افسانه‌های استراتژی؛ شماره ۹: استراتژی باید خارج از سازمان تنظیم شود

در طول چهار دهه‌ی گذشته، ایده‌هایی که درزمینه‌ی تعریف و نحوه‌ی تنظیم استراتژی پذیرفته‌ شده، به‌ندرت تغییر کرده است. ایستایی و ثابت ماندن مفاهیم استراتژی یک مشکل جدی محسوب می‌شود زیرا ما در دنیایی زندگی می‌کنیم که از زوایای مختلف، دائماً در حال تغییر است. درواقع باید این مسئله را فراتر از یک «مشکل» ببینیم، چراکه تحقیقات متعددی نیز به نرخ بالای شکست استراتژی‌های فعلی اشاره دارند. بااین‌حال ما رویکردهای سابق استراتژی را ادامه می‌دهیم، درحالی‌که می‌دانیم با این روش‌ها به نتیجه‌ی مثبتی نمی‌رسیم. علت گرفتار ماندن در دام رویکردهای سنتی، ۱۰ افسانه‌ی استراتژی یا باورهای نادرست فراگیری است که در حوزه‌ی استراتژی وجود دارد و به‌عنوان اصول پایه‌ای تدریس و اجرا می‌شوند. در این مطلب روی نهمین افسانه‌ی استراتژی متمرکز می‌شویم: «تنظیم استراتژی مستلزم نیروها و منابع خارج از سازمان است.»

افسانه‌ی نهم، رویکردی نوظهور است که تقریباً در تمام جهان، به‌صورت یک استاندارد سازمانی اجرا می‌شود: هرسال یک‌بار، رهبران کلیدی شرکت جلسه‌ی مهمی را در خارج از محیط شرکت یا سازمان (برای مثال لابی هتل یا نظیر آن) با عنوان تنظیم استراتژی برگزار می‌کنند. آن‌ها در این جلسه به کمک یک مشاور، یک ماتریس تجزیه‌وتحلیل SWOT را توسعه می‌دهند و بوم مدل کسب‌وکار چندین سال اخیر را ترسیم می‌کنند. بعدازظهر همان روز، مدیران، برخی از اعضای تیم را دورهم جمع می‌کنند تا درباره‌ی نتایج به‌دست‌آمده صحبت کنند و البته، کمی باهم معاشرت داشته باشند و خوش بگذرانند! در پایان روز، همه‌ی اعضا باانرژی و پرانگیزه به خانه می‌روند و روز بعد، دوباره به شرکت بازمی‌گردند و کارهای هرروزه‌ی خود را انجام می‌دهند. استراتژی یادشده، تا سال بعد و جلسه‌ای مشابه، به دست فراموشی سپرده می‌شود.

شاید سازمان‌های مختلف، جلسه‌ی تنظیم استراتژی خود را با کمی تفاوت‌های جزئی برگزار کنند. البته توصیفاتی که ما از این جلسه بیان کردیم، کمی فانتزی و کاریکاتورگونه است، اما در واقعیت تفاوت چندانی با این داستان ندارد. بنابراین طبق افسانه‌ی نهم، تنظیم استراتژی «می‌تواند» و «باید» طی یک یا دو روز، در محیطی خارج از محدوده‌ی شرکت انجام شود. خروج از محیط سازمانی، باعث می‌شود مدیران و تیم‌ها، از حال و هوای همیشگی خارج شوند و خلاقیت و تمرکز بیشتری داشته باشند.

ایده‌ی تنظیم استراتژی به شیوه‌ی فوق، واقعاً جذاب است. زیرا ما درگیر فعالیت خاصی هستیم که با امور هرروزه‌ی کسب‌وکار، فرق دارد. اما افسانه‌ی نهم حداقل به پنج دلیل، ایده‌ی کاملاً اشتباهی است:

۱- جدایی فعالیت تنظیم استراتژی از سایر فعالیت‌های کسب‌وکار: مهم‌ترین نقطه‌ی قوت افسانه‌ی نهم، یعنی برگزاری جلسه‌ی تنظیم استراتژی در محیطی خارج از محدوده‌ی فیزیکی سازمان، در عمل به یکی از نکات ضعف کلیدی این رویکرد تبدیل می‌شود. افسانه‌ی نهم، رابطه‌ی تنظیم استراتژی و کسب‌وکار را به‌معنای واقعی قطع می‌کند و باعث می‌شود استراتژی، ماهیتی خاص و منحصربه‌فرد داشته باشد. یکی از مشکلات همیشگی استراتژی این است که پیوند محکمی با عملیات روزانه‌ی سازمان‌ها ندارد و ایده‌ی افسانه‌ی نهم (جلسه‌ی خارج از سازمان) فقط این مشکل را تشدید می‌کند. به بیان ساده، اگر شما قوانین و تسهیلاتی را برای تقویت تمرکز کارمندان فراهم کنید، هیچ نیازی به برگزاری جلسه‌ی خارج از شرکت ندارید.

۲- همه‌ی افراد نمی‌توانند در طراحی استراتژی حضور داشته باشند. برنامه‌هایی که خارج از سازمان اجرا می‌شوند، کارمندان را به دو گروه تقسیم می‌کنند: افرادی که می‌توانند در جلسه شرکت کنند و افرادی که نمی‌توانند در فعالیت فوق حضور داشته باشند. همان‌طور که در قسمت‌های قبل تأکید کردیم، نقش همه‌ی اعضای شرکت در طراحی و توسعه و اجرای استراتژی ضروری است. افسانه‌ی نهم به این مشکل نیز دامن میزند؛ مخصوصاً زمانی‌که افراد حاضر در جلسه، در مورد اتفاقاتی که رخ‌ داده است، صحبت نمی‌کنند. این امر نه‌تنها به گفتمان‌های مؤثر منجر نمی‌شود، بلکه باعث رونق گرفتن شایعات، گمانه‌زنی‌ها و حرف‌های بی‌اساس نیز می‌شود.

۳- جلسه‌ی خارج از شرکت، مبتنی بر توهم آگاهی است. اگر فرض کنیم که یک گروه منتخب از مدیران می‌توانند در طول یکی دو روز و در جلسات خارج از شرکت، استراتژی مؤثری تنظیم کنند، بسیار اشتباه کرده‌ایم. استراتژی در زمره‌ی پیچیده‌ترین موضوعات یک سازمان قرار دارد. در یکی از قسمت‌های قبل، گفتیم که استراتژی را نمی‌توان ساده‌سازی کرد. اینجا هم تظاهر به اینکه برگزاری جلسات خارج از شرکت برای تنظیم استراتژی کافی است، مقوله‌ی استراتژی را بیش‌ازحد ساده‌سازی می‌کند. البته تأکید می‌کنیم که ایجاد یک استراتژی مؤثر، به تعامل با دنیای بیرون نیاز دارد، زیرا در تعاملات خارجی نکات مهم زیادی شنیده، آزمایش و درک می‌شود.

۴- ایده‌های خوب به‌صورت تدریجی ساخته می‌شوند. فعالیت‌های Offsite یا خارج از سازمان، عمدتاً بر مبنای جلسات طوفان مغزی و ورکشاپ‌های فشرده پیش می‌روند. مسلماً این برنامه‌ها الهام‌بخش و سرگرم‌کننده‌ هستند، اما بهترین ایده‌ها با این رویکرد حاصل نمی‌شوند. به بیان ساده، ایده‌های کارآمد به‌صورت ناگهانی و طی یک جلسه‌ی خارج از سایت، ظهور نمی‌کنند. ایده‌های تأثیرگذار، به‌صورت تدریجی و به‌عنوان آثار جانبی کارهای روزمره‌ی افراد پدیدار می‌شوند. بهترین ایده‌ها معمولاً در فرصت‌های کوتاه استراحت (پس از دوره‌های سخت کار)، به ذهن افراد خطور می‌کند؛ یعنی پس‌ازاینکه ذهن نیمه هشیار یا ناخودآگاه ما، مسئله‌ای را پردازش کرده و حالا ذهن خودآگاه، آن را ساماندهی می‌کند.

۵- استراتژی یک فرایند مداوم است، نه یک رویداد موقت. جلسات خارج از شرکت، تنظیم استراتژی را یک رویداد فرض می‌کنند، زیرا در آن‌ها زمان شروع و پایان یک فعالیت سالانه مشخص می‌شود. شاید ما نیز در طول زمان، به این باور رسیده باشیم که استراتژی در یک رویداد یا جلسه‌ی ایستا تنظیم می‌شود. اما واقعیت ِاستراتژی این‌طور نیست. طراحی و اجرای استراتژی یک فرایند مداوم است که در ۳۶۵ روز سال، ادامه دارد. فراموش نکنیم که همه‌ی سازمان‌ها و دنیای اطراف نیز همیشه در حال تغییر و حرکت هستند. برای اطمینان از اینکه استراتژی ما دائماً به‌روزرسانی و به‌طور مؤثر اجرا می‌شود، به یک رویکرد پیوسته و مداوم نیاز داریم.

برگزاری جلسات گروهی و صحبت کردن پیرامون استراتژی، اصلاً بد نیست. درواقع صرف‌نظر از اینکه استراتژی را چگونه تنظیم می‌کنیم، مباحثات جمعی در این مورد همیشه ارزشمند است. اما همان‌طور که پنج نکته‌ی بالا ثابت می‌کنند، گفتگوهای گاه‌به‌گاه و ایزوله‌ی خارج از سازمان، هیچ مزیت و فایده‌ی خاصی ندارند.

اگر نکاتی را که در این مطلب ذکر شد، درکنار نتایج هشت افسانه‌ی قبلی بگذاریم، به‌آرامی گزینه‌ی جایگزین را درک می‌کنیم. رویکرد جایگزین استراتژی مؤثر، فرایندی همیشگی است که همه‌ی اعضای سازمان را پوشش می‌دهد. استراتژی نه یک فعالیت خاص و مجزا، بلکه بخشی از فعالیت روزانه‌ی همه‌ی پرسنل است.