چالش‌هایی مهم در مسائل مربوط به محل کار و مدیریت

من یک مدیر جدید هستم و تیم ما متشکل از ۶ کارمند اداری است. ولی یک فرهنگ بد در تیم وجود دارد؛ شایعات به‌صورت نامناسبی بین اعضای آن‌ پخش می‌شود و من دقیقاً نمی‌دانم چگونه باید با این موضوع برخورد کنم. این شایعات در مورد عملکرد کارمندان در سازمان است، برای مثال دو نفر از کارمندان در یک‌ گوشه می‌نشینند و درباره‌ی عملکرد کارمند سوم به بحث می‌پردازند. مثلاً می‌گویند او ایمیلی که دیروز باید ارسال می‌کرد، به خاطر تنبلی دیر فرستاد یا زمانی که یک مشتری مهم با او کار دارد، سر میز خود حاضر نیست. متأسفانه این عادت بین بقیه کارمندان نیز وجود دارد.

من همه‌ی آن‌ها را تشویق می‌کنم که اگر مسئله‌ای درباره بازده افراد یا کار ناقص پیش آمد، حتماً آن را با من در میان بگذارند؛ ولی ظاهراً این روش هم کارساز نیست.

آیا باید آن‌ها را به یک جلسه تیمی دعوت کنم و به آن‌ها بگویم شایعات صحت ندارد و من این اتفاقات را تحمل نخواهم کرد؟ یا وقتی اعضای تیم در حال شایعه‌پراکنی هستند، آن‌ها را صدا بزنم تا بفهمند که من حواسم به آن‌ها هست؟ با این اوصاف نگران هستم که انجام دادن این کارها من را بیشتر شبیه به یک معلم کند تا یک مدیر!

جواب:

شما از آن‌ها خواسته‌اید که مسائل را با شما در میان بگذارند، ولی بهتر نبود به آن‌ها می‌گفتید که کلاً شایعه‌پراکنی و بحث نکنند؟ در جلسه تیمی بعدی خود این موضوع را عنوان کنید و به اعضای کسب و کار خود بگویید که شایعه‌پراکنی چه فضای مسمومی در سازمان ایجاد می‌کند و موجب کاهش بهره‌وری و روحیه‌ی تمام افراد می‌شود. هر کس که مایل به بحث در مورد اتفاق منفی است، باید آن را با کسی در میان بگذارد که می‌تواند به حل مشکل کمک کند؛ نه با افرادی که باعث تبدیل آن موضوع به شایعه می‌شوند. شما در حال ایجاد یک سیاست بدون شایعه در سازمان خود هستید و این همان چیزی است که به آن نیاز دارید.

مراحل حل مشکل هنوز ادامه دارد، با شخصیت‌های مجرم صحبت کنید و بگویید در صورت تکرار این رفتار، عواقبی در پیش خواهد بود. البته تهدید کردن هم می‌تواند پیامدهایی در پی داشته باشد؛ ولی با توجه به اعمال ناشایست آن‌ها، بهتر است به فکر جایگزین کردنشان با افرادی تحت کنترل‌ باشید. مطمئن شوید در حال مدل‌سازی رفتاری هستید که می‌خواهید آن را در بین افراد کسب و کارتان ببینید و نیاز است که قدم‌به‌قدم برای حل کردن این موضوع پیش بروید.

مدیر باید درباره‌ی فرهنگی که می‌خواهد در سازمان او برقرار باشد، با افراد تیم صحبت کند و به آن‌ها بگوید چقدر برای او رعایت چنین فرهنگی مهم است.

من حدود دو ماه قبل یک موقعیت شغلی جدید را پذیرفتم. ولی وقتی‌ به آنجا رفتم، فهمیدم که باید بعضی‌ اوقات چند سفر کاری هم داشته باشم. زمان پیشنهاد این موقعیت، به من اطلاع داده نشد که سفر کاری هم جزئی از شغل است؛ وگرنه من با وجود داشتن چند فرزند خردسال آن را قبول نمی‌کردم. در هنگام مصاحبه حرفی درباره سفر زده نشد و من هم سؤالی نکردم (چون اشاره‌ای هرچند کوچک به آن نشده بود).

بعد از دو ماه که من اینجا کار می‌کنم، فهمیده‌ام که این کار نیاز به سفرهای متناوب دارد و برخی اوقات باید تا نیمه‌شب کار کنم که اصلاً با شرایط زندگی من سازگاری ندارد. من تابه‌حال شکایتی نکرده‌ام؛ ولی به سرپرست خود گفته‌ام که هنگام مسافرت‌های کاری باید حداقل تا ساعت ۵ صبح روز بعد بتوانم به خانه برگردم. تابه‌حال سفرهای من روزانه بوده است؛ ولی به‌تازگی سفرهای شبانه هم به وظایف من اضافه‌ شده‌اند که کار را بسیار سخت می‌کنند. دیروز سرپرست به من گفت می‌توانم هفته بعد چند سفر شبانه بروم یا نه؟ من به او جواب منفی دادم و تقریبا شرایط خود را با این جواب اعلام کردم، ولی او گفت در آینده نیاز است سفرهای شبانه هم داشته باشم؛ با این اوصاف من باید چگونه با این شرایط مقابله کنم؟

جواب:

 کاملا و بدون مقدمه حرف خود را بزنید. با مدیر بالادست دیدار کنید و به او بگویید که نمی‌توانید با این شرایط به کار ادامه دهید، سپس به روز مصاحبه اشاره کنید که حرفی از وجود سفرهای کاری، مخصوصا نوع شبانه آن زده نشده است؛ وگرنه این شغل را نمی‌پذیرفتید. به او بگویید که شما فرزندان کم و سن و سال دارید و نمی‌توانید به سفرهای شبانه بروید و خانواده‌ی خود را تنها بگذارید. در نهایت با جمله‌ی «من کارم را در اینجا دوست دارم و امیدوارم که این سفرهای شبانه متوقف و از وظایف من خارج شوند.» درخواست خود را تمام کنید.

آیا موردی هست که بتوانید آن را به‌جای سفرهای شبانه پیشنهاد دهید؟ جای افرادی که به سفر می‌روند کار کنید؟ یا وظایفی را انجام دهید که بقیه از انجام آن عاجزند؟ توجه داشته باشید که اگر سفرها جزء اصلی شغل شما هستند، ممکن است که آن‌ها با پیشنهاد‌های شما موافقت نکنند. درنتیجه کاری که در حال حاضر دارید انجام می‌دهید برای شما مناسب نیست. (بله بسیار ناجوانمردانه است اگر  باوجود مهم بودن سفرها، آن‌ها در مصاحبه به این مورد اشاره نکرده باشند و شما به خاطر این شغل، از کار قبلی استعفا داده باشید.)

در حال حاضر سه نفر در دپارتمان ما هستند؛ من، یک همکار رده بالا و دستیار اداری‌! دستیار ما از برخی جهات بسیار بی‌نظم عمل می‌کند؛ به اغلب تماس‌های تلفنی جواب نمی‌دهد، همیشه بهانه‌ای برای انجام ندادن کارهایی که به او می‌سپاریم دارد و معمولاً برای ساعت‌ها غیبش می‌زند. رئیس ما چند ماه قبل به بخش دیگری منتقل شد و درنتیجه من و همکارم مجبور شدیم کارهای او را نیز به دوش بکشیم و چند ساعت اضافه‌ کار کنیم. وقتی‌ دستیار ما می‌گوید وقت کافی برای انجام دادن پروژه‌هایی که به او می‌دهیم ندارد، مجبور می‌شویم خودمان آن‌ها را انجام دهیم.

با توجه به درخواست ما، قرار است که یک رئیس جدید به دپارتمان ما اضافه شود، سؤال من اینجا است که در صورت آمدن او، من باید درباره این دستیار اداری نامنظم با او صحبت کنم؟ رئیس قبلی می‌خواست از شر این دستیار خلاص شود؛ ولی چون برای تغییر رفتار او برنامه داشت، او را اخراج نکرد. متأسفانه خود او درنهایت به دپارتمان دیگری منتقل شد و فرآیند اصلاح منشی ناتمام ماند. چون ما فکر می‌کنیم که دستیارمان به خطوط کاری ما علاقه‌ای ندارد و خارج از مهارت‌های او است، نمی‌خواهیم این موضوع را با رئیس جدید در میان بگذاریم؛ ولی اگر من رئیس بودم، دوست داشتم او را اخراج کنم و یک فرد دیگر را به‌جای او بیاورم. به نظر شما ما باید این موضوع را با رئیس جدید در میان بگذاریم یا اجازه بدهیم دستیار ماجراجویمان خودش این کابوس را با ادامه‌ی بی‌نظمی‌هایش جلوی رئیس جدید تجربه کند؟

جواب:

 شما حتماً باید این موضوع را با رئیس جدید در میان بگذارید. نباید منتظر بمانید تا این دستیار به‌خودی‌خود اصلاح شود یا رئیس از بی‌نظمی‌های او باخبر شود. شما باید ببینید کم‌کاری‌های او چگونه بر روند کاری شما تأثیر گذاشته است: دستیار به تماس‌ها جواب نمی‌دهد، کارهایی که به او می‌سپارید را انجام نمی‌دهد و زمانی که باید سر میزش باشد، ساعت‌ها غیبش می‌زند. پس باید این گزارش را هر چه سریع‌تر به رئیس خود برسانید و از او بخواهید این مسئله را که بر کارکرد شما تأثیر گذاشته است، هر چه سریع‌تر حل کند تا نتایج مخرب‌تر مهمان دپارتمان شما نشوند.

آیا دستیار اداری شما گزارش کارهایش را برای مدیر بالادستی می‌فرستد؟ اگر چنین است، حتماً با آن مدیر این اتفاقات را در میان بگذارید و منتظر آمدن رئیس جدید نشوید.

من چند ماهی است که در یک سازمان جدید مشغول به کار شده‌ام. در بخش ما کل پرسنل با هم دوست هستند و معمولاً بعد از ساعات کاری با همدیگر به گردش می‌روند یا مهمانی می‌گیرند. در ۹ سالگی اختلال اضطراب فراگیر و اضطراب اجتماعی در من تشخیص داده شد (من اکنون ۲۵ ساله هستم). وقتی‌که از طرف افراد محل کارم دعوت می‌شوم، معمولاً می‌گویم «نه» یا درباره‌ی ساعت و مکان مهمانی می‌پرسم و سپس می‌گویم به خاطر ساعت نمی‌توانم بیایم. من احساس می‌کنم که باید در این مراسم‌ حضورداشته باشم، اما روز رویداد نمی‌توانم خودم را راضی کنم که به مراسم یا سفرهای تفریحی بروم.

چگونه به افراد اداره بگویم که من واقعاً می‌خواهم در مهمانی و سفرها با آن‌ها باشم و آن چیزی که آن‌ها فکر می‌کنند نیستم؟ مدیر نیز در این سفرها و مهمانی‌ها همراه آن‌ها است، آیا می‌توانم این موضوع را با مدیر در میان بگذارم که در چنین شرایطی مشکل‌ دارم؟ نمی‌خواهم آن‌ها درباره مشکل من چیزی بدانند. البته می‌توانم این اختلالات را در محیط کاری کنترل کنم؛ ولی مشکل من عدم ثبات در ساعت‌های غیر کاری و در بین بقیه افراد است و همچنین آن‌ها مرا به چشم یک آدم گوشه‌گیر و منزوی می‌بینند که اصلاً این صفت را نمی‌پسندم. برای حل این مشکلات چه راه‌ حلی پیشنهاد می‌دهید؟

جواب:

من معتقد هستم که شما نیاز نیست حتماً به این سفرها بروید. اغلب افراد این دعوت‌ها را رد می‌کنند، چون بعد از کار به سراغ خانواده‌ی خود می‌روند و به تربیت فرزندان و برنامه‌های خانوادگی سرگرم هستند یا شغل دومی دارند و وقتی برای رفتن به مهمانی‌ها و سفرهای دسته‌جمعی افراد سازمان ندارند. مشکل اینجا است که شما هر بار با خود کلنجار می‌روید که چرا به این مهمانی‌ها نمی‌روید و هر بار مجبورید با یک دلیل دعوت دوستان خود را رد کنید. بهتر است با آن‌ها صحبت کنید و بگویید به طور کلی نمی‌توانید به مهمانی‌ها و سفرهای آن‌ها بروید.

مسئله‌ی دیگری که پیش می‌آید این است که آن‌ها با این رفتار، فکر می‌کنند شما یک آدم گوشه‌گیر هستید. ولی شما این مورد را می‌توانید حل کنید، چون قادر هستید اختلالاتتان را در هنگام کار کنترل کنید. پس موقع کار با آن‌ها گرم بگیرید و دوستانه برخورد کنید، در مورد تعطیلات آخر هفته یا علایق آن‌ها بپرسید، درباره‌ی فیلم‌ها یا تلویزیون با آن‌ها صحبت کنید و همچنین در مورد علایق یا زندگی شخصی خود و مسائل دیگر با آن‌ها به بحث بپردازید. مهربان و دوستانه باشید و علاقه‌ای واقعی به مردم نشان دهید. نباید درگیر موارد بی‌اهمیت شوید.

من مسئولیت مدیریت منابع انسانی را برای یک سازمان کوچک (کمتر از ۲۰ کارمند) بر عهده‌ دارم. اخیراً دو قرار مصاحبه خروج (مصاحبه‌هایی که هنگام خروج کارمندان از آن‌ها گرفته می‌شود تا نظرشان را درباره سازمان بدانند و از آن بازخوردها برای مدیریت بهتر سازمان استفاده کنند) را ترتیب داده‌ام. در یک مصاحبه مدیر اجرایی می‌خواهد حضور داشته باشد و در مصاحبه‌ی دیگر (که مربوط به یک کارمند مالی است) او می‌خواهد به‌جای خود، مدیر ارشد مالی را بفرستد. مشکل اینجا است که مدیر ارشد مالی تازه به تیم ما ملحق شده و به‌صورت مستقیم با کارمند استعفا داده یا اخراجی ارتباط نداشته است.

چه کسی برای این مصاحبه‌ها مناسب است؟ من می‌خواهم مدیر اجرایی در این مصاحبه‌ها بیاید تا بازخوردهای کارمند مورد نظر به‌صورت مستقیم به گوش او برسد و تأثیر بیشتری در بهبود مدیریت سازمان داشته باشد. برای مصاحبه‌ی دیگر من مشکلی ندارم که مدیر ارشد مالی حضور داشته باشد. ولی این مدیر با او ارتباط ندارد و کارمند را به‌خوبی نمی‌شناسد. پیشنهاد من این است که چند نفر دیگر را که با این کارمند آشنا هستند، به مصاحبه دعوت کنم تا بازخوردها بین افراد بیشتری به صورت مستقیم پخش شود. پیشنهاد شما درباره‌ی اضافه کردن افراد بیشتری در این مصاحبه چیست؟

جواب:

هدف اصلی این نوع مصاحبه‌ها گرفتن اطلاعات پنهانی از کارمند است، بااین‌وجود با اضافه کردن افراد بیشتر در این مصاحبه باعث می‌شوید کارمند بازخوردهای کمتری را بازگو کند. سعی کنید این فضا را در حدی که ممکن است خلوت‌تر کنید تا کارمند بتواند با خیال راحت‌تر و به‌ دور از تعارف یا مسائل دیگر صحبت کند.