چرا کارمندان به‌راحتی عقیده خود را ابراز نمی‌کنند

یکی از توصیه‌های همیشگی مشاوران و کارشناسان کسب‌وکار به مدیران برای بهبود پروسه‌های شرکت، این است که فضایی مهیا سازند تا کارمندان در آن آزادانه نظرات خود را بیان کنند. اگر می‌خواهیم همه‌ی اعضای شرکت خودشان را به کار متعهد بدانند و نسبت به وظایف خود مسئولیت‌پذیر باشند، باید کاری کنیم که خودشان باشند و بدانند که ایده‌های آن‌ها برای شرکت باارزش است.

اثر مستقیم مشارکت و اعتمادبه‌نفس کارمندان در فرایندهای شرکت بر فروش و سودآوری، مشخص و بدیهی است. پس چرا کارمندان حاضر نیستند به‌راحتی با مدیر یا سرپرست خود صحبت کنند و عقایدشان را به زبان بیاورند؟

۱- ترس از تلافی یا تحقیر شدن: ممکن است کارمندان به خاطر ضعف اعتمادبه‌نفس، از این بترسند که انتقاد یا دیدگاه صریح آن‌ها با واکنشی انتقام‌جویانه پاسخ داده شود. درعین‌حال ممکن است کارمندان واهمه داشته باشند که اگر ایده‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند، ناکارآمد و نالایق به نظر برسند؛ به‌ویژه هنگامی‌که از اطلاعات خود اطمینان کامل ندارند.

۲- اقتدار چالش‌برانگیز: ممکن است کارمندان به شیوه‌ای تعلیم دیده باشند که فکر کنند نباید هرگز نیروی مافوق را زیر سؤال ببرند. به همین دلیل آن‌ها فکر می‌کنند بهترین سیاست این است که همیشه با رئیس خود موافقت کنند.

۳- تجربیات بد گذشته: اگر کارمندان در گذشته سرپرست بی‌کفایتی داشته‌اند یا کسی که از آن‌ها بازخورد می‌گرفته، هرگز به این بازخوردها عمل نکرده است؛ احتمالاً فکر می‌کنند تلاش برای اظهار حقیقت، ارزشی نخواهد داشت.

۴- بی‌تجربگی در معاشرت‌های اداری: کارمندانی که تجربه‌ای از ارائه‌ی بازخورد به شیوه‌های صحیح، محترمانه و قابل‌ اعتماد ندارند، ممکن است نگران باشند که اظهارات آن‌ها بی‌ادبانه یا ناخوشایند تلقی شود.

۵- شما واقعاً اهمیتی به نظر کارمندان نمی‌دهید: اینکه شما از کارمندان بخواهید ایده‌ها و بازخوردهای خود را مطرح کنند، با این موضوع که شما واقعاً در دسترس باشید متفاوت است. اطمینان حاصل کنید که درهای اتاق شما همیشه به روی آن‌ها باز است. حتی بهتر است به‌جای تکرار عباراتی نظیر «ما همیشه از انتقادات استقبال می‌کنیم»، این موضوع را در عمل به کارمندان نشان دهید.

موضوع هرچه باشد، بهتر است رهبران و سرپرستان تیم را طوری آموزش دهید که شنوندگان خوبی باشند. خودتان هم باید برای آن‌ها الگویی باشید تا فضایی بر شرکت حاکم شود که در آن کارمندان به‌راحتی قادر به بیان ذهنیات خود باشند.

• به افرادتان بگویید که از آن‌ها انتظار بازخورد دارید و این خواسته را بارها تکرار کنید. مثال‌هایی عمومی و واضح از احترام به نظرات مختلف بیاورید؛ به‌طوری‌که آن‌ها باور کنند شما به نظرات و پیشنهاد‌ات آن‌ها نیاز دارید و در ضمن اعتماد کافی برای مراجعه به شما به دست بیاورند.
• اصول گوش دادن مؤثر از جمله تکرار بخش‌هایی از صحبت افراد را تمرین کنید. این کافی نیست که منتظر شوید تا نوبت به صحبت کردن خودتان برسد!
• در هنگام گفتگو با کارمندان، تلفن همراهتان را کنار بگذارید و لپ‌تاپ خود را ببندید.
• به شیوه‌ای روشن و صحیح با کارمندان ارتباط برقرار کنید. مزایا و محاسن این فرایند را برای آن‌ها توضیح دهید و مراقب باشید عکس‌العملی نشان ندهید که آن‌ها احساس بی‌ارزشی کنند.
• حتی اگر به زمانی برای فکر کردن نیاز دارید، بازهم سعی کنید در کوتاه‌ترین زمان ممکن پاسخ آن‌ها را بدهید.
• در دسترس باشید. اگر مدیری باشید که هیچ‌وقت در دفتر کارش حضور ندارد، همیشه در جلسه است یا درهای اتاقش به روی کسی باز نیست، نمی‌توانید انتظار دریافت بازخورد داشته باشید. همه‌ی افراد باید دلگرم باشند که می‌توانند به هر وسیله‌ای، از ایمیل گرفته تا تلفن یا حتی مراجعه‌ی حضوری، با شما تماس داشته باشند.

هرچه بیشتر به کارمندانتان گوش دهید، بهتر متوجه می‌شوید که به چه افرادی می‌توانید اعتماد کنید و هنگامی‌که کارها خوب پیش نمی‌روند، از چه افرادی می‌توانید کمک بگیرید. به‌این‌ترتیب کسب‌وکار شما پیشرفت بهتری خواهد داشت.