چگونه می توانید کارمندان غیر متعهد را کنترل کنید

آقای الف، به‌تازگی به مقام مدیریت یک بخش ارتقا پیداکرده است. این امر می‌تواند خبر خوبی باشد، ولی شاخه‌ای که او سرپرستی‌اش را دارد، اسیر هنجارهای غلط دیرپایی است که او آن‌ها را غیراخلاقی و غیرحرفه‌ای می‌بیند. اعضای تیم وقت کاری خود را روی پروژه‌های شخصی می‌گذرانند، کارمندان مشتریان را نادیده می‌گیرند تا چندین ساعت وقت خود را صرف ناهار یا بهانه‌هایی ازاین‌دست بگذرانند. مشکل بدتر این اینکه مدیرانی که قبل از آقای الف رهبری این بخش را به عهده داشته‌اند، همیشه کار کارمندان را در سطح «A» نمره‌گذاری کرده‌اند، درحالی‌که او نمی‌تواند حتی یک نفر را پیدا کند که در سطح متوسط کار کند.

اکثر افرادی که تازه به مقام مدیریت می‌رسند، می‌خواهند خیلی سریع اوضاع بخش خود را تغییر دهند. همیشه به رهبران جدید توصیه می‌شود برای اینکه برچسب اقتدارگرایی یا خودمحوری نخورند، از دستاورد پیشینیان تشکر کنند و قدردانی خود را نسبت به شرایط فعلی نشان دهند. ولی هنگامی‌که به تغییرات عمیق و فوری نیاز است، باید چه راهی را در پیش بگیرید؟ چطور می‌توانید مقاومت کارکنانتان را به حداقل برسانید؟

بین اصلاح یک رفتار بد و تغییر هنجارهای گروه‌ها، تفاوت بسیاری وجود دارد. اصلاح رفتار یعنی شیوه‌ی عملکرد یکی دو نفر را به مسیر درست برگردانید، ولی برای تغییر هنجارها، باید کل برنامه‌ها و استراتژی‌ها را بازنویسی کنید. مدیرانی که تغییرات اساسی و بنیادی را برای دپارتمان خود ضروری می‌بینند، می‌توانند به این نکات توجه کنند:

اگر از خودتان می‌پرسید که مشکل از کجاست، ابتدا باید از منابع مورداطمینان بازخوردی مناسب بگیرید. مثلاً آقای الف، باید استانداردهای جدید خود را با حوزه‌ی منابع انسانی یا کارگزینی هماهنگ کند تا مطمئن شود برنامه‌های او هم‌راستا با اهداف کلی شرکت است. بعلاوه او باید در بین همکارانش افرادی را پیدا کند که به او حقیقت را بگویند، حتی اگر این حقیقت باب میل او نباشد.

اگر مشکلی که در بخش شما وجود دارد، به نقض آشکار قوانین مربوط می‌شود، باید آن را به کارگزینی یا کانال‌های مربوطه اطلاع دهید، ولی اگر ناهنجاری‌ها در منطقه‌ی خاکستری باقی می‌مانند، به مرحله‌ی بعد بروید.

یکی از مشکلات بزرگ هنجارهای غلط این است که شما نمی‌توانید مطمئن باشید قوانین تازه تا چه حد موردپذیرش کارمندان قرار می‌گیرند. اگر مدیران هم‌رده‌ی شما در بخش‌های دیگر، همچنان روند غلط قبلی را تائید کنند، کار برای شما سخت‌تر می‌شود. در این حالت شما باید پیش از ابلاغ هر قانون یا اصلاحیه‌ای، با این همکاران صحبت کنید یا رئیس خود را در جریان قرار دهید. اما به یاد داشته باشید که اگر به این مرحله رسیدید، قبل از هر صحبتی باید مدارک لازم را جمع‌آوری کنید. داده‌های لازم در مورد بسامد مشکلات جمع‌آوری کنید و اثرات آن را روی هزینه‌ها، خدمات مشتریان یا سایر دستاوردهای کسب‌وکار، محاسبه کنید. هنگامی‌که اطلاعات علمی و مشهود را به دست آوردید و خواستید آن‌ها را به همکاران یا مدیرتان نشان دهید، باید مراقب باشید خود را به‌هیچ‌وجه عصبانی، خشمگین یا حق‌به‌جانب نشان ندهید. اگر احساسات خود را به‌طور مشهود بروز دهید، بجای اینکه زحمات شما به‌عنوان یک مدیر سخت‌کوش و رهبری اثرگذار موردتوجه قرار بگیرد، خود شما را هم جزئی از مشکل قلمداد می‌کنند و خیلی راحت ایده‌ها و پیشنهاد‌ها شما را نادیده می‌گیرند.

هدف شما از گفتگو با رئیس یا سایر مدیران این است که روی مسائل زیربنایی به توافق برسید و رویه‌ای جدید را به کارمندانتان معرفی کنید که مطابق با آن پیش بروند. پس نباید در ایده‌های خود به‌قدری افراطی عمل کنید که طرفین نتوانند خودشان را با آن هماهنگ کنند. بهتر است از رئیستان بخواهید تائید خود را به‌صورت کتبی به شما ابلاغ کند. ایمیل‌ها همیشه کاربردی و مفید هستند، ولی شما باید بتوانید در صورت لزوم جایگاه خود را به کارکنانتان یادآور شوید.

رویکردهای رفتاری جدید را در یک سخنرانی عمومی با کارمندانتان در میان بگذارید. معمولاً وقتی هنجارهای غلط به‌صورت گروهی یا اجتماعی پذیرفته‌شده باشند، کسی در مورد آن‌ها صحبت نمی‌کند. شما باید اهمیت و فوریت قوانین جدید را به‌صورت شفاف و آزاد مطرح کنید. اجازه ندهید کارمندانتان فکر کنند شما از این نقطه آسیب‌پذیر هستید یا این نکات دغدغه‌های شخصی شما است. زمان بیشتری را به این اختصاص دهید که پیامدها و نتایج قوانین جدید و آثار مثبتی که روی مشتریان، فروش و بهره‌وری می‌گذارند رابرای آنها شرح دهید.

در مرحله‌ی بعد بازخورد آن‌ها را موردتوجه قرار دهید، اما نگذارید این بازخوردها جنبه‌ی مخالفت سازمان‌یافته پیدا کنند. مثلاً اگر در یک جلسه‌ی عمومی سخنرانی می‌کنید، در پایان جلسه تأکید کنید که آخر همین هفته جلسه‌ی بعد را برگزار می‌کنید و نظر کارمندان را در مورد شرایط جدید کاری می‌شنوید. به آن‌ها اطمینان بدهید که اگر شرایط جدید به عواقب ناخواسته‌ی دشواری منجر شوند، شما حتماً برای برطرف کردن این موانع اقدام خواهید کرد. اما درعین‌حال کارمندانتان باید بدانند که شما این قوانین را با دقت موردمطالعه قرار داده‌اید و به ارزش آن‌ها اعتقاددارید.

از مقامات بالا بخواهید در صورت لزوم حمایت خود را از شما نشان دهند. کارمندانتان نباید شما را ضعیف یا آسیب‌پذیر ببینند. اگر حالا از مواضع خود کوتاه بیایید، ارزش و اعتبار شما زیر سؤال می‌رود. پس در ضمن اینکه گوش شنوایی برای شنیدن بازخوردهای کارمندانتان هستید، باید به آن‌ها نشان دهید که این ایده‌ها قبلاً مورد تائید شرکت قرارگرفته و مخالفت تعمدانه با آن‌ها قابل‌چشم‌پوشی نیست.

تا زمانی که ایده‌های شما هنوز مسیر قانونی شدن را طی نکرده‌اند، بگذارید کارمندانتان بفهمند که گذشته‌ها، گذشته است. مهم نیست که پیش‌ازاین چه اتفاقی افتاده، مهم این است که آینده چه چشم‌اندازی خواهد داشت. بااین‌حال آن‌ها باید متوجه شوند که فوریت تغییرات، بسیار ضروری و حیاتی است.

قبل از هر چیز نگاه کنید و ببینید آیا کارمندانتان قوانین شما را پذیرفته‌اند؟ هر نشانه‌ی مثبتی در این زمینه را مورد تجلیل قرار دهید. اما انتظار این را هم داشته باشید که آن‌ها بخواهند هنجارهای جدید شما را مورد آزمون‌وخطا قرار دهند. به‌هرحال عدم پذیرش خط‌مشی جدید با هر انگیزه‌ای که اتفاق بیفتد، نباید فراموش کنید که کارمندانتان هم انسان‌هایی اجتماعی هستند. انسان به‌مرورزمان خودش را با شرایط سازگار می‌کند و هنجارهای جدید محیط را یاد می‌گیرد. اگر شما انعطاف نداشته باشید، این فراز و نشیب‌ها باعث سردرگمی و تردید شما می‌شوند.

زمانی که می‌خواهید با تخلفات برخورد کنید، آرامش خود را حفظ کنید ولی قاطع و راسخ باشید. مشکلات را شخصی نکنید. پذیرش یا عدم پذیرش کارکنان به‌منزله‌ی مخالفت آن‌ها با شخص شما نیست ،بلکه به احساس و واکنش آن‌ها در برابر استانداردهای جدید برمی‌گردد. آرام باشید و با رفتارهای سوء، به‌طور مناسب و مؤثر برخورد کنید.

با افرادی که از تخلفات آگاه بوده‌اند و ساکت مانده‌اند برخورد کنید. این کافی نیست که منتظر عملی شدن هنجارهای جدید باشید، بلکه باید همه‌ی اعضای گروه را تشویق کنید که مسیر جدید را افق کاری خود قرار دهند. همه‌ی کارمندان باید خودشان را به قوانین متعهد بدانند تا تغییرات با سرعت بهتر و به شکلی مؤثر نمود پیدا کنند.

این مراحل به شما کمک می‌کنند بدون اینکه شاهد بی‌ثباتی تیم خود باشید، بتوانید مشکلات مدیریتی دوران قبل را برطرف کرده و تحت کنترل قرار  دهید. احتمالاً سبک رهبری شما یک‌شبه عادات قدیمی اعضای تیم را تغییر نمی‌دهد، اما اگر به اصول خود پایبند باشید، می‌توانید آن‌ها را به مسیر درست هدایت کنید.