در راه اندازی کسب و کار خود نمی‌توانیم ابرقهرمان باشیم

راه‌اندازی کسب و کار اولین قدم برای شروع ماجراجویی‌ یک کارآفرین است. ولی برخی کارآفرینان خود را با سوپرمن اشتباه می‌گیرند و سعی می‌کنند اکثر کارها را خود انجام دهند. این افراد خود را با هر چیزی در سازمان خود درگیر می‌کنند. یک کارآفرین هوشمند می‌داند که در مدیریت کسب‌ و کار به‌جای استفاده از ۱۰۰ درصد توانایی خود، بهتر است  از ۱ درصد توانایی ۱۰۰ نفر استفاده کند. اگر می‌خواهید یکی از استیو جابزهای آینده باشید، در ادامه با زومیت همراه باشید تا قسمتی از راه را به شما نشان دهیم.

دست زدن به اعمال قهرمانانه زمانی اتفاق می‌افتد که بنیان‌گذاران کسب و کار در وضعیت کمبود پول و زمان قرار گرفته باشند؛ اما نقطه‌ای وجود دارد که در آن باید جلوی بلندپروازی بیش از حد را گرفت؛ چون ممکن است به کسب و کار شما ضررهای جبران‌ناپذیری وارد کند. یک کارآفرین یا بنیان‌گذار در آن نقطه نیاز دارد تیم خود را درجه‌بندی کند و بر استراتژی بلندمدت تمرکز کند. اگر شما اکثر تمرکز و سرمایه خود را بر درآمد سازمان گذاشته‌اید و برای رسیدن به این هدف خود را درگیر اکثر چالش‌های موجود کرده‌اید، کسب و کار شما در خطر است. یک کارآفرین و بنیان‌گذار در سطح کلاس جهانی سعی می‌کند به تربیت نیروهایی بپردازد که می‌توانند کارهای او را کمتر کنند. آشنا شدن با کارهایی که صاحبان کسب و کارهای کوچک می‌‌توانند برون سپاری کنند هم می‌تواند برای شما سودمند باشد.

فرد استیونس اسمیث بنیان‌گذار و مدیر اجرایی شرکت رین فارست کیو ای (RainForest QA) است. فرد استیونس پس از گذشت سال‌ها و گذراندن سختی‌ها، تجربه‌های زیادی در زمینه‌ی مدیریت کسب کرده است. او می‌گوید: «در نخستین مراحل تأسیس رین فارست، من تقریبا نقش آچارفرانسه را داشتم و اکثر کارها را انجام می‌دادم. از پیاده‌سازی و طراحی کردن سایت خریدوفروش گرفته تا به‌روز کردن پیشخوان خرید برای این‌که مشتریان، خریدوفروش راحت‌تر و موفق‌تری داشته باشند.»

پس از مدتی او متوجه شد که با استخدام‌های اشتباه و غیر معقول به شرکت خود ضربه زده است و با این استخدام‌ها راهی برای رشد شرکت با استفاده از نیروی آموزش‌دیده وجود ندارد. او می‌گوید: «در آن وضعیت شرکت به مرز ورشکستگی رسیده بود، این اتفاق من را وادار کرد تا بر اهداف بلندمدت متمرکز باشم و هیچ‌گاه به عقب برنگردم.»

دوایت آیزنهاور می‌گوید: «کاری که مهم است، به‌ندرت فوری خواهد بود و کاری که فوری است، به‌ندرت مهم خواهد بود.» شما به‌عنوان یک بنیان‌گذار کارتان این است که یک چشم‌انداز بلندمدت و پایدار برای سازمان خود طراحی و تنظیم کنید. در این پروژه نه برای کسی قهرمان باشید و نه روش بلندپروازی و قهرمان‌بازی را برای دیگران پیاده‌سازی کنید. شما باید از خودتان این سؤالات بپرسید: چند درصد از زمان من قرار است برای اجرای پروژه‌های فوری صرف شود و نسبت آن‌ها با پروژه‌های بلندمدت چقدر است؟ آیا امکان این هست که مدیران و کارمندان، بدون مداخله شخصی من بتوانند پروژه‌ها را به نتیجه برسانند؟ چه فرایندهایی به من اجازه می‌دهند بدون درگیر شدن بیش از حد در جریان امور قرار بگیرم؟ اگر به دلیل مداخله همیشگی سرتان در جزئیات پروژه‌ها بیش از اندازه شلوغ شود، نمی‌توانید بر اهداف بلندمدت تمرکز کنید و در نتیجه نمی‌توانید مقیاس مناسبی از وضعیت شرکتتان ایجاد کنید.

در این حالت کارمندان و سرمایه‌گذاران شما، بیش از اندازه برای تسهیل پیشرفت خود، روی شما حساب می‌کنند. یک راه برای مدیریت کردن زمان این است که همیشه به فهرست وظایف روزانه خود فکر کنید و دقیقا طبق همان فهرست عمل کنید. شما می‌توانید لیست وظایف روزانه خود را مشابه لیست آیزنهاور تهیه کنید:

۱ - کارهای فوری و مهم: کارهایی که باید فورا و سریع انجام بگیرد، مانند نهایی کردن گزارش استخدام، گزارش مربوط به سرمایه‌گذاران

۲ - کارهای فوری و بی‌اهمیت: کارهایی که باید توسط نماینده‌ها انجام شوند، مانند جلسات برنامه‌ریزی

۳ - کارهای غیر فوری و مهم: کارهایی که نیاز به زمان دارند، مانند برنامه‌ریزی استراتژیک و طراحی پیام اصلی پروژه

۴ - کارهایی که نه مهم‌اند و نه فوری: کارهایی که باید متوقف شوند، مانند لغو اشتراک در خبرگزاری‌ها و تا کردن لباس‌ها

وظایف مسلم و قطعی زیادی برای راه‌اندازان و بنیان‌گذاران موفق وجود دارند که آن‌ها باید بتوانند آن‌ها را فورا مدیریت کنند. همیشه مهلت مشخصی برای جمع‌آوری گزارش‌ها، تنظیم اسناد حقوقی و معاملات وجود دارد که همه در آن زمان باید به اتمام برسند. وظایفی را پیگیری کنید که به‌صورت مستمر در جریان هستند. برای این کار شبیه همان روشی که سرویس‌های خدمات مشتریان، صفحات رسمی پرسش و پاسخ (FAQ) می‌سازند و می‌توانند به مطالبات مشتریان پاسخ دهند، عمل کنید. شما باید راهی پیدا کنید که اطلاعات موردنیازتان را به‌صورت طبقه‌بندی‌شده در اختیار شما قرار دهد.

مدیران و مشاوران زیادی مانند پل گراهام که از شرکای شرکت Y است، طرحی با نام Maker's Schedule برای کارآفرینان و مدیران پیشنهاد می‌دهند. بنیان‌گذاران در فعالیت کاری خود ممکن است در زیر انبوهی از پرسش‌ها مدفون شوند، مثلا پرسش‌هایی که توسط تیم استخدام در ارتباط با وظایف اجرایی بخش‌های خاص پرسیده می‌شود. مشکل اساسی جایی پیش می‌آید که این مسائل مخل وظایف بنیان‌گذار که شامل ریل‌گذاری طولانی‌مدت یک پروژه و تنظیم نحوه رشد و سوددهی شرکت است، باشند. شما نمی‌توانید دائما در چند حوزه مختلف تمرکز لازم را داشته باشید. اگر سرتان دائما شلوغ باشد و درگیری‌های بی‌اهمیتی داشته باشید، چگونه می‌توانید یک نقشه‌‌ی راه برای سرمایه‌گذاری تعیین کنید، استراتژی‌های گسترده را طراحی کنید و یا پیام‌های اصلی را مدیریت کنید؟

در برنامه روزانه خود، وقت معینی برای انجام کارهای مهمی قرار دهید که به تیمتان کمک کند تا به سمت اهداف بزرگ‌تری پیش برود. این زمان معین باید چیزی در حدود یک نیمروز یا حتی یک روز کامل در هفته کاری شما باشد تا بتوانید افق بعدی که شرکتتان قرار است به سمت آن حرکت کند، به‌دقت تعیین کنید.

واگذار کردن بخشی از کارها به دیگر افراد سازمان و مدیرت آن‌ها برای هر کارآفرینی راحت نیست. بر اساس تحقیقاتی که موسسه مشاوره Gallup انجام داده است، تنها یک ‌چهارم کارآفرینان توانایی مدیریت و تربیت افراد تیم خود برای محول کردن برخی کارها به آن‌ها را دارند. استفاده از این استعدادها می‌تواند به افزایش توان اجرایی شرکت شما کمک شایانی کند. به‌عنوان یک بنیان‌گذار، شما باید یاد بگیرید از فرایندهای خود سندسازی کنید و نیازتان را مشخص کنید، سپس افراد متخصص را استخدام کنید و به‌عنوان نماینده خود، به آن‌ها اطمینان داشته باشید.

اگر بتوانید با مشتریان بالقوه خود، سرمایه‌گذاران و کارمندانتان جلساتی برگزار کنید، برای پیشرفت و توسعه کارهایتان مفید است؛ اما بین بررسی فرصت‌ها و بحث در مورد انجام کارهای غیرضروری تفاوت وجود دارد. زمان برای شما بسیار ارزشمند است. شما باید این زمان را به کارمندان و سرمایه‌گذاران خود اختصاص دهید تا آن‌ها وظایفشان را بشناسند و ارتباط مؤثری با شما ایجاد کنند.