آیا تاکنون در جلساتی حضور داشته‌اید که هیجان گروهی نظم جلسه را به هم بریزد؟ از آن دست جلساتی که افراد حاضر حرف یکدیگر را قطع می‌کنند یا ایده‌هایشان را تکرار می‌کنند، هم‌زمان با هم صحبت می‌کنند و ... . چنین مشکلاتی بیش از هر چیز، وقت و انرژی تلف می‌کنند و به برقراری جلسات بیشتر برای رفع سوءتفاهم‌ها، تغییر دادن تصمیم‌ها، دلجویی کردن از کسانی که دلخور شده‌اند و رفع تنش‌ها منتهی می‌شوند.
یک راه وجود دارد که بتوانید کیفیت زمانی را که در جلسات سپری می‌کنید، بهبود ببخشید: گوش بدهید. با بهبود مهارت گوش کردن و درک دیگران در جلسات، می‌توانید زمان مفیدی را که در هر جلسه سپری می‌کنید، افزایش دهید و از تکرار و کج‌فهمی جلوگیری کنید.
سؤالی که مطرح می‌شود این است که اگر گوش کردن تا این اندازه در حل مشکلات مؤثر است، چرا این‌قدر انجام دادن آن دشوار است؟ دلیل آن این است که اغلب ما به دیگران گوش می‌دهیم تا بتوانیم میان کلام آن‌ها وارد شویم و با آن‌ها مقابله کنیم! گوش می‌دهیم تا بتوانیم با ایده‌ها و نقطه نظرات خود وارد میدان شویم. گاهی نیز از ترس این‌که گوش دادن طولانی باعث فراموشی نظرات خودمان شود، از گوش دادن به صحبت‌های دیگران سر باز می‌زنیم. بیشتر اوقات تمرکز ما به‌جای گوش کردن و فهمیدن دیگران بر مکالمه خودمان است.
اما یک تکنیک ساده و اجرایی وجود دارد که به هر کسی کمک می‌کند در جلسات به‌طور مؤثرتری به صحبت‌های دیگران گوش دهد. نامش را حاشیه‌نویسی می‌گذاریم. شاید شما از آن دسته افرادی باشید که حین جلسات یادداشت برداری می‌کنید؛ اما اگر هوشمندانه و به‌منظور درک بهتر دیگران از آن‌ها استفاده نکنید، ممکن است در دام «صحبت کردن پیش از فکر کردن» گرفتار شوید. حاشیه‌نویسی به شما امکان اندیشیدن و پردازش اطلاعات و برقراری ارتباط بین نکته‌های مورد بحث می‌دهد و بدین ترتیب می‌توانید بجای بیان کردن اولین چیزی که به ذهن می‌رسد، سؤال‌های مؤثر و ارزشمند بپرسید.
اما این روش چگونه است؟
- برای صفحه خود یک حاشیه بزرگ در نظر بگیرید و از صحبت‌های گوینده یادداشت بردارید. در قسمت اصلی صفحه فقط سخنان شخص دیگر را بنویسید. یادداشت برداشتن از صحبت‌ها لازم نیست واژه به واژه و کامل باشد. کافی است نکته‌های کلیدی را یادداشت کنید.
- در حاشیه، ایده‌ها، قضاوت‌ها، تکذیبیه‌ها و سؤالاتی خود را درباره هر یک از نکاتی که پیش‌تر یادداشت کرده بودید، بنویسید. با قرار دادن آن‌ها در حاشیه کاغذ، تفکرات خود را از گفته‌های دیگران جدا می‌کنید. بدین ترتیب، در واقعیت به‌نوعی به دیگران امکان حرف زدن می‌دهید، در حالی که خودتان را کنار کشیده‌اید. مثلا وقتی رئیس یکی پس از دیگری ایده‌هایی درباره محصولی که قرار است به بازار عرضه شود، مطرح می‌کند؛ شما می‌توانید در حاشیه هر ایده بنویسید: «درباره بودجه سؤال کن»، «درباره یادداشتِ مدیر یادآوری کن».
- وقتی نوبت صحبت کردن شما می‌شود، نکاتی را که در حاشیه نوشته‌اید، به ترتیب اولویت بیان کنید و بعد از مطرح کردن هر نکته روی آن خط بکشید. اگر در طول جلسه نتوانستید چند نکته را بیان کنید که از اهمیت بالایی برخوردارند، آن‌ها را برای پیگیری بیشتر علامت‌گذاری کنید.
