راه‌هایی برای مدیریت کارمندان دورکار

ما امروزه در یک دنیای مدرن زندگی می‌کنیم و افراد بااستعداد و ماهر در همه‌جا حضور دارند. استخدام کارمندان از شهرها و حتی کشورهای مختلف در یک شرکت، در حال جا افتادن است. اگرچه داشتن کارمندان دورکار و آزادکار و مدیریت کردن آن‌ها چالش‌های خاص خودش را دارد؛ اما اگر از راه درست انجام شود می‌تواند مقدار زیادی در هزینه‌های شرکت شما صرفه‌جویی کند. در ادامه به معرفی راه‌های مؤثر برای مدیریت کارآمد کارمندان دورکار می‌پردازیم.

۱-برقراری ارتباطات موفق

سعی کنید تا جای ممکن ارتباط واضحی با کارمندان دورکار خود داشته باشید. برای این کار می‌توانید از تکنیک‌های برقراری ارتباط از طریق ویدئو استفاده کنید و تصویر خودتان را در طول جلسه با آن‌ها به اشتراک بگذارید. برای توضیح دادن دستورالعمل‌ها از صفحه‌ی موبایل یا دسکتاپ خود اسکرین‌شات بگیرید و ضمیمه‌ی ایمیل کنید. از پلت‌فرم‌های چت برای صحبت کردن در مورد کارهای تیمی استفاده کنید. همچنین سعی کنید رفتاری داشته باشید که نشان دهد شما کارمندان دورکار خود را فراموش نکرده‌اید. به‌عنوان مثال بعد از اتمام جلسه، کمی زمان بگذارید و در مورد موضوعات مختلف و غیر کاری با آن‌ها صحبت کنید.

۲- تشویق به همکاری

از ابزارهای مدیریت اسناد برای به اشتراک گذاشتن فایل‌ها استفاده کنید. ابزارهایی مانند Google Drive و Dropbox برای این منظور عالی هستند. از ایمیل‌ برای به اشتراک گذاشتن فایل‌ها استفاده نکنید؛ زیرا ممکن است فایل‌ها گم شوند و کارمندان مجبور شوند وقت زیادی برای پیدا کردن آن‌ها صرف کنند. ابزارهای لازم برای کار کردن را در اختیار کارمندان دورکار بگذارید و همچنین روش استفاده را به آن‌ها را آموزش دهید. ابزارهای مختلفی نیز برای مدیریت تیم‌های مجازی وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها بهره‌مند شوید.

۳- مشخص کردن وظایف

هر هفته جلسه‌ی کوتاهی با کارمندان دورکار خود برگزار کنید و وظایفی را که از آن‌ها انتظار دارید، برایشان شرح دهید. سپس کمی زمان بگذارید و عملکرد هفته‌ی گذشته‌ی آن‌ها را بررسی کنید. انجام این کار برای ادامه‌ی همکاری به آن‌ها انگیزه می‌دهد.

۴- زیر نظر داشتن امور

سیستم‌های زیادی برای ردیابی کردن فرآیندها وجود دارد. البته نیازی نیست همه‌ی کارهای کارمندان خود را موشکافانه بررسی کنید. کمی انعطاف‌پذیری از خودتان نشان دهید؛ ولی آن‌ها را به حال خودشان رها نکنید. استفاده از این ابزارها زمانی ضرورت پیدا می‌کند که شما بخواهید بر اساس میزان ساعات کاری به آن‌ها حقوق بدهید. در چنین مواقعی شما می‌توانید متوجه شوید که آیا آن‌ها واقعا کار می‌کنند یا اینکه به گشت زدن در اینترنت مشغول هستند.

۵- احساس مهم بودن

اجازه بدهید آن‌ها هم احساس کنند که بخشی از تیم کاری شما هستند. خبرنامه‌هایی از عملکرد شرکت برای آن‌ها ارسال کنید و بگذارید احساس کنند که برای شما مهم هستند. در انجام دادن کارها با آن‌ها مشورت کنید و سعی کنید با شخصیت آن‌ها آشنایی پیدا کنید. برای مناسبت‌های مختلف برای آن‌ها هدیه بفرستید و حداقل سالی یک بار از آن‌ها دعوت کنید که در شرکت حضور پیدا کنند و به‌عنوان یک تیم بزرگ دور هم جمع شوید.