افزایش بهره وری به کمک مدیریت زمان

رابی ابد، نویسنده و مربی مدیران اجرایی، تجارب خود را از زندگی کاری سابقش و اینکه چگونه توانسته است با استفاده از راهنمایی متخصصان کارایی خود را افزایش دهد، شرح می‌دهد:

من سابقاً ازجمله افرادی بودم که به کار معتادند. عادت داشتم تمام‌ وقت خود را به کار کردن بگذرانم و تمام مراسم خانوادگی را از دست می‌دادم، چون مشغول کار بودم. حتی زمانی که کار نمی‌کردم، در حال برنامه‌ریزی و ساماندهی امور مربوط به شغلم بودم. درواقع من به مشغول بودن و گرفتار بودن معتاد بودم.

وقتی دوستانم برنامه‌ریزی می‌کردند که دور هم جمع شوند، همیشه می‌گفتم :«به شما خبر می‌دهم.» و حدس می‌زنید که اوضاع چگونه پیش می‌رفت؛ من اغلب اوقات با آن‌ها تماس نمی‌گرفتم، چون حتی فرصت نداشتم که به آن‌ها بگویم نمی‌توانم بیایم.

مشکل اینجا بود که اغلب، نتایجی را که انتظار داشتم به دست نمی‌آوردم. تنها شاهد این بودم که ساعت‌های بیشتری کار می‌کنم و اینکه چطور خسته و خسته‌تر می‌شوم. بازدهی کارم مدام کمتر می‌شد و زمانی رسید که حتی اگر ۶۰ ساعت در هفته کار می‌کردم، بازهم هیچ پیشرفتی نداشتم.

می‌دانستم که چیزی باید عوض شود، اما نمی‌فهمیدم چه چیزی. تا اینکه به ذهنم رسید زندگی افراد موفق‌تر را بررسی کنم و ببینم آن‌ها چطور از عهده‌ی کارها برمی‌آیند. این تجربه‌ای بود که چشمان من را به روی حقیقت باز کرد.

من پادکست‌های دیوید آلن نویسنده‌ی کتاب «چطور همه‌ی کارها را انجام دهیم» را گوش دادم و حالا آنچه از او یاد گرفته‌ام، با شما به اشتراک می‌گذارم:

یک سیستم بهره‌وری مناسب، نه‌تنها در کار، بلکه در کلیه‌ی امور زندگی شما کارایی خواهد داشت. سیستم‌های بهره‌وری با تنظیم عادات خوب، به شما کمک می‌کنند روی مسائل مهم‌تر متمرکز شوید و مواردی را که ارزش کمتری تولید می‌کنند کنار بگذارید. می‌گویند تونی رابینز هرروز صبح خود را با دوش آب سرد شروع می‌کند. او می‌داند که این کار به بهره‌وری او کمک می‌کند، پس وقت خود را طوری تنظیم می‌کند که برای این کار فرصت داشته باشد.

پس اولین قدم این است: سیستمی را که دوست دارید، انتخاب کنید و خود را مقید بدانید که طبق آن رفتار کنید. اجرای یک سیستم برنامه‌ریزی‌شده، همان چیزی است که شما نیاز دارید.

اگر همیشه فکر می‌کنید که ای‌ کاش زمان بیشتری در اختیار داشتید، این یک نشانه‌ی بارز از عدم بهره‌وری کافی شما است. من به یاد دارم که وقتی زیاد کار می‌کردم، اغلب این شانس را نداشتم که فضایی خصوصی برای خودم داشته باشم. به‌خصوص در یک دفتر کار کوچک، تقریباً غیر ممکن است که از رفت‌وآمد مداوم همکاران دور بمانیم. ولی حتی اگر محل کار شلوغ و آشفته‌ای دارید، باید سعی کنید به‌جای اینکه به دنبال یافتن راهی برای کسب زمان بیشتر باشید، فضای بیشتری برای خودتان بیابید.

اگر می‌توانید بعضی از کارهایتان را در خانه انجام دهید، مثلاً اگر می‌توانید هر هفته ۴ ساعت از زمان کاری خود را از دفترتان به خانه انتقال دهید، حتماً باید این پیشنهاد را امتحان کنید. برخی اوقات می‌توانید لپ‌تاپ خود را بردارید و به یک کافه‌ی محلی بروید و آنجا کارتان را ادامه دهید.

دیوید آلن می‌گوید :«هنگامی‌که در محل کارتان نشسته‌اید چه حسی را تجربه می‌کنید؟ چه فشارهایی را تاب می‌آورید؟» همان صداهایی که درون ذهنتان شما را سرزنش می‌کنند، تعیین‌کننده‌ی حالت روحی شما هستند و استرس کاری هم از این نقطه آغاز می‌شود. همین حالا به آنچه در ذهنتان می‌گذرد دقت کنید. اگر این صداها را حذف کنید، شاهد پیشرفت‌های شگفت‌انگیزی خواهید بود.

تلاش برای کنترل جزئیات، عادتی مخرب است. دیوید آلن تأکید دارد که باید این عادت را کنار بگذارید. یکی از دلایلی که اغلب مردم کارهای خود را تعویق می‌اندازند این است که نمی‌دانند باید از کجا شروع کنند و ازآنجاکه می‌خواهند کنترل همه‌ی مسیر را در دست داشته باشند، با مشکل مواجه می‌شوند. برای شروع کار، نیازی نیست که از تمام جزئیات یا حتی نتایج آن اطلاع داشته باشید. کافی است ایده‌هایی از طرح اولیه در ذهنتان وجود داشته باشد.

اگر شما هم کارهای خود را به تعویق می‌اندازید، فقط سعی کنید که بفهمید طرح کلی کار چیست و بعد مهم‌ترین مسئله این است که نخستین گام‌ها را به سمت عمل بردارید.

۱۰ مسئله‌ای را که بیش از همه ذهن شما را به خود مشغول می‌کنند، روی کاغذ بنویسید و بعد با مرور آن‌ها تصمیم بگیرید که قدم بعدی‌تان چه خواهد بود. تصمیم بگیرید و دست به عمل بزنید.

نوشتن مسائل، درمان خوبی برای ذهن‌های مشوش است و به شما کمک می‌کند اولویت کارتان را به‌صورت روشن‌تری ببینید.

گرچه در حال حاضر امکانات دنیای دیجیتال روند بسیاری از پروسه‌ها را تسریع کرده، ولی دیوید آلن معتقد است در برخی زمینه‌ها هنوز به‌کارگیری ابزارهای فیزیکی راهگشاتر است. برای مثال اغلب مردم هنگام خواندن کتاب‌های فیزیکی تمرکز بیشتری، نسبت به مطالعه‌ی کتاب‌های الکترونیکی دارند و مدت‌زمان بیشتری صرف مطالعه می‌کنند.

شما به انرژی تازه نیاز دارید.

دیوید آلن هنگامی‌که می‌خواست نگارش کتاب خود را آغاز کند، فکر می‌کرد می‌تواند این کار را بین جلسات و کنفرانس‌های خود ادامه دهد؛ ولی به‌سرعت متوجه شد که به ۴ ساعت زمان بدون وقفه نیاز دارد.

به‌طورکلی اگر می‌خواهید کارهایتان را با بهره‌وری بیشتری پیش ببرید، باید چه به لحاظ فیزیکی و چه به لحاظ ذهنی، فضای مفید بیشتری برای خود فراهم کنید.