۱۳ هزینه اضافه که باعث هدر رفتن سرمایه در یک شرکت تجاری می‌شوند

کسب و کارهای کوچک اغلب از نظر مالی در تنگنا قرار می‌گیرند. مخصوصاً زمانی که نیاز است یک صورت‌حساب غیرمنتظره فورا پرداخت شود یا زمانی که چک مشتریان اصلی شرکت دیرتر از موعد وصول می‌شود. در این صورت برای پرداخت حقوق کارکنان در آن ماه مشکلات بزرگی ایجاد خواهد شد.

شما باید چنین مواقع غیر منتظره‌ای را از قبل پیش‌بینی کنید و برای مواجهه با آن آمادگی داشته باشید. یک راه‌حل برای چنین مواقعی این است که حدودا مبلغی معادل ۱۰ درصد از هزینه‌های ماهانه‌ی شرکت را به‌عنوان وجوه احتیاطی کنار بگذارید. اگر به دنبال راه‌حل‌هایی هستید که بتوانید برای روز مبادا یک اندوخته‌ی مالی فراهم کنید، با کاهش برخی از هزینه‌ها و با استفاده‌ی بهینه از قابلیت‌ها و توانایی‌های کارکنان خود، می‌توانید به این هدف دست پیدا کنید.

زمانی که هر کارمندی در شرکت، غذای خود را به همراه می‌آورد، این مسئله در طول سال باعث کاهش هزینه‌های شرکت خواهد شد؛ به طور مثال در آمریکا تهیه غذا از اغذیه‌فروشی‌ها ۱۲ دلار هزینه دارد، اما وقتی افراد در خانه غذای خود را تهیه می‌کنند و به همراه می‌آورند، غذای آن‌ها حدودا ۳ دلار هزینه در بر خواهد داشت. بنابراین محاسبه کنید که با این روش در طی یک سال و در مورد همه‌ی کارکنان شرکت، تا چه میزان در هزینه‌ها صرفه‌جویی خواهد شد.

برخی از کسب و کارهای کوچک، مبالغ زیادی برای پروژه‌های برون‌سپاری یا Outsource هزینه می‌کنند و انجام بعضی از کارهای شرکت خود را به شرکت ‌دیگر محول می‌کنند؛ اما شما می‌توانید با انجام تمام یا بخشی از پروژه‌های برون‌سپاری در داخل شرکت و محول کردن انجام این کارها به کارمندان تمام وقت یا پاره وقت، مبلغ قابل توجهی صرفه‌جویی کنید.

علاوه بر آن، در انجام پروژه‌های برون‌سپاری مشکلات دیگری نیز ممکن است به‌وجود بیاید. ممکن است به طور شفاف و واضح به شرکت برون‌سپاری انتقال داده نشود که شما دقیقا می‌خواهید. این سوءتفاهم‌ها به اشتباهات پرهزینه و در نتیجه، تأخیر در تحویل کارهای مورد نظر منجر خواهد داشت. بنابراین، ارزش دارد که بررسی کنید و ببینید آیا استخدام یک کارمند اختصاصی برای انجام آن پروژه به‌صرفه‌تر نخواهد بود؟

اگر شما در شرکتتان از لامپ‌های رشته‌ای استفاده می‌کنید یا کامپیوترهای شرکت در زمانی که مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، روشن رها می‌شوند؛ باعث اتلاف انرژی و تحمیل هزینه‌‌های اضافه خواهند شد. با استفاده از چند راهکار ساده می‌توانید در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید؛ به جای استفاده از لامپ‌های رشته‌ای از لامپ‌های فلورسنت کم‌مصرف استفاده کنید و کامپیوتر خود را زمانی که از آن استفاده نمی کنید، خاموش کنید. شاید این موارد بسیار جزئی و بی‌اهمیت به نظر برسند؛ اما در درازمدت باعث صرفه‌جویی هزینه‌ی قابل توجهی خواهند شد.

برای کسب و کارهای کوچک، بسیاری از خدمات اینترنتی و نرم‌افزار با صرف هزینه‌ی کم، قابل دسترس هستند. در مورد انجام کارهای شرکتتان، خدمات و تکنولوژی‌های غیرضروری را حذف کنید. اگر برای استفاده از تکنولوژی‌های جدید، قراردادهایی دارید که هزینه‌ی زیادی به شرکت تحمیل می‌کند، این قراردادها را لغو کنید و از موارد جایگزین که مستلزم صرف هزینه‌های کمتر هستند، استفاده کنید.

برخی از شرکت‌ها، صورت‌حساب‌های بانکی خود را در موعد مقرر پرداخت نمی‌کنند؛ بنابراین مرتکب اشتباهی پرهزینه می‌شوند. این شرکت‌ها با عدم پرداخت صورت‌حساب‌ کارت‌های اعتباری یا وام خود باعث‌ می‌شوند بانک از آن‌ها جریمه‌ی دیرکرد دریافت کند که این مسئله هزینه‌های شرکت را بالا می‌برد. بنابراین حواستان به صورت‌حساب‌های بانکی‌تان باشد تا مجبور نباشید مبلغی را به‌عنوان جریمه‌های بانکی دور بریزید.

کاملا واضح است که برگزاری چنین نمایشگاه‌هایی برای شرکت و کسب و کار جدید شما بسیار مفید است؛ اما به طور حتم مستلزم صرف هزینه‌ی زیاد و سرمایه‌گذاری‌ گسترده نیز خواهد بود. بدتر از همه این است که با وجود صرف هزینه‌های بالا، ممکن است نتوانید مشتریان مورد نظر را به سمت محصولات خود جذب کنید. در این صورت تمام هزینه‌ها به هدر خواهند رفت. بنابراین شرکت کردن در هر نمایشگاهی که امکان حضور شما در آن وجود دارد، به دقت بررسی کنید و فقط در نمایشگاه‌هایی حضور داشته باشید که به احتمال زیاد می‌توانند نتیجه‌بخش باشند و باعث افزایش فروش شما بشوند. به دقت بررسی کنید و ببینید آیا هزینه‌های حضور شما در نمایشگاه از سودی که احتمالا به دست خواهید آورد، خیلی بیشتر است یا نه. در صورت مقرون به صرفه بودن و افزایش فروش محصولاتتان، در آن نمایشگاه حاضر شوید.

 اگر کسب و کار شما مستلزم ارسال بسته‌های پستی فراوان است، بی‌دقتی در این امر باعث تحمیل هزینه‌های اضافه به شرکت شما خواهد شد. سعی کنید تا جایی که ممکن است هزینه‌های پستی خود را کاهش دهید؛ به عنوان مثال، برای ارسال یک نامه به اندازه کافی برای رسیدن به مقصد تمبر بچسبانید و بیشتر از تعداد موردنیاز، تمبر استفاده نکنید.

بسیار دشوار است که مؤثر بودن تبلیغات انجام‌شده برای محصولات شرکت خود را بسنجید؛ مخصوصاً اگر بودجه‌ی زیادی برای تبلیغات در رادیو و تلویزیون یا روزنامه و مجلات هزینه کرده باشید. البته نرخ تبلیغات بسیار متفاوت است و  برخی از تبلیغات تجاری بسیار پرهزینه هستند؛ بنابراین مؤثر بودن این تبلیغات را به‌دقت مورد بررسی قرار دهید.

برای شروع یک کسب و کار موفق یکی از مهم‌ترین روش‌ها این است که کارکنانی استخدام کنید که کار خود را به بهترین نحو انجام می‌دهند.

اگر مجبور هستید به‌طور مرتب برخی اجناس را برای شرکت‌ خود خریداری کنید، برای مثال هزینه‌ی کارتریج برای پرینترها که یک هزینه ثابت برای شرکت است، سعی کنید با شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهای کوچک دیگر به‌طور مشارکتی خریدهای خود را انجام دهید تا با افزایش حجم خریدتان، بتوانید از تخفیف‌های ویژه برخوردار شوید. این کار هم به نفع شما و هم به نفع سایر شرکت‌ها که در خرید با شما مشارکت کرده‌اند، خواهد بود.

اگر حساب هزینه‌ها را نداشته باشید، به‌طور حتم کسب‌وکار نوپای شما دچار مشکل خواهد شد. ممکن است فکر کنید به جای تلف کردن زمان برای پیگیری هزینه‌ها؛ بهتر است آن را صرف فروش محصولات‌، بازاریابی بهتر، طراحی و تولید محصولات جدید کنید. حتی اگر این‌گونه فکر می‌کنید، باز هم باید شخصی ریزبین و  مورد اعتماد را برای پیگیری دقیق و موشکافانه هزینه‌ها به خدمت بگیرید و با کنترل همیشگی، از اتلاف منابع مالی کسب‌وکار خود جلوگیری کنید.

آیا واقعا پایین‌ترین نرخ بیمه را برای بیمه‌ی کسب‌وکارتان پرداخت می‌کنید؟ شما می‌توانید با استفاده از خدمات آنلاین، بیمه‌نامه‌ها را با هم مقایسه کنید و با خرید مستقیم بیمه‌نامه، هزینه‌ی کمتری پرداخت کنید یا اینکه می‌توانید به یک دفتر بیمه‌ی مستقل مراجعه کنید تا در زمانی که شما ادعای خسارتی می‌کنید، نمایندگی بیمه بتواند به شما کمک کند و به بهترین شکل نیازهای بیمه‌ای شرکت خود را برطرف کنید.

اگر کارکنان شما دوره‌های آموزشی خاصی را طی کرده‌اند و قادر هستند کارهای بزرگ‌تری انجام دهند؛ محول کردن کارهایی که پایین‌تر از توانایی‌ها و پتانسیل‌های آنها است، در واقع به ضرر شرکت شما خواهد بود. شما باید مسئولیت‌های بیشتری به این افراد بدهید تا از حداکثر توانایی‌ آن‌ها استفاده کنید. نکته‌ی مهم دیگر این است که باید درباره‌ی سوابق کاری و علائق کارمندانتان سؤال کنید؛ این احتمال وجود دارد که آن‌ها بر طبق علائق و سوابق کاری‌شان بتوانند کارهای بیشتری برای شما انجام دهند یا اینکه در درازمدت برای کارکردن در شرکت شما انگیزه‌ی بیشتری داشته باشند.