چگونه می‌توان در کارکنان ناکارآمد انگیزه ایجاد کرد؟

شاید متوجه شده باشید که اخیراً کسب‌وکارتان «مثل همیشه» نیست و پی برده باشید که عملکرد یک یا دو نفر از کارکنانتان رضایت‌بخش نیست. در این مطلب، عملکرد نامناسب، علل آن، چگونگی شناسایی یک کارمند ناکارآمد و اقدامات لازم را برای حل‌وفصل مسالمت‌آمیز آن بررسی می‌کنیم.

عملکرد نامناسب زمانی است که یک کارمند وظایف خود را پایین‌تر از سطح انتظار انجام می‌دهد. نکات ذیل، برخی از نمونه‌های بسیاری را نشان می‌دهد که به‌عنوان عملکرد نامناسب طبقه‌بندی می‌شوند:

• عدم انجام وظایف در سطح استاندارد بالا
• عدم تطابق و پیروی از سیاست‌ها و رویه‌های کاری
• رفتار بدی که بر دیگران در محیط کار تأثیر منفی می‌گذارد

اهداف کارکنان متفاوت هستند؛ برخی ممکن است به‌دنبال ثبات شغلی باشند، درحالی‌که برخی‌دیگر می‌خواهند درون شرکت پیشرفت کنند. اطمینان‌خاطر از فرصت‌های رشد برای ایجاد انگیزه ضروری است. اگر جای هیچ «پیشرفتی» نباشد (بدون توجه به شکل ارائه‌ی آن) می‌تواند باعث بروز ویژگی‌های عملکرد پایین در کارکنان شود.

فقدان تنوع در شغل می‌تواند منجر به ملال‌آورشدن وظایف روزمره شود که به‌نوبه‌ی خود موجب کاهش انگیزه و تأثیرات منفی بر استانداردهای کاری شود.

اگر ارتباطات صحیحی وجود نداشته باشد، چه مربوط به عملکرد شغلی باشد یا اتفاقات حیاتی منابع انسانی، می‌تواند منجر به فرسودگی شغلی و اهداف نامشخص شود.

برخی مسائل می‌تواند چنان جدی باشد که کل روز ما را تحت‌تأثیر قرار دهند. هنگامی‌که کارکنان به‌دلیل مسائل خارج از محیط کار احساس نامطلوبی دارند، این امر می‌تواند به‌شدت بر توانایی آن‌ها در تمرکز تأثیر بگذارد، به‌ویژه هنگامی‌که احساس می‌کنند هیچ سیستم پشتیبانی برای کمک به آن‌ها وجود ندارد.

اگر جو عمومی در محیط کار منفی و به‌‎شدت تحت فشار باشد، می‌تواند تأثیر منفی بر توانایی کارکنان برای کنارآمدن با تیم‌های کاری شود.

اگر وظیفه‌های کاری یکنواخت و ثابت باشند، کارکنان به‌راحتی می‌توانند به وضعیت اتوپایلوت دچار شوند. این بدان معنی است که بهبود خروجی کار می‌تواند بسیار سخت بوده و خسته‌کننده به‌نظر برسد.

احساس فوق‌العاده‌ای است وقتی‌که شما برای رسیدن به اهداف خود به سطوح بالاتر و فراتر می‌روید، اما اگر مشوقی برای این موفقیت‌ها وجود نداشته باشد، موجب احساس عدم‌تعهد کارکنان برای دستیابی به سطوح بالاتر در شغل و نقش خود می‌شود.

انتظارات شغلی باید هم در مصاحبه‌های کاری و هم در حین کار برجسته و مشخص شود. اگر لازم است تغییراتی در شغل ایجاد شود، باید به‌ اطلاع عموم برسد، نه‌ اینکه انتظار داشته باشید دیگران از پیش به‌آن واقف باشند، زیرا این امر می‌تواند باعث سردرگمی بسیاری در کارکنان شود.

ناتوانایی در انجام صحیح کار می‌تواند بدبینی شغلی را افزایش دهد، به‌ویژه هنگامی‌که این عدم‌توانایی ناشی از نبود منابع مورد نیاز است.

هر سناریویی نیازمند این است که شما تا با موقعیت‌ها، متفاوت برخورد کنید. اگر مسئله تنها با فرد برمی‌گردد، انجام مراحل زیر تضمین‌کننده رفتار منصفانه است:

• با سؤال به کارمند نزدیک شود و بپرسید که کارها چگونه پیش می‌رود و آیا موردی هست که آن‌ها مایل به صحبت درباره‌ی آن باشند.‌
• برخی کارکنان احساس می‌کنند قادر به اظهار مواردی هستند که موجب آزار آن‌ها می‌شود، که توسعه‌ی برنامه‌ی بهبود را تا حد زیادی ساده‌تر می‌کند.
• برای کسانی که از تأثیر اقدامات خود بر کسب‌وکار بی‌اطلاع هستند، زمان مناسبی برای مطرح‌کردن نگرانی‌ها و توسعه‌ی برنامه‌ی بهبود است.
• موارد را بنویسید و با هم بر سر یک برنامه به توافق برسید. هدف‌های اسمارت یک روش کلاسیک اما فوق‌العاده برای تعیین اهداف هستند.
• اگر مسئله‌ای ریشه در مشکلات شخصی دارد، گوش شنوایی باشید و ازطریق واحد منابع انسانی خود او را پشتیبانی کنید.
• اطمینان دهید که از این به پس همه‌ی مکالمات مثبت و سازنده خواهد بود.

برخورد با ناکارآمدی کارکنان به‌روش مستقیم و شفاف، کلید حل‌وفصل این معضل است، بنابراین بازخورد باید برای کمک به توسعه‌ی کارکنان مثبت و سازنده باشد. در ادامه برخی از بایدها و نبایدهای ارائه بازخورد به یک کارمند کم‌کار را یادآوری می‌کنیم:

• بازخورد مشخص و سازنده بدهید.
• مراقب هر الگویی که منجر به رفتار ناکارآمد می‌شود، باشید.
• همراه‌با دلگرمی و تشویق توضیح دهید که چگونه تغییرات مثبت منجر به بهبود کلی توسعه‌ی آن‌ها می‌شود.
• همیشه مهربان باشید.

• هر چیزی که نیازمند بهبود است، را بر سر او آوار کنید. هربار بریک یا دو مسئله‌ی قابل‌کنترل تمرکز کنید.
• احساسات منفی بروز دهید. ایجاد احساس سرخوردگی و استیصال آسان است، اما باعث فشار بیش از حد می‌شود.
• از اولتیماتوم استفاده کنید، مثلاً: «اگر تا انتهای روز نتوانی این کار را انجام دهی، دیگر فایده‌ای ندارد».

متأسفانه یک کارمند ممکن است با وجود یک برنامه‌ی بهبود و نظام پشتیبانی پیشرفتی نداشته باشد. در این مواقع باید ازطریق مسیری رسمی اقدام شود. مهم است که شخص را آگاه کنید که درصورت عدم ایجاد بهبود، اقدام انضباطی صورت خواهد گرفت. برای اطمینان از برخورد صحیح و منصفانه با کارمند خود، به او اطمینان دهید که از قانون کار پیروی می‌کنید.در مورد نحوه‌ی انجام فرایند با بخش مدیریت منابع انسانی خود مشورت کنید، عموماً الگوی زیر دنبال می‌شود:

• دعوت شخص به یک جلسه به‌صورت کتبی و اطمینان از اینکه قبل از جلسه به آن‌ها اطلاع کافی داده شود.
• به‌صورت کتبی بیان کنید که کارمند این حق را دارد که یک شاهد او را همراهی کند.
• اطمینان حاصل کنید که دلایل برگزاری جلسه‌ی انضباطی را بیان کرده‌اید، درصورت لزوم برای پشتیبانی از تصمیم خود تاریخ وقایع گذشته را ذکر کنید.
• در حین جلسه‌ی انضباطی، به شخص فرصت دهید تا از ادعای خود دفاع کند و شواهدی را در جهت اثبات عدم سزاواری خود برای این هشدار یا اخراج ارائه دهد.
• به او اطلاع دهید درصورتی‌که احساس می‌کند که این تصمیمات ناعادلانه است، می‌تواند به‌صورت کتبی تقاضای تجدید نظر کند.