معرفی کتاب مجالی برای تمرکز؛ سیستمی برای کار کمتر و موفقیت بیشتر

در طول تاریخ، زمان و ابعاد مختلف آن، مورد توجه انواع تمدن‌ها بوده و امروزه این توجه بیش‌ازپیش وجود دارد. امروزه فناوری‌های نوین، محیطی فراهم آورده‌اند که تقریبا در کوتاه‌مدت می‌توان به اطلاعات بی‌شماری دسترسی پیدا کرد و کارها را بسیار سریع‌تر و آسان‌تر از پیش انجام داد. بااین‌حال، میل به سرعت عمل در انجام کارها روزبه‌روز بیشتر می‌شود؛ لذا با چنین تمایلی این احساس در افراد به وجود می‌آید که از زمان عقب مانده نمی‌توان به‌طور مؤثر بهره‌مند شد.

سیر تاریخی نشان داده‌است که ضعف در مدیریت زمان، یک مسئله قدیمی است. مسئله‌ای که فناوری آن را به وجود نیاورده و قادر به حل آن نیست. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان دراختیار داریم و فرایندهای اداری، کمتر دستخوش کاغذ و ملزومات غیرلازم قرار می‌گیرند، ضعف در مدیریت زمان را نمی‌توان پنهان کرد. به همین دلیل، اثر بخشی بیشتری در این زمینه مورد نیاز است؛ زیرا برای موفقیت بیشتر، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای، نیازمند به‌کارگیری راهبردهای مدیریت زمان هستیم. این راهبردها برای استفاده‌ی بهینه از وقت تنظیم شده و به‌عنوان روش‌هایی برای پایش و کنترل زمان به کار می‌روند. با استفاده‌ی مؤثر از زمان می‌توان اهداف را مشخص و وظایف و فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کرد. با برنامه‌ریزی و اختصاص زمان، درک افراد از زمان دردسترس، افزایش می‌یابد و درنتیجه می‌توانند از زمان خود به‌صورت هدفمند و سازمان یافته استفاده کنند.

اولویت بندی امور و اختصاص زمان مشخص به هر فعالیت، موجب می‌شود وظایف گوناگون به موقع انجام شود. پس با استفاده از روش‌های مدیریت زمان، بینش افراد در مورد نحوه‌ی استفاده از زمان بیشتر می‌شود و به این ترتیب افراد، تخمین دقیق‌تری از مدت زمان لازم جهت انجام کارها به دست می‌آورند و در مجموع نتایج مفیدی حاصل می‌شود.

اغلب کتاب‌های مدیریت زمان، کم و بیش به نکات مشابهی اشاره می‌کنند. از هنر نه گفتن حرف می‌زنند و به ماتریس آیزنهاور می‌پردازند که ابزار ساده‌ای برای اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان است. از محدودیت منابع می‌گویند و بر اهمیت واگذاری اختیار تأکید می‌کنند. درباره‌ی مدیریت توجه صحبت می‌کنند و به خوانندگان خود توصیه می‌کنند از نوتیفیکیشن‌ها و سایر عوامل حواس‌پرتی فاصله بگیرند. گاهی هم تکنیک‌هایی مانند تکنیک مدیریت زمان (Getting Things Done) را کمی تغییر شکل می‌دهند و اهمیت و اثربخشی آن‌ها به زبان و ادبیاتی دیگر را، به مخاطبان خود گوشزد می‌کنند. بنابراین اگر چند کتاب مدیریت زمان خوانده باشید، به تدریج با تمام اصول و تکنیک‌ها آشنا می‌شوید و یک کتاب تازه در مدیریت زمان، نمی‌تواند شما را چندان هیجان‌زده کند. کتاب مجالی برای تمرکز مایکل هیت نیز از این قاعده مستثنی نیست. این کتاب که با عنوان مجالی برای تمرکز به فارسی ترجمه شده است، به مجموعه‌ای از اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان می‌پردازد که شاید آن‌ها را به‌صورت پراکنده در مکان‌های مختلف خوانده باشید. بااین‌حال اگر مطالعه‌ی پیشین چندانی در این حوزه ندارید، به سراغ کتاب مجالی برای تمرکز بروید؛ زیرا احتمالاً مایکل هیت می‌تواند شما را بسیار راضی کند.

کتاب مجالی برای تمرکز، عصاره‌ای از مشاوره‌های مایکل هیت برای افزایش بهره‌وری است. او با گردآوری مطالبی که در طول سال‌ها با مشتریان خود در میان گذاشته است، به ما کمک می‌کند تا بر کار خود مسلط شویم. اگر با انبوهی از کارها و وظایف بی شمار رو‌به‌رو هستید، این کتاب شما را راهنمایی می‌کند تا با سه گام ابتدایی توقف، برش و اقدام، بهره‌وری خود را بالا ببرید. بسیاری از ما انسان‌های قرن بیست و یکمی، دنیایی سریع و پرمشغله برای خود ساخته‌ایم. ما انسان‌های امروزی، به‌شدت در کارهای خود غرق شده‌ایم و دیگر ۱۶۸ ساعت در هفته، زمان زیادی برای ما به‌نظر نمی‌رسد؛ زیرا بیشتر این زمان را مشغول به کار هستیم. کتاب «مجالی برای تمرکز» راه‌حلی برای برون رفت از این کمبود وقت پیش روی ما می‌گذارد تا این شانس را پیدا کنیم که زمانی را به سلامتی، روابط، تفریحات و زندگی خود اختصاص دهیم و خود را از شر کار بیش از حد، استرس ناشی از آن و حواس‌پرتی، رها کنیم.

در کتاب «مجالی برای تمرکز» به قلم «مایکل هیت» یاد می گیریم که چطور حواس‌پرتی‌ها را از بین برده، لیست کارهای روزانه را کاهش داده و خود را از شر تعلیق و انقطاع کارها رها کنیم. تمام افراد ۱۶۸ ساعت در هفته دراختیار دارند ولی هرگز کافی به‌نظر نمی‌رسد؛ زیرا کار سهم اصلی اوقات ما را می‌بلعد. در اکثر حرفه ها، نزدیک به هفتاد ساعت در هفته به کار اختصاص دارد و به این طریق وقت کم‌تری برای استراحت، ورزش کردن، خانواده و دوستان باقی می‌ماند. در این میان، اگر مراقب نباشیم، تمام چیزهایی که واقعا در زندگی حائز اهمیت هستند، فدای لیست بلندی از کارها که روزبه‌روز بر آن افزوده می‌شود، خواهند شد. اما چاره چیست؟

مایکل هیت در این کتاب که جزو کتاب‌های پرفروش نیویورک‌تایمز نیز محسوب می‌شود، ۹ روش اثبات شده را به شما معرفی می‌کند تا به وسیله‌ی آن، سیستمی برای افزایش بهره‌وری و رسیدن به موفقیت‌های بیشتر با انجام کار کمتر شکل دهید و بالاخره خود را از کار کردن رها ببینید تا بتوانید در باقی امور زندگی نظیر سلامتی و روابط خود نیز به موفقیت برسید. او به شما کمک می‌کند تا جهت رها شدن از شر حواس‌پرتی‌ها، کار خود را اصلاح کنید و آن را تحت کنترل درآورید، وظایف و تعهدات خود را غربال کنید، کارهای غیرضروری را حذف کنید. هیت همچنین می‌کوشد تا به شما بیاموزد که به نبرد حواس‌پرتی و وقفه‌ها بروید، مرزهایی را مشخص کنید و از آزادی خود محافظت کنید و در نهایت، از زمان و انرژی خود برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری استفاده کنید.

این کتاب به‌طور ویژه برای کسانی نوشته شده است که در جایگاه مدیریت و سرپرستی قرار دارند. فرض نویسنده بر این است که خواننده، جلسات متعدد کاری دارد و توده‌ای از ایمیل‌ها بر سرش ریخته و در محیط کار، با نرم‌افزارهایی مثل Slack سر و کار دارد. همچنین کسانی را نیز دراختیار دارد که می‌شود کارها را به آن‌ها واگذار کرد. اگر در پایین‌ترین رده‌ی یک کسب‌وکار باشید، خیلی زود متوجه می‌شوید که واگذاری اختیار، قرار نیست کار شما را سبک‌تر کند؛ بلکه شما همان فردی هستید که تمام افراد رده‌های بالاتر، قرار است کارها و وظایف‌ خود را بر دوش شما بریزند و خودشان را سبک‌تر کنند.

«بله» و «نه» دو عبارت قدرتمند در حوزه‌ی بهره‏‌وری محسوب می‌شوند. هرچند باید گفت همیشه پای سبک و سنگین کردن در میان است. همان‏طور که ذکر شد، هر بار که بله می‏گوییم، به چیز دیگری نه می‏گوییم و نمی‌‏توان از این وضعیت فرار کرد. نمی‏توانیم هم درخواست صرف ناهار مشتری را بپذیریم و هم با همسرمان قرار ناهار داشته باشیم. حتی اگر نه هم نگوییم، پذیرش این جلسه به‌معنای نه‏‌گفتن به مهم‏ترین شخص زندگیمان محسوب می‌شود. این همان سبک و سنگین کردن برای گفتن بله به مشتری و تأیید ملاقات با اوست.

البته این سبک و سنگین کردن‌‏ها همیشه بد نیستند. زمانی‌که سبک و سنگین کردن را بهتر درک کنید، به‏‌سادگی و در صورت لزوم «نه» خواهید گفت. تنها کاری که باید انجام دهید این است که در زمان مواجهه با یک فرصت، سبک و سنگین کنید. اکثر ما این کار را انجام نمی‏‌دهیم و با عجله بله می‏گوییم و بعد از آن است که تازه متوجه می‏‌شویم در ازای این بله گفتن چه چیزی را از دست داده‌‏ایم. اگرچه زمانی‌که با آگاهی دست به تصمیم‏ بزنید، می‏توانید روی تصمیمات خود کنترل داشته باشید. می‌‏توانید با پاسخ‏‌دادن به چند سؤال هزینه‌ی بله‌گفتن را بسنجید؛ مثلاً از خود بپرسید: «برای بله‏ گفتن به این فرصت از چه چیزی باید دست بکشم؟» یا، «آیا نه‏‌گفتن به این فرصت، به من اجازه می‏‌دهد به فرصتی بهتر بله بگویم؟». این پرسش‌‏ها و سبک و سنگین کردن‏ بسیار مفید است؛ به‏‌خصوص برای افرادی که در نه‌‏گفتن و به‌دنبال آن، در مدیریت زمان خود مشکل دارند.

به خاطر داشته باشید زمان منبعی تجدید ناپذیر و ثابت است و نمی‌توان حتی یک ثانیه‌ی دیگر به مدت زمان روز اضافه کرد. زمانی‌که در میانه‌ی یک مسیر، توقف می‌کنیم، اتفاقات فوق‌العاده‌ای رخ می‌دهند؛ زیرا ما به این ترتیب، فرصتی برای قاعده‌مند کردن زندگی و رسیدن به تصویری شفاف از مقصد و هدف به وجود می‌آوریم. همچنین زمانی را به ارزیابی و درک موقعیت کنونی اختصاص می‌دهیم و با تمرکز بر استراحت، سلامتی و روابطی که داریم، به‌دنبال احیای انرژی خود می‌رویم.

دیدگاه هیِت، مخالف نگاه کسانی است که برای افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان، زندگی خود را فشرده می‌کنند و دیرتر می‌خوابند و زودتر بیدار می‌شوند تا بتوانند ساعات بیشتری برای تلاش و فعالیت داشته باشند. او تأکید می‌کند که افزایش ساعت کار به بیش از ۵۰ ساعت در هفته باعث افزایش بهره‌وری نمی‌شود، بلکه اثر معکوس دارد. در یک پژوهش مشخص شده که در ۵۰ ساعت کار، فقط حدود ۳۷ ساعت کار مفید وجود دارد. اما در ۵۵ ساعت کار، فقط ۳۰ ساعت کار مفید وجود خواهد داشت. پر واضح است که هر قدر از آستانه‌ی ۵۵ ساعت فراتر رویم، بهره‌وری کاهش بیشتری خواهد یافت.

هیت در کتاب خود به هفت روش برای احیا و کسب مجدد انرژی اشاره می‌کند و توضیح می‌دهد که اگر برای این هفت مورد وقت نگذاریم، در مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری موفق نخواهیم شد. اولین نکته‌‌ی مورد توجه هیت، خواب کافی است. او توضیح می‌دهد که بین بسیاری از مدیران و کارآفرینان متداول است که از خواب کم خود بگویند و توضیح دهند که وقت زیادی را برای کار و تلاش صرف می‌کنند. سپس اضافه می‌کند که این باور کاملا غلط است و ما باید وقت بیشتری را برای خواب در نظر بگیریم. تأکید هایت بر این است که ما تمام ساعتی که در تختخواب هستیم را به خواب اختصاص نمی‌دهیم و معمولاً ۲۰٪ کمتر از زمانی‌که خودمان فکر می‌کنیم می‌خوابیم؛ برای مثال، وقتی پنج ساعت در تخت هستیم، احتمالاً چهار ساعت خوابیده‌ایم. جمله‌ی جالب هایت این است که ما با بالش‌های خود به‌عنوان دشمن بهره‌وری برخورد می‌کنیم، اما در نهایت این بی‌خوابی است که به کار ما لطمه وارد می‌کند.

دومین عاملی که او برای احیا و کسب انرژی مطرح می‌کند، تغذیه است. او می‌گوید: «اگر مواد مغذی لازم وارد بدن نشود، بهترین سیستم بهره‌وری در جهان هم به درد شما نخواهد خورد.» او مجموعه‌ای از نکات و توصیه‌ها را در زمینه‌ی تغذیه مطرح می‌کند که استفاده از غذاهای طبیعی و کاهش مصرف افراطی قند از جمله‌ی آن‌ها است. سومین نکته، جنب‌و‌جوش و تحرک است. هیت تأکید می‌کند که وقتی که برای ورزش و پیاده‌روی و تمرین‌های فیزیکی می‌گذارید، هدر نمی‌رود؛ بلکه به شما انرژی‌ خواهد بخشید که می‌توانید آن را در کارها و فعالیت‌های کلیدی خود صرف کنید.

عامل چهارم ارتباط با دیگران است. او به این بحث می‌پردازد که دیگران می‌توانند یک منبع انرژی مهم برای ما باشند. همچنین اگر اطرافیان خود را اشتباه انتخاب کنیم، ممکن است این اطرافیان، بخش مهمی از انرژی شما را تخلیه کنند. او توضیح می‌دهد که اطرافیان، صرفاً به کسانی که شما را از نزدیک می‌بینند محدود نمی‌شوند، بلکه دنبال‌کنندگان شما در فیسبوک و اینستاگرام و توییتر هم کسانی هستند که می‌توانند به ما انرژی دهند یا انرژی ما را بگیرند و تخلیه کنند. پنجمین عامل مورد اشاره‌ی هیت، سرگرمی است. او توضیح می‌دهد که نباید سرگرمی را تا دوران بازنشستگی به تعویق بیندازید. به گفته‌ی هایت، کار بدون سرگرمی، انسان را به موجودی کودن تبدیل می‌کند و کسانی که زمانی را به سرگرمی اختصاص نمی‌دهند، با اُفت کارایی، خلاقیت و تمرکز رو‌به‌رو می‌شوند و بهره‌وری‌ آن‌ها کاهش می‌یابد. به دلیلِ اینکه هدف سرگرمی رسیدن به یک محصول نهایی مطلوب نیست، انسان در انجام دادن آن آزادی عمل دارد. همین موضوع، قدرت پنهان سرگرمی را آشکار می‌کند. زمانی‌که شما برای رسیدن به چیزی تلاش نمی‌کنید، می‌توانید و اجازه دارید بازده کمی داشته باشید. این یعنی می‌توانید دست به آزمون و خطا بزنید و چیزهای جدیدی را تجربه کنید.

برای بسیاری از افرادی که پرمشغله هستند، بسیار راحت است که امور زندگی را به سرعت انجام داده و بدون تفکر و بدون اینکه بدانند چه تأثیری روی دیگران می‌گذارند، تصمیم‌گیری و عمل کنند. این ناآگاهی در طول هفته‌ها، سالیان و دهه‌های بعد، زندگی عجولانه‌ای برای افراد به وجود می‌آورد که صرفاً واکنشی به نیروهای بیرونی است. انسانی که این‌گونه زندگی کند قطعاً پشیمان خواهد شد.آخرین نکته، واضح اما بسیار مهم است. اینکه ساعاتی را در روز و هفته برای جدایی از کار در نظر بگیریم. ساعت‌هایی که به کار فکر نکنیم، هیچ‌کاری انجام ندهیم، درباره‌ی کار صحبت نکنیم و از خواندن مطالبی که مرتبط با کار هستند، خودداری کنیم. نویسنده معتقد است که باتوجه‌به این هفت مورد، توان و انرژی ما احیا می‌شود و می‌توانیم در باقیمانده‌ی ساعات روز و هفته، با بهره‌وری بالاتری فعالیت کنیم و خروجی بیشتری داشته باشیم. اکثر مردم گمان می‌کنند کلید موفقیت در یافتن و ذخیره ی وقت است. اما "مایکل هیت" در "مجالی برای تمرکز" به شما می آموزد که رمز موفقیت در به کارگیری صحیح زمان است که به شما اجازه‌ی تمرکز برای زندگی بهتر را خواهد داد.

مایکل هیت در این کتاب،نهایتا به این نتیجه می‌رسد که هدف نهایی بهره‌وری، انجام کارهای بیشتر نیست، بلکه انجام کارهای صحیح است. به گفته‌ی او، اکثر سیستم‌های افزایش بهره‌وری به‌جای اینکه مشخص کنند کدام کارها را باید انجام بدهید، صرفاً روی بالا بردن بازده کار صحبت می‌کنند. هیت می‌گوید که این کار مثل این است که بدون اطلاع از مقصد به مسافرت برویم. در عوض، باید به‌عنوان اولین گام در مسیر افزایش بهره‌وری اهداف خود را در کار و زندگی شخصی تعریف کنیم.

در بخشی از کتاب، مایکل هیت به سراغ این مسئله می‌رود که شما در حرفه‌ی خود باید به سراغ فعالیت‌هایی بروید که در آن‌ها کارایی و اشتیاق دارید. همچنین در ادامه توضیح می‌دهد که وقتی شما وقت خود را صرف این فعالیت‌ها کنید، نشاط بیشتری خواهید داشت و بهره‌وری را افزایش می‌دهید. در غیر این صورت، با انجام کارهایی که در آن‌ها کارایی ندارید وقت خود را هدر می‌دهید. همچنین، ممکن است با رفتن به سراغ فعالیت‌هایی که به آن‌ها مشتاق نیستید، وقت خود را تلف کنید. در اینجا مایکل هیت به شما کمک می‌کند تا کارهای غیر ضروری را حذف، خودکار یا واگذار کنید.

مولف کتاب به این حقیقت اشاره می‌کند که حداکثر کردن بهره‌وری، نیازمند احیای انرژی به شکل دوره‌ای است، مسئله‌ای که بسیاری از افراد از آن غافل هستند. هیت در این مورد می‌گوید: «بسیار پیش آمده که زندگی خود را فدای کارمان کنیم و اجازه دهیم کار، مانند نهنگی در وان حمام، حضوری پررنگ در برنامه زندگی ما داشته باشد. ما در این روند، سعی می‌کنیم سایر امور زندگی خود را طبق کارمان برنامه‌ریزی کنیم. تصور می‌کنم که این‌گونه، مسیر را برعکس طی کرده‌ایم. ابتدا باید زندگی خود را طراحی کنیم و سپس کار خود را برای سازگاری با سبک زندگی و اهدافمان برنامه‌ریزی کنیم. این هدف دست‌یافتنی است زیرا من هرساله با صدها کارآفرین و مدیر برخورد می‌کنم و همین پیشنهاد را دراختیار آن‌ها می‌گذارم. نتیجه‌ی این پیشنهاد، بهبود کار و افزایش رضایت آن‌ها بوده است».

طبق گفته‌ی هیت، اگر به‌طور مداوم حواستان پرت برنامه‌ها و تجهیزات مختلف و هشدار پیام جدید، آرا و… شود، دیگر نمی‌توانید برای مدتی طولانی روی کارهای مهم تمرکز کنید. شرکت اپل پنج سال بعد از عرضه گوشی آیفون به بازار افتخار می‌کرد که سرورهای این شرکت بیش از هفت تریلیون پیام را مبادله کرده‌اند. این آمار در حال افزایش است و البته این مطلب صرفاً راجع به تلفن همراه شما نیست. رایانه، تبلت و ساعت هوشمند شما، که هریک برنامه‌های خاص خود را دارد، به این حواس‌پرتی‌ها می‌افزایند. هریک از این هشدارها توجه شما را می‌ربایند. پس از مطالعه ی این کتاب شما می‌توانید کار خود را اصلاح کرده و آن را تحت کنترل خود درآورید. همچنین، کارها و تعهدات خود را غربال و کارهای غیر ضروری را حذف کنید، به نبرد حواس پرتی‌ها و وقفه‌ها بروید، مرزهایی را مشخص کنید و از آزادی خود محافظت کنید و در نهایت، از زمان و انرژی برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری، استفاده کنید.

مایک هیت، به‌عنوان مدیرعامل اجرایی یک انتشارات بزرگ شرایط گذشته‌ی خود را این چنین توصیف می‌کند:

من در طول هفته به‌صورت بی‌وقفه مشغول کار روی پروژه‌ها و جلسات مختلف بودم. همچنین، در این بین، وضعیت اضطراری و حواس‌پرتی‌های مختلف نیز پیش می‌آمد و کارم با وقفه روبه‌رو می‌شد. خانواده‌ام از این وضعیت خسته شده بودند و انرژی و اشتیاق من رو به اضمحلال بود و درنهایت هم سلامتم را از دست دادم. باید برای تمام‌شدن این وضعیت کاری می‌کردم. در آن زمان مشکلم این بود که خیلی کار می‌کردم. بعدها متوجه شدم تمرکز روی همه‌چیز باعث می‌شود روی هیچ‌چیز تمرکز نداشته باشم. وقتی خود را در دنباله‌ای بی‌پایان از کارها و موقعیت‌های اضطراری مشغول کرده باشید، دیگر نمی‌توانید به کارِ برجسته‌ای دست بزنید. البته بسیاری از ما روزها، هفته‌ها، ماه‌ها و سال‌های عمر خود را همین‌گونه سپری کرده‌ایم.

مایکل اس. هیت متولد سال ۱۹۵۵، نویسنده، وبلاگ‌نویس، سخنران و مدیرعامل و موسس شرکت مایکل هیت است. وی چندین کتاب در مورد رهبری، بهره‌وری و تعیین هدف نوشته است. عنوان کامل کتاب به زبان انگلیسی «Free to Focus: A Total Productivity System to Achieve More by Doing Less» است. در سال ۲۰۱۹، انتشارات Baker Books این کتاب را منتشر کرد. در سال ۱۳۹۹، انتشارات هورمزد کتاب یادشده را در دسته‌بندی مجموعه کتاب‌های حوزه‌ی مدیریت زمان، با عنوان کامل «معرفی کتاب مجالی برای تمرکز؛ سیستمی برای افزایش بهره‌وری و رسیدن به موفقیت‌های بیشتر با انجام کار کمتر» و ترجمه‌ی امیرحسین فتوحی، در ۲۵۰ صفحه به بازار عرضه کرده است.