تنظیم یک برنامه‌ی کاری روزانه، باعث افزایش کارایی شما خواهد شد و می‌توان به تمام فعالیت‌ها رسیدگی کرد. اما خیلی از ما نحوه‌ی تنظیم یک برنامه را نمی‌دانیم. پیش از این در مقاله‌ای به اهمیت هدف‌گذاری موثر یا هوشمند در برنامه‌ی کاری اشاره کرده بودیم. در این مقاله قصد داریم به اشتباهات رایج در فرآیند انجام یک برنامه‌ی کارآمد اشاره کنیم و نحوه‌ی مقابله با آن‌ها را یادآور شویم.
۱. از افراد خودخواه اطراف خود دوری کنید
احتمالا در محیط کاری خود با افرادی روبه‌رو شده‌اید که تنها برای خود و پیشرفت کار خود اهمیت قائل می‌شوند. این افراد بدون هیچ توجهی به اطراف و برنامه‌ی کاری دیگران به سپردن فعالیت‌های اضافی به همکاران خود مشغول می‌شوند. فرض کنید همکار شما به دلیل ناتوانی در انجام کارهای خود، لحظه به لحظه مزاحم شما شود؛ در چنین شرایطی به انجام کارهایتان نخواهید رسید.
راه‌حل: اگر کارهای محول شده برای شرکت ضروری نیستند یا فرد از قدرت بیشتر نسبت به شما برخوردار نیست باید کاملا صریح و البته مودبانه اهمیت فعالیت‌های خود و محدودیت‌های زمانی آن‌ها را گوشزد کنید. به هر حال باید طرف مقابل به برنامه‌ی کاری شما احترام بگذارد.
۲. فعالیت‌های خود را به طور مشخص بیان کنید
پر کردن سطور یک برنامه نباید هدف نهایی شما باشد. زمانی فعالیت ماهیت خود را بدست می‌آورد که بتوان برای انجام آن برنامه‌ریزی کرد. یکی از مشکلاتی که غالبا افراد با آن روبه‌رو می‌شوند استفاده از جملات گنگ یا خیلی کلی است.
راه‌حل: به جای استفاده از جملات کلی و کلیشه‌ای، سعی کنید جنبه‌های مختلف فعالیت را تعریف کنید و اگر لازم است آن را به فعالیت‌های زیرمجموعه تقسیم کنید.
۳. برنامه‌ی خود را از فعالیت‌های مختلف پر نکنید
پر کردن برنامه با اهداف ایده‌آل به جای توجه به محدودیت‌ها و واقعیت‌های موجود، شما را از موفقیت دور نگه می‌دارد و طعم شیرین پیروزی را نمی‌توان چشید. در طرف مقابل اگر برنامه را از فعالیت‌های مختلف پر کنید، برنامه خسته‌کننده به نظر می‌رسد و احتمالا در انجام تک‌تک فعالیت‌ها موفق نخواهید بود.
راه‌حل: یکی از راه‌هایی که می‌تواند به شما در رسیدن به کارآیی کمک کند، کاهش فعالیت‌های روزانه است. اگر برنامه‌ی را از فعالیت‌های گوناگون پر کنید و آخر هم به هیچ کدام نرسید، انگیزه‌ی خود را از دست خواهید داد. بنابراین باید برنامه‌ی کاری از اهداف مهم پر شود. فعالیت‌های خود را بر اساس اهمیت و محدودیت زمانی مرتب کنید و برای هر روز برنامه‌ریزی کنید. فعالیت‌های مهم برای پیشبرد اهداف تیم یا پروژه‌های شرکت حیاتی‌تر هستند.
۴. برای خود وقت استراحت اختصاص دهید
بهینه‌ترین حالت از نگاه مدیریت آن است که از ۸ صبح تا ۵ بعد از ظهر به طور مداوم کار کنید. مسلما بهینه‌ترین حالت بدتر‌ین حالت ممکن بوده و با واقعیت‌های موجود سازگار نیست.
راه‌حل: مهم نیست چقدر کار دارید؛ فعالیت‌های خود را به بازه‌های زمانی تقسیم‌بندی کنید و بعد از هر بازه، یک زمان استراحت اختصاص دهید. این کار انرژی از دست رفته‌ی شما را دوباره برمی‌گرداند. طی یک تحقیق علمی مشخص شده است که افراد موفق به طور متوسط ۵۲ دقیقه کار مفید انجام می‌دهند و ۱۷ دقیقه استراحت می‌کنند. در زنگ تفریح خود می‌توانید راه بروید، چای بنوشید یا در اینترنت به دنبال سایت‌های مفید و مطالب جذاب باشید.
۵. برنامه‌ی خود را انعطاف‌پذیر طراحی کنید
یک بهانه، برای انجام ندادن کارها کافی است. زمانی هم که عزم خود را برای انجام کار جزم می‌کنیم، با آمدن یک ایمیل، یک پیامک یا دریافت یک پیام ضروری، از تمام فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده عقب می‌مانیم.
راه‌حل: معمولا در تنظیم برنامه سناریو‌های مختلف را در نظر می‌گیرند و برای هر سناریو برنامه را تنظیم می‌کنند. برای جلوگیری از عقب افتادن کارها می‌توان زمان‌هایی خالی از فعالیت را در برنامه گنجاند. بنابراین اگر کار ضروری پیش آمد می‌توان در این فواصل به آن‌ها رسیدگی کرد؛ اگر نه که به زمان‌های استراحت خود اضافه کنید. با این حال در حین انجام فعالیت‌ها گوشی موبایل را در حالت بی‌صدا قرار دهید، ایمیل و چت‌ها را ببندید و تمرکز خود را تنها بر روی انجام کار بگذارید.
نمی‌توان شیوه‌ای عمومی برای تنظیم برنامه‌های روزانه‌ی هر فرد مشخص کرد؛ چرا که افراد در طول زمان، بهترین راه را برای خود پیدا می‌کنند. با این حال نکات ذکر شده در بالا به شما برای تنظیم بهینه‌تر این برنامه و نحوه‌ی انجام کارآمدتر فعالیت‌ها کمک خواهد کرد.
