به مشتری واقعی تبدیل می‌شوند. به عبارتی شما باید مخاطبان بالقوه را از طریق ایمیل راهنمایی و آماده‌ی خرید کنید.
• کارایی ایمیل مارکتینگ در حوزه‌ی «جذب مشتری»، ۴۰ برابر بیشتر از فیس‌بوک و توییتر است.
• شاید بهترین مزیت ایمیل مارکتینگ، این باشد که شما مالک کانال ارتباطی هستید. صرف‌نظر از مقررات انطباقی، سایر عوامل خارجی نمی‌توانند چگونگی، زمان و چرایی دسترسی شما به مشتریان را محدود کنند.
• تنها درصورتی‌که نیروی انسانی، وقت آزاد بسیار زیاد و سرمایه کافی در اختیار دارید که می‌توانید به‌طور شخصی با تک‌تک مشتریان بالقوه رابطه برقرار کنید، نیازی به ایمیل مارکتینگ ندارید!

شکی نیست که رسانه‌های اجتماعی ابزارهای بسیار مؤثری در استراتژی بازاریابی هستند. رسانه‌های اجتماعی یک کانال عالی برای تقویت ارتباط با مخاطبان هستند. اما وقتی از نرخ تبدیل صحبت می‌کنیم، یعنی تبدیل مخاطبان بالقوه به مشتریان حقیقی، ایمیل مارکتینگ بدون هیچ تردیدی یک کانال بی‌رقیب محسوب می‌شود. در پایان سال ۲۰۱۷ حدود ۳۳ درصد خرید آنلاین مشتریان، به‌واسطه‌ی ایمیل مارکتینگ صورت گرفته بود.

ایمیل مارکتینگ یک روش بازاریابی آسان، مؤثر و ارزان است و به صاحبان کسب‌وکار اجازه می‌دهد بدون پرداخت هیچ هزینه‌ای (یا با هزینه‌ای بسیار کم) به تعداد زیادی از مصرف‌کنندگان دسترسی پیدا کنند. برای صاحبان کسب‌وکارهای کوچک، این کانال بسیار اقتصادی‌تر از روش‌های سنتی تبلیغات مثل آگهی‌های تلویزیونی یا ارسال نامه است. تحقیقات مشترک مؤسسات Forrester و shop.org نشان می‌دهد ۸۵ درصد از خرده‌فروشان، ایمیل مارکتینگ را مؤثرترین تاکتیک جذب مشتری می‌دانند. به‌علاوه اگر شما لیست ایمیل‌ها را به‌درستی حفظ کرده و به‌روز نگه‌دارید، هرچه روابط نزدیک‌تری با مشتریان جذب‌شده برقرار می‌کنید، ROI بالاتری به دست می‌آورید. با افزایش نرخ پاسخ مشتریان، سریع‌تر و با هزینه‌های پایین‌تری (هزینه به مقیاس) تبدیل را افزایش می‌دهید.

در بازاریابی ایمیلی شما فهرست مخاطبان بالقوه را به چند بخش تقسیم می‌کنید و برای هر لیست، یک پیام مناسب ارسال می‌کنید که برای آن‌ها ارزش ویژه‌ای ایجاد می‌کند. درحالی‌که وقتی برای شبکه‌های اجتماعی محتوایی را آماده می‌کنید، باید مخاطب را به‌صورت عام در نظر بگیرید: «به همه‌ی هواداران عزیز اعلام می‌کنیم که...». زمانی که از یک نرم‌افزار بازاریابی ایمیلی استفاده می‌کنید، می‌توانید برای هر یک از مخاطبان عنوان جداگانه‌ای انتخاب کنید و موضوعات خاصی را فقط برای برخی از لیست‌های موردنظر ارسال کنید و درنهایت، به‌صورت خصوصی به اینباکس آن‌ها وارد شوید. تحقیقات موسسه خدمات بازاریابی Adestra در سال ۲۰۱۲ نشان می‌داد ایمیل‌هایی که خط عنوان آن‌ها، شامل نام گیرنده‌ی پیام است، به‌احتمال ۲۲.۲ درصد بیشتر باز می‌شوند.

بازهم تأکید می‌کنیم که ایمیل‌های شما نباید حالت اسپم داشته باشند. برعکس، شما باید با استفاده از ایمیل مارکتینگ اعتماد مخاطبان را جلب کنید و سطح وفاداری آن‌ها را افزایش دهید. این قابلیت هم در مورد مخاطبین بالقوه و هم مشتریان فعلی و حتی مشتریان قدیمی مصداق دارد. زیرا به شما فرصت می‌دهد با آن‌ها مستقیماً صحبت کنید، آن‌هم درزمانی مناسب که برای شنیدن پیام شما، حوصله و وقت کافی دارند. اگر مخاطبان و پام خود را هوشیارانه انتخاب کرده باشید، نیازی ندارید به حریم و فضای شخصی دیگران تجاوز کنید.

این حقیقت را در نظر داشته باشید که همه‌ی مخاطبین بالقوه‌ی شما، می‌دانند چگونه با ایمیل خو دکار کنند، پاسخ بدهند و فوروارد کنند. اغلب آن‌ها می‌دانند که چگونه با کلیک کردن روی لینک‌ها ثبت‌نام کنند یا حتی مستقیماً خرید کنند. شما می‌توانید از این مزیت برای بالا بردن ترافیک وب‌سایت استفاده کنید و درنهایت فروش محصول را افزایش دهید. زمانی که استراتژی کلی بازاریابی کسب‌وکار خود را توسعه می‌دهید، استفاده از ایمیل به شما اجازه می‌دهد نتایج را بلافاصله مشاهده کنید.

در پروسه‌ی ایمیل مارکتینگ، هیچ بخشی بر اساس حدس و گمان پیش نمی‌رود. اگر از نرم‌افزارهای بازاریابی ایمیلی استفاده کنید، می‌توانید پیگیری کنید که چه کسی ایمیل شما را بازکرده، روی چه لینک‌هایی کلیک شده و چه افرادی اشتراک خود را لغو کرده‌اند. شما می‌توانید به‌راحتی تصویری داشته باشید از اینکه کمپین‌های ایمیل مارکتینگ چه عملکردی داشته‌اند. به همین علت باید متریک‌های مناسبی برای اندازه‌گیری کارایی ایمیل‌ها انتخاب کنید.

بسیاری از نرم‌افزارها به شما اجازه می‌دهند ایمیل‌های خود را آنالیز کنید. به‌عنوان‌مثال تست A/B اطلاعات ارزشمندی از رفتار مخاطبین را در اختیار شما می‌گذارد. به‌این‌ترتیب می‌توانید بررسی کنید که مشتریان به کدام‌یک از این گزینه‌ها بهتر پاسخ داده‌اند: «خدمات رایگان»، «۲۰ درصد تخفیف»، «حراج/مزایده‌ی فوری». یا شاید آن‌ها تمایل بیشتری برای بررسی مشخصات و معرفی محصولات شما داشته باشند. شاید هم بهتر است آن‌ها را مطلع کنید که در ایمیل‌ها، قرار است در مورد چه موضوعاتی صحبت کنید. تمام این گزینه‌ها را تست کنید، پاسخ‌ها را ارزیابی کرده و استراتژی خود را اصلاح کنید.

این موضوع به امری بدیهی تبدیل‌شده است. همه‌ی ما هرروز اعلان‌های ایمیل خود را در گوشی همراه چک می‌کنیم. زمانی که در سالن انتظار نشسته‌ایم، در صف خرید فروشگاه ایستاده‌ایم، یا هرگاه که وقت آزاد در اختیارداریم. تحقیقات شرکت نرم‌افزار بازاریابی Exacttarget نشان می‌دهد که ۹۱ درصد از مردم ایمیل خود را از طریق گوشی همراهشان چک می‌کنند. این آمار برای شبکه‌های اجتماعی، حدود ۷۵ درصد است. بنابراین عدم استفاده از ایمیل به‌عنوان بخشی از استراتژی بازاریابی دیجیتال، به این معنی است که شما مهم‌ترین کانالی را که اکثر مردم دنیا از آن استفاده می‌کنند، نادیده گرفته‌اید.

• ساخت روابط: تماس برقرار کردن از طریق تعاملات شخصی‌سازی‌شده.
• آگاهی از برند: شرکت و خدمات خود را پیش چشم مشتریان نگه‌دارید، تا لحظه‌ای که برای تعامل متقابل آماده شوند.
• ارتقای محتوا: از ایمیل برای به اشتراک گذاشتن محتوای مرتبط وبلاگ، یا اطلاعات کاربردی استفاده کنید.
• تولید لید: مشترکان را متقاعد کنید اطلاعات شخصی خودشان را در مقابل اطلاعاتی که ارزشمند می‌دانند، در اختیار شما بگذارند.
• بازاریابی محصول: پروموشن محصولات و خدمات را از طریق ایمیل توسعه دهید.
• هدایت لید: رضایت مشتریان خود را با ارائه‌ی محتوایی که به آن‌ها کمک می‌کند به اهدافشان نزدیک شوند، به دست آورید.

پیش از اینکه خودتان را با انواع امکانات وسیع ایمیل مارکتینگ غرق کنید، به نکات ضروری یک کمپین قوی که مشتریان را خشنود می‌کند توجه کنید:

هر یک از مشتریان بالقوه‌ی شما روزانه ده‌ها و شاید صدها ایمیل دریافت می‌کند. بنابراین اگر برای توسعه‌ی استراتژی وقت نگذارید، ایمیل شما بین انبوه ایمیل‌های دیگر گم می‌شود یا حتی بدتر از آن، به پوشه‌ی اسپم‌ها فرستاده می‌شود.

شما می‌توانید تنظیم یک استراتژی مؤثر را یاد بگیرید و ایمیل‌هایی ارسال کنید که مردم واقعاً دوست دارند آن‌ها را بخوانند. به مراحل زیر توجه کنید:

یک ایمیل تأثیرگذار، ایمیلی است که محتوای مرتبطی را در اختیار کاربر قرار می‌دهد. مانند سایر تاکتیک‌های بازاریابی، کارتان را با پرسونای خریداران و خواسته‌های آن‌ها شروع کنید و کمپین ایمیل خود را متناسب با نیازهای مخاطبان طراحی کنید.

پیش از اینکه اهداف کمپین را تعیین کنید، باید مجموعه‌ای از اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید. متوسط آمارهای ایمیل صنعت خود را به دست آورید و از آن‌ها به‌عنوان معیارهای اهداف استفاده کنید.

چگونه می‌خواهید ایمیل مخاطبان بالقوه را جمع‌آوری کنید؟ باید رهایی را در نظر بگیرید که مخاطبان با رضایت خاطر، اطلاعات تماس خود را در اختیار شما بگذارند.

اگر در اولین مراحل آغاز کار، تعداد ایمیل‌هایی که جمع کرده‌اید کم است، دلسرد نشوید. ساخت لیست ایمیل برای همه‌ی کسب‌وکارها به زمان زیادی نیاز دارد. اگر با هر یک از مشترکین و مشتریان بالقوه رفتار فوق‌العاده‌ای داشته باشید، لیست شما سریع‌تر ازآنچه فکر می‌کنید رشد می‌کند.

کمپین‌های مختلف، ویژگی‌های متفاوتی دارند و شما نمی‌توانید بدون هدف، یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. به این سؤالات فکر کنید: آیا می‌خواهید خبرنامه‌ی هفتگی ارسال کنید؟ آیا می‌خواهید اعلامیه‌ی محصولات جدید را به اشتراک بگذارید؟ کدام‌یک از پست‌های وبلاگ، ارزش بیشتری برای به اشتراک‌گذاری دارند؟ راهی را انتخاب کنید که ارزش بیشتری برای مشتریان ایجاد می‌کند. به‌علاوه شما باید انواع محتوای ایمیل‌های خود را به چند گروه تقسیم کنید تا مخاطبان در هر گروهی که دوست دارند نام‌نویسی کنند.

تصمیم بگیرید که در چه فواصل زمانی می‌خواهید ایمیل ارسال کنید. این تاریخ‌ها را پیشاپیش به مخاطبان اعلام کنید تا منتظر پیامی که دریافت می‌کنند، باشند. به این برنامه‌ی زمانی متعهد بمانید، زیرا نظم و تعهد شما گام اول اعتمادسازی است.

همان‌طور که می‌دانید، بازاریاب‌ها همه‌چیز را اندازه‌گیری می‌کنند. باریک‌بینی و دقت عمل در مورد هر یک از متریک‌های کلیدی، به شما کمک می‌کند تغییرات کوچکی در استراتژی خود ایجاد کنید که به نتایج چشمگیری منتهی می‌شوند.

یکی از مهم‌ترین مراحل اجرای ایمیل مارکتینگ، جمع‌آوری لیست ایمیل افرادی است که به محصولات برند شما علاقه دارند و می‌خواهند خبری از کسب‌وکار شما بشنوند.

راه‌های خلاقانه‌ی زیادی برای ساخت لیست ایمیل‌ها وجود دارد، که البته خرید فهرست ایمیل یکی از آن‌ها نیست! (هرگز این کار را انجام ندهید.) اگر به لحاظ تاکتیکی به هدفمان نگاه کنیم، فراهم کردن لیست به دو عنصر کلیدی منتهی می‌شود. عناصری که تعداد مشترکان شما را افزایش می‌دهند عبارت‌اند از آهنربای لید و فرم‌های opt-in.

آهنربای لید دقیقاً همان چیزی است که از نامش پیدا است: آنچه که مشتریان بالقوه را به لیست ایمیل‌های شما جذب می‌کند و معمولاً در فرم یک «پیشنهاد رایگان» عرضه می‌شود. ازآنجاکه مردم تمایلی ندارند بدون هیچ دلیلی اطلاعات خود را با شرکت‌ها به اشتراک بگذارند، شما باید چیزی پیشنهاد دهید که برای آن‌ها ارزشی ایجاد کند. درواقع لید مگنت باید مرتبط و مفید باشد و زندگی مشتریان بالقوه را راحت‌تر کند. برخی از گزینه‌های رایج عبارت‌اند از:

• کتاب الکترونیکی
• مقاله سفید
• اینفوگرافیک
• تحقیقات یا گزارشات
• چک‌لیست
• جداول و الگوها
• وبینار یا دوره‌ی آموزشی
• ابزارها

به یاد داشته باشید که آهنربای شما، باید با مشتریان بالقوه مرتبط باشد. برای اینکه مطمئن شوید پیشنهاد ارزشمندی به مخاطبان ارائه می‌کنید، به دستورالعمل‌های زیر توجه کنید:

۱- پیشنهادی راه‌حل محور و قابل‌اجرا ارائه دهید: اطلاعاتی کاربردی را در اختیار مخاطبان بگذارید که برخی از مشکلات آن‌ها را حل می‌کند، یا راه‌حلی واقع‌بینانه برای دستیابی به اهداف را پیش روی آن‌ها می‌گذارد.

۲- اطمینان حاصل کنید که ابزار پیشنهادی، به‌راحتی قابل‌استفاده است: لید مگنت‌ها باید در قالب دیجیتال ارائه شوند. صرف‌نظر از اینکه چه گزینه‌ای را در نظر گرفته‌اید (یک فایل PDF، یک صفحه وب، یک ویدیو و یا هر ابزار و تسهیلاتی) مشتریان بالقوه باید به‌راحتی آن را مورداستفاده قرار دهند.

۳- محتوای آینده‌ی خود را در پیشنهاد فعلی لحاظ کنید: هیچ‌چیز بدتر از این نیست که کاربران، با اندیشه‌ی یک پیشنهاد عالی در وب‌سایت شما ثبت‌نام کنند و بعداً تنها یک محتوای ناامیدکننده دریافت کنند. اطمینان حاصل کنید که پیشنهاد شما، باارزشی که در آینده به مخاطبان ارائه می‌کنید همسویی دارد. در غیر این صورت اعتبار برند خود را در معرض ریسک قرار می‌دهید.

۴- پیشنهاد جذاب خود را طوری تنظیم کنید که سنگ بنای محصولات یا خدمات غیر رایگان شما باشد: هدف اصلی این است که اعضای لیست ایمیل، در آینده برای محصولات شما پول بپردازند. شما با ارائه‌ی یک محتوای رایگان، می‌خواهید ارزشی را که شرکت عرضه می‌کند نشان دهید. بنابراین هر گزینه‌ی رایگان باید مشتریان بالقوه را به سمت محصولات اصلی هدایت کند.

۵- پیشنهاداتی ارائه کنید که با هر مرحله از سفر مشتری ارتباط داشته باشد: شما باید بدانید که هر لید یا مخاطب بالقوه، در کدام مرحله از سفر خریدار قرار دارد و بر این اساس پیشنهاداتی متفاوت را که به آنان ارائه کنید. بسته به نوع محتوایی که مورد استقبال هر گروه از مخاطبان قرار می‌گیرد، می‌توانید نکات زیادی در مورد ذهنیت آن‌ها دریابید.

فرم Opt-in نشان‌دهنده‌ی این است که چگونه از اطلاعات مشتریان استفاده می‌کنید تا آن‌ها را به لیست خود جذب کنید.

طراحی جذاب و هدر قابل‌توجه: فرم شما باید برندسازی شده، جذاب و متمایز از سایر بخش‌های صفحه‌ی وب‌سایت باشد، به‌طوری‌که بازدیدکنندگان را به سمت پیشنهاد شما سوق دهد.

یک کپی از پیشنهاد مربوطه را ارائه کنید: گرچه هدف شما این است که بازدیدکنندگان اطلاعات خود را به فرم وارد کنند، ولی نباید به‌هیچ‌وجه قصد فریب آن‌ها را داشته باشید. هرگونه اطلاعاتی که در فرم خود نمایش می‌دهید، باید مثالی واقعی از پیشنهاد شما باشد.

فرم خود را برای تائید دومرحله‌ای تنظیم کنید: ممکن است فکر کنید که این اقدام، بازدهی جذب مخاطبان را پایین می‌آورد. ولی تحقیقات نشان می‌دهد که مشتریان opt-in تائید شده را ۲.۷ برابر بیشتر معتبر می‌دانند.

اطمینان حاصل کنید که فرم شما خوب عمل می‌کند: پیش از اینکه فرم طراحی‌شده را به جریان بیندازید، خودتان تجربه‌ی کاربران را امتحان کنید. دوباره بررسی کنید که فرم همان‌طور که مدنظر بوده طراحی‌شده، صفحه‌ی تشکر از مخاطب درست نمایش داده می‌شود و پیشنهاد شما، همان‌طور که وعده داده بودید تحویل داده می‌شود. فرم  opt-in یکی از نخستین تجربه‌های مخاطبان بالقوه از برند شما است، پس آن را حرفه‌ای، مثبت و برازنده تنظیم کنید.

حالا یک لیست قوی از ایمیل‌های مشترکین و مشتریان بالقوه ایجاد کرده‌اید که منتظر خبرهای شما هستند. اما چگونه می‌توانید مطمئن شوید که ایمیل‌های شما به پوشه‌ی اسپم فرستاده نمی‌شوند، یا حتی بدتر از آن، در بلاک لیست قرار نمی‌گیرند؟ هدف شما از ارسال هر ایمیل این است که مخاطب بیشتری جذب کنید و در این راه، قالب‌بندی ایمیل شما بیش ازآنچه فکر می‌کنید اهمیت دارد. به این نکات توجه کنید:

• خط عنوان: از ادبیاتی واضح، جذاب و متناسب با متن ایمیل استفاده کنید.
• متن اصلی: بخش متن اصلی در ایمیل باید با لحن برند شما مطابقت داشته باشد و فقط یک موضوع را مطرح کند.
• تصاویر: تصاویری را انتخاب کنید که برای همه‌ی دستگاه‌ها بهینه‌سازی شده، چشم‌نواز و مرتبط باشد.
• دکمه‌ی CTA: دکمه‌ی Call-To-Action یا CTA باید از سایر اجزای ایمیل متمایز شده و خواننده را به پیشنهاد شما هدایت کند.
• بهینه‌سازی: ۵۵ درصد از ایمیل‌ها، از طریق گوشی موبایل «پاسخ داده می‌شوند»، بنابراین باید ایمیل‌های خود را کاملاً برای گوشی موبایل بهینه‌سازی کنید.
• شخصی‌سازی: هر ایمیل را به شیوه‌ای بنویسید که گویی آن را برای دوست خودتان ارسال می‌کنید. ضمن حفظ پرستیژ برند، از لحنی دوستانه و آشنا استفاده کنید.

در این مرحله، شما لیست طولانی خود را به چند زیرگروه تقسیم کمی کنید که هر یک از آن‌ها، ویژگی‌های منحصربه‌فرد، ترجیحات و نیازهای مشترکین را منعکس می‌کند. اما چرا باید لیست خود را بخش‌بندی کنید؟

هر یک از افرادی که اطلاعات ایمیل خود را در اختیار شما گذاشته، نا حد خاصی آمادگی دارد که به مشتری حقیقی شما تبدیل شود (هدف نهایی). اگر شما یک کوپن تخفیف برای مشترکینی ارسال کنید که حتی نمی‌دانند چگونه مشکل خود را تشخیص بدهند، به‌احتمال‌زیاد مشتریان آتی خود را از دست خواهید داد. زیرا درواقع از یک مرحله‌ی مهم (اعتمادسازی) بدون توجه رد شده‌اید. هرچه لیست خود را دقیق‌تر تقسیم‌بندی کنید، بیشتر اعتماد مخاطبان بالقوه را جذب می‌کنید و در مراحل بعد «تبدیل» آن‌ها آسان‌تر خواهد بود. به‌علاوه، ایمیل‌هایی که به‌درستی گروه‌بندی‌شده‌اند، ۵۵ درصد از درآمد کل را تولید می‌کنند.

برخی از معیارهایی که به شما در بخش‌بندی لیست کمک می‌کنند عبارت‌اند از:

• موقعیت جغرافیایی مشتری
• مرحله‌ی چرخه‌ی عمر مشتری
• سطح آگاهی از محصولات، مرحله‌ی تصمیم‌گیری مشتری
• صنعتی که در آن فعالیت می‌کنند
• زبان
• عنوان شغلی

درواقع شما می‌توانید لیست خود را به هر طریق که می‌خواهید گروه‌بندی کنید. فقط مطمئن شوید که هر گروه، از ویژگی‌های منحصربه‌فردی برخوردار است.

حالا شما می‌دانید به چه افراد پیام می‌دهید و چه چیزهایی برای آن‌ها مهم است. بنابراین شخصی‌سازی کردن ایمیل‌ها، مخصوصاً به کمک نرم‌افزارهای ایمیل مارکتینگ، پروسه‌ی بسیار ساده‌تری است. درست است که هر ایمیل را برای بیش از ۱۰۰ نفر تنظیم می‌کنید، ولی لزومی ندارد مخاطبان شما به این امر پی ببرند. نکته‌ی مهم این است که بازدهی ایمیل‌های شخصی‌سازی‌شده ۲۶ درصد بالاتر از سایر ایمیل‌ها و نرخ کلیک آن‌ها ۱۴ درصد بیشتر از سایرین است. مراحل زیر در شخصی‌سازی ایمیل‌ها به شما کمک می‌کند:

• نام مخاطب را به خط عنوان اضافه کنید.
• در صورت لزوم اطلاعات مرتبط با آن منطقه‌ی خاص را به ایمیل اضافه کنید.
• محتوایی را ارسال کنید که مرتبط با چرخه‌ی عمر لید شما است.
• فقط ایمیل‌هایی را ارسال کنید که به آخرین تعاملات کاربران با برند شما اشاره دارند.
• به وقایع یا رویدادهای خاص یک ناحیه اشاره‌کنید.
• ایمیل‌ها را با یک امضا شخصی از یک فرد (نه شرکت) به پایان ببرید.
• یک دکمه‌ی call-to-action به ایمیل اضافه کنید که برای کاربران هدف کاربردی و مفید باشد.

اتوماسیون آخرین مرحله‌ای است که تمام لیست گروه‌بندی‌شده‌ی شما را به جریان می‌اندازد. به عبارتی پس‌ازاینکه زیرگروه‌های خاص را تشکیل دادید، ایمیل‌ها را به‌صورت خودکار ارسال کنید. سرویس‌های زیادی وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها برای خودکارسازی بهره بگیرید. این سرویس‌ها معمولاً به دو گروه تقسیم می‌شوند:

این سیستم‌ها، به دنبال اقدامی خاص، به‌طور خودکار مجموعه‌ای از ایمیل‌ها را ارسال می‌کنند. به‌عنوان‌مثال زمانی که یک شخص کتاب شما را دانلود می‌کند. همان‌طور که پیش‌ازاین در مورد چگونگی ویرایش متن ایمیل صحبت کردیم، حالا باید تصمیم بگیرید که چگونه می‌خواهید ایمیل‌ها را بفرستید: هرچند روز، چند هفته یا حتی چند ماه. نکته‌ی مثبت «پاسخ خودکار»، این است که شما می‌توانید برنامه را تنظیم کنید و آن را رها کنید. هر کاربری که بخشی از Autoresponder شما است، هر ایمیلی را که به مجموعه اضافه کنید دریافت می‌کند.

گردش خودکار در حقیقت یک گام جلوتر از پاسخ خودکار است و اجرای کلیدی آن عبارت‌اند از: معیار ثبت‌نام یا هر اقدامی که کاربر را برای گردش خودکار واجد شرایط می‌کند، هدف یا اقدامی که کاربر را از گردش خودکار خارج می‌کند.

ابزارهای گردش خودکار، به‌صورت هوشمند درمی‌یابد که آیا یک کاربر ایمیل را بازکرده یا پیشنهادی را دریافت کرده است و سپس بر اساس این رفتار مجموعه‌ای از اقدامات را انجام می‌دهد. به این معنی که می‌تواند مجموعه‌ای از ایمیل‌ها را ارسال کند یا حتی بر مبنای آنچه کاربر انجام می‌دهد، یک مرحله از چرخه‌ی عمر مشتری را تغییر دهد.

تفاوت اصلی گردش خودکار و پاسخ خودکار این است که گردش خودکار، به‌صورت هوشمند عمل می‌کند. این ابزارها می‌توانند مراحل یا مسیر مجموعه ایمیل‌های خودکار را بر اساس چیزی که مشتری مفید می‌داند، تغییر دهند. درحالی‌که در سیستم پاسخ خودکار، یک کاربر مجموعه‌ای خاص از ایمیل‌ها را در فواصل زمانی مشخص و صرف‌نظر از اقدامات یا ترجیحات دیگر، دریافت می‌کند.

درنهایت، ارسال زیاد ایمیل‌ها به روش پاسخ خودکار، خطر اسپم شدن را به همراه دارد. با در نظر داشتن تمام مواردی که ذکر شد، برای اجتناب از اسپم شدن ایمیل‌ها نکات زیر را رعایت کنید:

• نام و آدرس شرکت خود را در هر ایمیل وارد کنید.
• لینک‌های لغو اشتراک را در مکانی قابل‌مشاهده قرار دهید.
• فیلدهای «From» و «Reply to» را با آدرس ایمیل‌های واقعی پرکنید.
• عبارتی را برای «عنوان ایمیل» انتخاب کنید که بیانگر محتوای ارسال‌شده باشد.