چرا در مهلت‌های طولانی کارها را به تعویق می‌اندازیم

 بسیاری از کارمندان، تمایلی به شنیدن این جمله ندارند: « این کار را تا پایان روز تحویل دهید.» ولی واقعیت این است که تعیین مهلت‌های کوتاه بیشتر از موعدهای طولانی به کارمندان کمک می‌کند کاری را بدون مشکل تکمیل کنند.

محققان راجش باگچی و استفان هاک در یکی از مطالعاتی که در ژورنال تحقیقات مصرف‌کنندگان منتشرشده، توضیح می‌دهند که مهلت‌های طولانی، کارمندان را متقاعد می‌کند که یک وظیفه سخت‌تر از واقعیت آن است. این برداشت باعث می‌شود آن‌ها منابع بیشتری را به کار خود اختصاص دهند. به‌علاوه این امر احتمال به تعویق انداختن وظایف و حتی ترک کار را افزایش می‌دهد. نتایج فوق حتی درزمانی که مهلت سررسید به دلیل عدم دسترسی به شرایط موردنیاز طولانی می‌شود نیز صادق است.

در این تحقیق، از داوطلبان حاضر در یک مرکز محلی خواسته شد به نظرسنجی کوتاهی در مورد برنامه‌های بازنشستگی پاسخ دهند. محققان دو تاریخ سررسید تصادفی را انتخاب کردند. به یک گروه از داوطلبان اعلام شد که برای پاسخ دادن به سؤالات، یک هفته زمان در اختیاردارند. برای گروه دوم نیز دو هفته زمان در نظر گرفته شد. نتایج نشان می‌داد که گروه دوم، پاسخ‌های طولانی‌تری به سؤالات داده بودند و وقت بیشتری برای نظرسنجی صرف کرده بودند. اما نتایج به نکته‌ی دیگری نیز اشاره داشت: گروه دوم، بیشتر از گروه اول کار خود را به تعویق انداخته یا نیمه‌کاره رها کرده بودند.

در مطالعه‌ی دیگر، یک مهلت سررسید طولانی باعث شد شرکت‌کنندگان پول بیشتری به خاطر تنظیم فرم بازگشت مالیات خود بپردازند. گرچه طولانی بودن مهلت مقرر، توسط یک فاکتور اتفاقی و خارجی تحمیل‌شده بود. در این مطالعه افرادی که فرم مالیاتی آن‌ها دیرتر دریافت می‌شد و بنابراین زمان کمتری برای تکمیل مالیات خود در اختیار داشتند، باید هزینه‌ی بیشتری برای اقدامات مشابه به دیگران می‌پرداختند (مثل استخدام کارشناسان مالیاتی یا خرید نرم‌افزار آماده‌سازی مالیات).

تحقیقات فوق، برای مدیران و کارمندانی که باید برای خودشان یا دیگران، مهلتی مشخص کنند، بسیار مفید واقع می‌شود. این یافته‌ها به درک ما از قانون پارکینسون نیز کمک می‌کند. شکی نیست که مدیران، باید با دقت بیشتری مهلت‌های سررسید را بررسی کنند. قانون پارکینسون می‌گوید مهلت‌های طولانی‌مدت، مردم را به هدف‌گذاری‌های ساده‌تر سوق می‌دهد و به همین دلیل آن‌ها تلاش کمتر روی کار خود می‌گذارند. اما تحقیقات اخیر نشان می‌دهد که مهلت‌های طولانی، پیچیدگی مسائل را در ذهن مردم بیشتر می‌کند. درحالی‌که قانون پارکینسون فقط تعهد زمانی را پیش‌بینی می‌کند، تحقیقات نشان می‌دهد که ددلاین‌های طولانی، روی تعهدات پولی نیز تأثیر می‌گذارد. بنابراین وقتی یک مسئولیت یا وظیفه، بودجه‌ی خاصی را می‌طلبد، بهتر است از مهلت‌های کوتاه‌تر استفاده کنیم.

تا این مرحله نتایج به‌دست‌آمده صرفاً به یک مهلت زمانی واحد مربوط می‌شوند. اما بسیاری از اوقات ما مجبوریم بین مهلت‌های متعدد توازن برقرار کنیم. یانگ یانگ و کریس هسی و منگ ژو (استاد بازاریابی دانشگاه هاپکینز) در یک مطالعه جداگانه این موضوع را موردبررسی قراردادند که افراد، در برابر مهلت‌های متعدد چه واکنشی نشان می‌دهند. یعنی زمانی که برای وظایفی که از سطوح اهمیت متفاوتی برخوردارند، مهلت‌های مقرر چندگانه‌ای وضع‌شده است. نتایج تحقیقات نشان می‌داد که در این شرایط، افراد وظایف کم‌اهمیت با مهلت‌های کوتاه را به اهداف مهم با مهلت‌های طولانی‌تر، ترجیح می‌دهند. محققان این یافته را «اثر فوریت محض» نامیده‌اند. آن‌ها توضیح می‌دهند که چگونه محدودیت زمانی، بر انتخاب وظایف مختلف تأثیر می‌گذارد.

در آزمایش بعدی، محققان از دانشجویان یک دانشکده خواستند که یکی از این دو گزینه را انتخاب کنند: وظیفه‌ی اول را در مهلت کوتاهی انجام دهند و به‌عنوان پاداش، سه شکلات دریافت کنند، یا وظیفه‌ی دوم را در مهلت طولانی‌تر تکمیل کنند و پنج شکلات پاداش بگیرند. به دانشجویان اعلام شد که وظیفه‌ی اول «اورژانسی» است، درحالی‌که در حقیقت هر دو وظیفه مثل هم بود و تنها به پنج دقیقه زمان نیاز داشت. بیشتر دانشجویان، تمایل خود را به گزینه‌ی اول نشان دادند و از دریافت پاداش بیشتر صرف‌نظر کردند. چراکه گزینه اول، توهم «منقضی شدن» را در ذهن آن‌ها به وجود می‌آورد. مطالعات مشابه نیز روی کارگران قراردادی حرفه‌ای Amazon Mechanical Turk صورت گرفت. این کارگران به‌منظور کسب درآمد، باید هرروز ثبت‌نام می‌کردند وظایف مختلفی را انجام می‌دادند. در شرایط مشابه، این کارگران حاضر بودند هشت درصد از دستمزد خود را از دست بدهند تا فوراً کاری را به دست آورند. درواقع آن‌ها کار فوری را با مشخصه‌ی پرداخت کم می‌شناختند.

معمولاً علت این است که وظایف فوری، دارای پاداش یا بازپرداخت‌های سریع و مشخص هستند، یا افراد می‌خواهند ابتدا وظایف فوری را تمام کنند و پس‌ازآن به وظایف مهم بپردازند. اما مطالعات جدید نشان می‌دهد که ما گاهی وظایفی را در اولویت قرار می‌دهیم که بی‌اهمیت و ناچیز، اما فوری به نظر می‌رسند، حتی زمانی که این انتخاب به لحاظ مالی به ضرر ما است. به شیوه‌ای رفتار می‌کنیم که گویا وظایف فوری، جذابیت خاصی مستقل از پیامدهای خود دارند.

این الگوها برای مدیران و همه‌ی افرادی که مهلت‌های سررسید را تعیین می‌کنند، بسیار مهم هستند. این یافته‌ها نشان می‌دهند که چگونه باید قواعد یک بازی را تنظیم کرد: ددلاین‌های فوری برای وظایف ضروری، توجه افراد را جلب می‌کند. افرادی که این وظایف را به عهده می‌گیرند، به‌احتمال بیشتری کار خود را تکمیل می‌کنند، به‌احتمال کمتری کار را به تعویق می‌اندازند و بازهم به‌احتمال کمتری منابع و پول اضافی بابت این وظایف صرف می‌کنند.  

اما گاهی اوقات اگر یک مسئولیت، ذاتاً پیچیدگی‌های بیشتری داشته باشد، یا اگر برخی از عوامل خارجی دخیل باشند، به مهلت‌های طولانی‌تری نیاز داریم. آیا در این صورت هم بهره‌وری کاهش می‌یابد؟ پاسخ تحقیقات به این سؤال مثبت است.

زمانی که سررسید پروژه‌ها دور است، مدیران باید توجه کارمندان را به‌جای زمان و مهلت، به نتایج کار جلب کنند. یادآوری پاداش یا حق‌الزحمه‌ای که آن‌ها در پایان دریافت می‌کنند، روشی است که مؤثر واقع می‌شود. البته در مواردی، مهلت طولانی کارایی بیشتری دارد، مثلاً برای افرادی که همیشه به برنامه‌ریزی علاقه‌مندند، یا زمانی که می‌خواهیم پولمان را برای دانشگاه یا دوران بازنشستگی پس‌انداز کنیم. بسیاری از مردم این امور را نیمه‌کاره رها می‌کنند و برخی از افرادی نیز به این دلیل موفق می‌شوند که ارزیابی آن‌ها از تلاشی که باید روی کار بگذارند، بیشتر از انرژی واقعی موردنیاز است. در این حالت فشار مهلت سررسید، به‌عنوان تنظیم‌کننده و متعادل‌کننده‌ی برنامه عمل می‌کند.