در زمان‌های گذشته که تکنولوژی تا این اندازه پیشرفت نکرده بود، کنفرانس همیشه به‌صورت حضوری و توسط فرد ارائه‌دهنده انجام می‌شد. این افراد برای برگزاری کنفرانس در شهرهای مختلف باید به آن نقطه سفر می‌کردند و صحبت‌های خود را در سالن‌های مخصوص برای حاضران ارائه می‌دادند. امروزه هم روال کار تقریبا به همین صورت است؛ نویسندگان، سخنرانان حرفه‌ای و مشاوران به شهرهای مختلف سفر می‌کنند و صحبت‌های خود را برای شنوندگان ارائه می‌دهند. درواقع دکترها، وکلا، حسابداران، مشاوران سرمایه‌گذاری و دیگر متخصصان به گروه‌های مختلف کسب‌و‌کار می‌روند و سمینار و کلاس‌های مقدماتی برگزار می‌کنند. اما حالا شرایط را برعکس در نظر بگیرید و به این فکر کنید که اگر گروه‌های مختلف کسب‌و‌کار برای شرکت در سخنرانی نزد شما حضور پیدا کنند، آنگاه چه اتفاقی خواهد افتاد؟
کنفرانس‌ی که با روش قدیمی برگزار می‌شود، همیشه تأثیرگذار است و طرفداران خودش را دارد. همچنین این نوع کنفرانس نتیجه‌ی بهتری در افزایش مشتری و میزان فروش محصولات خواهد داشت. با این حال زمانی که صحبت از سفر کردن به سراسر نقاط کشور یا جهان به میان می‌آید، ۲ موضوع اساسی یعنی پول و زمان باید در نظر گرفته شوند. همچنین افراد زیادی وجود دارند که هیچ علاقه‌ای به شرکت کردن در این سمینار حضوری ندارند و هیچ موقع در آن‌ها شرکت نمی‌کنند؛ اما گزینه‌ی خوبی برای توسعه‌ی کسب‌و‌کار شما به شمار می‌روند.
در چنین شرایطی رسانه‌های آنلاین ارزش واقعی خودشان را نشان می‌دهند. اگر شما ارائه‌ای داشته‌اید که در کنفرانس‌های حضوری موفق بوده است؛ در صورت تبدیل شدن به وبینار هم به‌احتمال ۹۹ درصد موفق خواهد بود. وبینار مخفف عبارت «web-based seminar» است و به ارائه‌ی یک سخنرانی در فضای وب گفته می‌شود. شما در یک وبینار می‌توانید ارائه‌ی خود را ضبط کنید و در هر زمانی که خواستید مثلا زمانی که در حال استراحت یا سفر کردن هستید، آن را برای مخاطبان پخش کنید. ۶ گامی که در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت به آن‌ها پرداخته شده است، به شما کمک می‌کنند که یک وبینار حرفه‌ای بسازید.
۱- ترافیک
همان‌طور که یک کنفرانس حضوری نیاز به دعوت کردن مخاطبان دارد، شما برای حضور مردم در وبینار نیز باید به آن‌ها انگیزه‌ی حضور دهید و به‌نوعی آن‌ها را دعوت کنید. ایمیل، شبکه‌های اجتماعی، مجله‌های تبلیغاتی، رادیو، تلویزیون و راه‌های بسیار زیادی وجود دارند که از طریق آن‌ها می‌توانید مردم را به شرکت کردن در وبینار دعوت کنید و از آن‌ها بخواهید که برای شما تبلیغ کنند.
۲- ثبت‌نام
معمولا خیلی کم پیش می‌آید که وبینار به‌صورت مستقیم و بدون ثبت نام قبلی برای تعداد زیادی از مخاطبان پخش شود. همان‌طور که مردم برای شرکت کردن در کنفرانس‌های حضوری و کلاس‌ها باید از قبل ثبت‌نام کنند، بهتر است که وبینارها هم سیستم ثبت نام طراحی کنند تا فرد برگزارکننده لیستی از مخاطبان خود داشته باشد. یک فرم ثبت نام خوب دارای عنوان مناسب، تصویر برگزارکننده‌ی وبینار و خلاصه‌ای از محتوای مورد بحث است. شما همچنین می‌توانید در فرم ثبت نام یک تایمر بگذارید و زمان باقیمانده برای مهلت ثبت نام را در آن نشان دهید.
۳- انگیزه
زمانی که بین ثبت نام وبینار و تاریخ برگزاری آن فاصله‌ی زیادی باشد، از شور و اشتیاق مخاطبان برای شرکت در وبینار کاسته می‌شود. در چنین شرایطی شما باید به‌طور پیوسته با ارسال پیغام و ایمیل با مخاطبان خود در ارتباط باشید و تا زمان برگزاری وبینار به آن‌ها انگیزه دهید. ثبت‌نام کردن مخاطبان و اعلام آمادگی‌شان برای شرکت در یک وبینار، تنها آغاز ماجرا است. خبر خوب این است که شما هر چقدر وبینارهای بیشتری برگزار کنید، تعداد مخاطبانتان بیشتر می‌شوند و درنتیجه این ارتباطات در آینده به‌صورت خودکار انجام حواهند شد.
۴- ارائه
این گام راحت‌ترین مرحله برای ساختن یک وبینار است. شما به ۲ روش می‌توانید وبینار خود را به مخاطبان ارائه دهید. اولین روش این است که از قبل ویدئوی مرتبط را ضبط و در زمان موعود، آن را برای دیگران پخش کنید. روش دوم این است که می‌توانید ارائه‌ی خود را به‌صورت زنده و از طریق پخش وب‌سایت انجام دهید.
یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های میان وبینار و کنفرانس‌های حضوری این است که شما نمی‌توانید در پایان جلسه از شرکت‌کنندگان بخواهید برای خریدن محصول یا خدماتی که ارائه می‌دهید فرم پر کنند. اما در عوض در پایان وبینار می‌توانید از شرکت‌کنندگان بخواهید که روی آدرس وب‌سایت مورد نظر شما کلیک کنند تا هم اطلاعات تماس خود را یادداشت کنند و هم محصول مورد نظرشان را خریداری کنند. شما می‌توانید افرادی را که اطلاعات تماس خود را وارد کرده‌اند اما خریدی انجام نداده‌اند، شناسایی و از طریق راه‌های دیگر با آن‌ها ارتباط برقرار کنید.
۵- پیگیری
وبینار شما لیستی از افراد مختلف با اهداف متفاوت به شما خواهد داد و به مرکزی برای پیگیری فعالیت‌های بازاریابی تبدیل خواهد شد. این افراد عبارتند از:
شما همچنین می‌توانید شرکت‌کنندگان وبینار خود را در شبکه‌های اجتماعی مانند فیسبوک شناسایی و درخواست خود را در آنجا نیز برایشان ارسال کنید.
۶- تأییدیه
مهم نیست هدف شما از برگزاری وبینار این باشد که بخواهید محصولات خود را تبلیغ کنید یا فقط برند خود را به مردم شناسایی کنید؛ مهم این است که باید در همه‌ی مراحل برای آن‌ها یک ایمیل تأییدیه یا سفارش خرید ارسال کنید و مراحل بعدی کار را توضیح دهید. گاهی اوقات ایمیل‌ها محصولات مرتبط با خریدی را که کاربر به‌تازگی انجام داده است، به او معرفی می‌کنند؛ بنابراین ایمیل‌ها بیشتر جنبه‌ی اطلاع‌رسانی دارند. به‌عنوان مثال اگر کاربر محصول فیزیکی خریداری کرده است، زمان تحویل را به او از طریق ایمیل اعلام کنید. یا اگر با شما قرار مشاوره گذاشته است، ساعت و روز این ملاقات را به او اطلاع دهید. ارسال یک فایل آموزشی یا ویدئویی در رابطه با خدماتی که خریداری کرده‌اند نیز پیشنهاد خوبی است.
پس می‌توان این‌طور نتیجه‌گیری کرد که وبینارها علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های شما، می‌توانند مخاطبان بیشتری نسبت به ظرفیت یک سالن اجتماعات برای شما جذب کنند. همچنین اطلاعات به‌دست‌آمده از افراد شرکت‌کننده در وبینار بسیار باارزش هستند و با استفاده‌ی درست از آن‌ها، می‌توان فروش محصولات و تعداد مشتری‌های وفادار را افزایش داد.