راه حل هایی برای اجتناب از به تاخیر انداختن وظایف

تعلل در کارها و به تأخیر انداختن امور، مثل تب یا گلودرد ممکن است دلایل مختلف داشته باشد. تا زمانی که علت اصلی آن برایتان روشن نباشد، هر اقدامی برای حل کردن آن، ممکن است وضع را بدتر کند. در این مقاله ما ۵ مورد از شایع‌ترین علل این مشکل و راه‌حل‌های رفع آن‌ها را بررسی می‌کنیم:

کاری که پیش روی شما است برایتان سنگین است

توضیح: وقتی شما به وظیفه‌ی خود نگاه می‌کنید، حس می‌کنید کوهی از کار را به عهده‌ی شما گذاشته‌اند که هرگز نمی‌توانید آن را به اتمام برسانید. به همین علت رغبتی به شروع آن ندارید.

راه‌حل: وظیفه‌ی خود را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید و بعد روی آن‌ها کارکنید. این کار باعث حرکت شما می‌شود و مسئولیت شما کمتر رعب‌انگیز به نظر می‌رسد.

مثال: شما تصمیم دارید یک کتاب بنویسید، اما بجای نشستن و تلاش برای نگارش، احتمالاً مدت‌ها به صفحه‌ی سفید کاغذ یا مانیتور خیره می‌شوید. شما باید روند زیر را با دقت و حوصله دنبال کنید:

تعداد وظایفی که به عهده دارید بسیار زیاد است

توضیح: لیست کارهایتان آن‌قدر طولانی است که حس می‌کنید هرگز تمام نمی‌شوند. پس چرا اصلاً شروعشان کنید؟

راه‌حل: وظایفتان را به‌صورت یک فعالیت مفهومی باهم ترکیب کنید و برای این فعالیت یک محدودیت زمانی تعیین کنید.

مثال: ایمیل شما به‌قدری از درخواست‌ها و تقاضا پرشده که شما حس می‌کنید پاسخ دادن به آن‌ها تا ابد طول می‌کشد. بجای اینکه در مورد این مشکل بی‌حوصله و پریشان باشید، با خود قرار بگذارید که امروز چند ساعت را فقط به پاسخ دادن ایمیل‌ها می‌گذرانید. برای فردا یا دو روز بعد دوباره این کار را تکرار کنید.

اگر به وظایف خود به‌عنوان یک فعالیت و نه صرفاً یک سری اعمال پراکنده نگاه کنید، سنگینی بار آن‌ها برایتان کمتر می‌شود.

وظایف شما تکراری و خسته‌کننده است

توضیح: شما فردی خلاق با ذهنی فعال هستید، پس طبیعتاً هر کاری که موردعلاقه‌ی واقعی شما نباشد، برایتان خسته‌کننده است.

راه‌حل: وظایفتان را به کارهای جداگانه تفکیک کنید. به هر کار یک زمان محدود اختصاص دهید و به چشم یک چالش به آن نگاه کنید که آیا می‌توانید در این مدت محدود، این کار را به پایان برسانید؟ هرگاه که در مدت‌زمان مشخص یا قبل از آن ،کارتان را به پایان رساندید، به خودتان پاداش بدهید.

مثال: شما یک فروشنده‌ی تازه استخدام‌شده هستید که باید به تعداد زیادی مشتری ایمیل‌هایی مخصوص بنویسید و ارسال کنید. برای این کار باید حساب‌های شخصی مشتریان را چک کنید، ببینید از فروشنده‌ی قبلی چه درخواست‌هایی داشته، و بعد خودتان را به‌عنوان فروشنده‌ی جدید معرفی کنید.

به جای اینکه تقلا کنید این کار را به هر نحوی انجام بدهید، حداکثر زمان نوشتن یک نامه را تخمین بزنید (مثلاً ۵ دقیقه). بنابراین شما باید ۱۲۰ دقیقه برای همه‌ی مشتریان وقت بگذارید، یعنی دو ساعت. تایمر خود را تنظیم کنید و ایمیل اول را تایپ کنید. اگر زودتر از موعد کارتان را تمام کردید، یک کار متفرقه انجام دهید ( مثلاً اخبار را روی گوشی خود مرور کنید). هنگامی‌که زنگ آلارم به صدا درآمد، آن را دوباره تنظیم کنید و تایپ ایمیل دوم را شروع کنید.

وظیفه‌ی شما به‌قدری مهم است که برایتان دلهره‌آور است

توضیح: شما می‌دانید که اگر این کار را خراب کنید، شغل خود یا یک فرصت مهم را از دست می‌دهید. شما از انجام این کار اجتناب می‌کنید چراکه می‌ترسید در معرض خطر قرار بگیرید.

راه‌حل: با دوستی که به او اعتماد دارید تماس بگیرید. از او بخواهید که کار شما را مرور کند یا مثل یک هیئت داوری آن را مورد بررسی قرار دهد. وقتی می‌خواهید کارتان را به فرد مورد اعتماد خود تحویل دهید، کمتر احساس خطر می‌کنید و بنابراین شروع کار برایتان آسان‌تر می‌شود. روشن‌بینی و تائید فرد ناظر هم‌زمان با ارائه‌ی آزمایشی کار شما، به شما اعتمادبه‌نفس بیشتری می‌دهد.

مثال: شما وظیفه‌دارید به مشتریانی که بدهی دارند ایمیل بدهید و از آن‌ها بخواهید حساب خود را پرداخت کنند. ازیک‌طرف نمی‌خواهید مشتریان از شما دلگیر شوند یا به رابطه‌ی خوب شما خللی وارد شود و از طرف دیگر شما موظفید بدهی را از آن‌ها دریافت کنید. انجام متعادل این کار، اصلاً آسان نیست به همین علت شما از ارسال ایمیل‌ها خودداری می‌کنید.

برای اینکه فشار ذهنی خود را رفع کنید، از یکی از دوستانتان بخواهید قبل از ارسال متن ایمیل شما را بخواند و ببیند آیا لحن مناسبی دارد؟ به‌این‌ترتیب نوشتن ایمیل‌ها برایتان آسان‌تر می‌شود، چون حس می‌کنید آن‌ها را برای دوست خود می‌نویسید نه مشتریان.

شرح: شما به‌شدت ناامید یا خسته‌اید، بنابراین در خود توانایی انجام هیچ کاری را نمی‌بینید.

راه‌حل: شما دو گزینه پیش روی خود دارید : یا اینکه زمان فعالیت را تغییر دهید و به وقتی موکول کنید که کمی حس بهتری دارید، یا اینکه برای خود انگیزه‌های کوتاه‌مدتی ایجاد کنید و در عوض آن به خود پاداش بدهید.

مثال: شما باید گزارش یک سفر کاری را تحویل دهید، ولی بعد از یک روز مأموریت با ترددهای طولانی، خسته هستید. درست است که میدانید اگر همین امشب گزارش را بنویسید کار دقیق‌تری را تحویل می‌دهید، ولی آن‌ها به فردا صبح و بعد از قهوه‌ی صبحانه موکول می‌کنید، یعنی وقتی‌که در خود انگیزه‌ی بیشتری حس می‌کنید.

حالا شما می‌توانید به خودتان یک انگیزه‌ی کوتاه‌مدت بدهید، مثلاً بگویید که اگر امشب این گزارش را تکمیل کنید، به‌عنوان پاداش کتابی را که مدت‌ها می‌خواستید بخوانید، می‌خرید یا دانلود می‌کنید.