اقداماتی که باید در مقابل خستگی کارمندان انجام دهید

برای موفقیت کسب و کار باید سختی‌های زیادی کشید و تمرکز خود را روی هدف معطوف کرد. اغلب افراد این کار را با بالا بردن کیفیت خروجی کار و بررسی رضایت مشتریان انجام می‌دهند، ولی چیزی که واقعاً مهم است و کارآفرینان ساده از آن می‌گذرند، فرسودگی کار نام دارد. اگر کارمندان به خاطر کار زیاد یا نامتعادل دچار خستگی و فرسودگی ناشی از کار شوند، سازمان ضرر جبران‌ناپذیری را متحمل خواهد شد. برای حل کردن این مشکل با زومیت همراه باشید.

بعد از مدتی شغلم آن جذابیت همیشگی را نداشت. شدت خستگی من به‌جایی رسیده بود که دیگر نمی‌توانستم آن را پنهان کنم. رییس من به‌سختی می‌توانست مرا در این شرایط مدیریت کند و من انرژی نداشتم که وضعیت خود را برای او گزارش دهم. ولی این شرایط با هوشمندی رئیس من تغییر کرد و طی یک روال صحیح، او من را از این حالت نجات داد.

داستان بالا اتفاقی است که می‌تواند برای هر یک از کارمندان شما بیفتد.

فرض کنید که کارکنان شما یک باتری دارند. این باتری انرژی کارمندان شما را برای انجام دادن کارها تأمین می‌کند. آن‌ها هرروز را با یک باتری شارژ شده و پر شروع می‌کنند. میزان شارژ موجود در باتری به‌طور مستقیم کیفیت و کمیت فعالیت، وظایف و مسئولیت‌های کارکنان را تعیین می‌کند. اگر آن روز کاری سخت باشد، کارمندان شما مجبورند باتری خود را خالی کنند و به دلیل حجم کار دچار استرس و اضطراب نیز خواهند شد، اگر از آن‌ها بخواهید که دوباره آن کارها را از اول انجام بدهند، حتما این پیشنهاد را رد خواهند کرد.

در طول روز کاری نمی‌توان فرسودگی کاری را حل کرد و این اتفاق ممکن است چند روز در هفته بیفتد. اگر فرسودگی روزانه تبدیل به فرسودگی هفتگی و یا ماهانه شود، زیان‌های زیادی را به بار خواهد آورد، چون کارمندان به همان مقدار زمان نیاز دارند تا انرژی خود را بازیابی کنند.

فرض کنید شاخص پیش‌بینی (PI) یک ارزیابی از میزان انرژی موجود در باتری کارمندان باشد. بر طبق شاخص پیش‌بینی عامل اصلی که باعث خالی شدن انرژی موجود در باتری می‌شود، خارج از دایره راحتی (Comfort Zone) قرار دارد.

اما دایره راحتی چیست؟

دایره راحتی وقتی است که شما در بهترین حالت خود قرار دارید. شما در این زمان بیشترین توانایی و قدرت را در مسئولیت خود به کار می‌گیرید و به کیفیت کار خود کاملاً اطمینان دارید. همه ما چنین شرایطی را تجربه کرده‌ایم، در این حالت که ما در بهترین سطح خود بوده‌ایم، توانایی مقابله با هر مشکلی را داشته‌ایم. از آن زمان به بعد ما نیز تمایل پیدا می‌کنیم تا چنین شرایطی را به دست بیاوریم و به همان شرایط ذهنی برسیم، پس تمام قدرت خود را روی یک کار متمرکز می‌کنیم. 

هر فرد یک تعریف منحصربه‌فرد از دایره راحتی خود دارد. بااین‌حال سخت است که کارفرمایان تشخیص دهند کدام کارمند خارج از دایره راحتی خود قرار دارد. ولی برای این مشکل ما سه‌راه حل را پیشنهاد داده‌ایم که شما می‌توانید از آن‌هابرای تشخیص این مشکل کمک بگیرید.

وقتی‌که قدرت یک نفر از بین می‌رود، او توانایی‌اش را برای کنترل کردن اوضاع پیرامون از دست می‌دهد. کارهای ساده‌ای مثل تمرکز و مشارکت تقریباً غیر ممکن می‌شوند. اگر کارمند تحت‌فشار قرار بگیرد، کم‌کم اثرات و علائم فرسودگی کاری را در او مشاهده خواهید کرد. در چنین مواقعی باید ادامه کار پروژه را به روز بعد انداخت، یا جلسات گروهی را دوباره زمان‌بندی کرد. اگر هم در چنین شرایطی رفتار ناشایستی از کسی بروز کرد، به دنبال انتقام‌جویی نباشیم. چون همه ما ممکن است دچار فرسودگی کاری شویم و کنترل خود را از دست دهیم.

وقتی ما از کار خود خسته می‌شویم، واقعا ایجاد انگیزه در حین کار برای تجدید قوا خیلی سخت می‌شود. انجام دادن کارهای موردنظر واقعا انرژی بیش از چیزی که ما درون خود داریم، نیاز دارند. در هر صورت ما به‌عنوان کارمند درگیر کارها می‌شویم و چشمانمان به ساعت خیره است تا وقتی‌که عقربه ساعت به عدد ۵ برسد و کار به اتمام برسد. تمام نیرویی که قرار است برای افزایش کارایی و بازده خرج شود، صرف مبارزه با استرس و تنش‌هایی موجود در کار می‌شود.

کارمندان شما می‌دانند که چه وقت، باتری آن‌ها ضعیف می‌شود. به تدریج پس از ضعیف شدن باتری، برای آن‌ها سخت می‌شود که روی یک کار تمرکز کنند و ارزشی برای آن قائل شوند. واقعا شما اگر جای چنین کارمندانی باشید، می‌خواهید که در چنین وضعیتی با کسی ارتباط برقرار کنید؟ این کارمندان در چنین شرایطی، برای اینکه حرفی ناخواسته از دهانشان نپرد یا کاری ناشایست انجام ندهند، سعی می‌کنند از جامعه بگریزند. گوشی‌ها به حالت سکوت درمی‌آیند، پیام‌های کوتاه جواب داده نمی‌شوند، تماس‌ها به صندوق صوتی منتقل‌شده و جلسه‌ها هم کنسل خواهند شد. 

ما در یک دنیای فانتزی زندگی نمی‌کنیم، کار، کار است و بعضی‌اوقات باید خود را به چالش کشید. بااین‌حال، هر وقت کارهای ما خارج از دایره علایق قرار گرفت، تعامل ما کاهش می‌یابد. مدیران هوشمند سعی می‌کنند برای جلوگیری از پیش آمدن چنین شرایطی به کارمندان خود کمک کنند تا بین کارهایشان تعادل ایجاد کنند. آن‌ها به کارمندان خود یاد می‌دهند که چگونه نقاط ضعف خود را پیدا کنند و با ایجاد علاقه در کار، باعث رشد خود و سازمان شوند.

این را هم باید گفت که این بار فقط بر دوش مدیران نیست، ما به‌عنوان کارمند باید موقعیت‌هایی را که باعث خالی شدن باتری‌مان می‌شود شناسایی کنیم. داشتن خودآگاهی در چنین شرایطی به یک کارمند کمک می‌کند تا انرژی خود را تنظیم کند. قبل از اینکه برای یک پروژه داوطلب شوید و یا مسئولیت اضافه‌ای را قبول کنید، حتما فکر کنید. سلامت شما حتماً ارزش دو بار فکر کردن را دارد.

در حال حاضر شما دلایل ایجاد فرسودگی کاری را می‌دانید. خب حال باید چه اقداماتی را انجام داد؟ یک مذاکره ساده می‌تواند این مشکل را حل کند. علاوه بر آن با بررسی روندهای کاری در شرکت و تقسیم‌بندی صحیح وظایف بسته به میزان انرژی افراد، می‌توان از ایجاد این نوع خستگی‌ها جلوگیری کرد.

وقتی احساس کردید در کار شما فرسودگی شغلی وجود دارد، سعی کنید تا با کمک کارمندان و مدیران، منبع آن را پیدا کنید. دلیل این مشکل می‌تواند یک پروژه اضافه، یک مشکل خانوادگی یا مسئولیت اضافه‌ باشد. در اکثر مواقع با به کارمندان اجازه دهید تا دلیل این فرسودگی را توضیح دهند، سپس منبع مشکل را بیابید و در نهایت مطمئن شوید که بین کار و انرژی آن‌ها تعادل ایجاد خواهد شد.