مهارت حل مسئله چیست

مشکلات و مسئله‌های کاری، پایه و اساس فعالیت هر فردی در محل کار هستند. شما در طول فعالیت کاری خود یا در حال حل مشکلات مشتریان هستید یا به پشتیبانی از افرادی که حل مسئله می‌کنند می‌پردازید. مشکلات و مسائل کاری می‌توانند بزرگ، کوچک، ساده یا پیچیده باشند.

در این میان بخش اساسی وظایف یک مدیر این است که بتواند راه‌هایی برای حل مسائل پیدا کند. بنابراین تبدیل شدن به فردی با اعتمادبه‌نفس بالا که مهارت کافی حل مسئله دارد، در پیشرفت مسیر شغلی بسیار مفید است. بخش اعظمی از این اعتمادبه‌نفس، زمانی به دست می‌آید که روندی مشخص برای رویارویی و حل مشکلات داشته باشیم. با داشتن روند مشخص، می‌توان مسائل و مشکلات را به‌سرعت حل کرد. اما اگر پروسه‌ای مشخص برای این کار نداشته باشیم، راه‌حل‌هایی که ارائه می‌کنیم ناکارآمد خواهند بود و در حالت بدتر، در مشکلات گرفتار می‌شویم و کاری انجام نمی‌دهیم.

۴ مرحله‌ی اصلی در روند حل مسائل وجود دارد:

۱- تعریف مسئله

۲- تولید آلترناتیوها یا روش‌های جایگزین

۳- ارزیابی و انتخاب روش‌های جایگزین

۴- پیاده‌سازی راه‌حل‌ها

توضیح و تعریف هر یک از مراحل بالا نیازمند مقاله‌های تخصصی است که در مطالب بعدی به آن‌ها پرداخته می‌شود. در این مقاله قصد داریم به تشریح مرحله‌ی اول یا تعریف مسئله بپردازیم.

بخش مهمی از تعریف مسئله این است که پیچیدگی موقعیت مسئله را درک کنیم. کلید اصلی در شروع تعریف مسئله این است که مطمئن شوید در حال حل مسئله‌ی اصلی هستید و به مشکلات جانبی آن نمی‌پردازید. به‌عنوان مثال ممکن است مشکل شما در تیم، کارایی باشد. در نگاه اول به این موضوع فکر می‌کنید که افراد استخدام شده در تیم برای کارهای آن مناسب نیستند. اما با نگاه دقیق‌تر به این موضوع پی‌ می‌بریم که کمبود آموزش یا حجم کاری غیر منطقی، می‌تواند مشکل اصلی باشد.

موضوع مهم دیگر در این مرحله، این است که مطمئن شوید از زوایای مختلف به موضوع پرداخته‌اید. اگر این موضوع را نادیده بگیرید، ممکن است به‌جای پیدا کردن مسئله، راه حلی را به‌عنوان مشکل مطرح کنید. به‌عنوان مثال، این جمله‌ی تعریف مسئله، به‌جای پیدا کردن مشکل، راه حلی برای آن پیشنهاد داده است: «باید راهی برای افزایش نظم و انضباط کارمندان با بهره‌وری پایین پیدا کنیم.» این تعریف مسئله، به‌جای یافتن مشکل اصلی کاهش بهره‌وری کارمندان، افزایش نظم را به‌عنوان راه‌ حل پیشنهاد داده است.

وقتی مشکل یا مسئله آسان باشد، عموما راه‌ حل نیز به‌سرعت پیدا می‌شود و نیازی به پیمودن روش‌های فوق نخواهد بود. در نتیجه اگر شما برای حل مسئله نیاز به مراحل ۴ گانه‌ی بالا داشته باشید، نشان می‌دهد که مشکل پیچیده است. در این مورد، ابزارهای متعددی وجود دارند که در یافتن درجه‌ی سختی مسئله به شما کمک می‌کنند.

نمودارهای وابستگی (Affinity Diagrams) یکی از این ابزارها هستند که با پیدا کردن ارتباط میان اطلاعات مختلف دریافتی، درجه‌ی سختی مسئله را پیدا می‌کنند. یکی دیگر از ابزارهای مفید، دیاگرام‌های علت و معلولی هستند که به پیدا کردن علت اصلی ایجاد مشکل یا مسئله می‌پردازند. در بسیاری از مواقع، پرداختن به یک مسئله و تلاش برای پیدا کردن علت آن، به پیدا کردن مشکلات و مسائل دیگر می‌انجامد. مثال کمبود بهره‌وری کارمندان که در این مطلب به آن پرداختیم، پس از بررسی به مشکلات دیگری مانند کمبود مهارت، حجم کاری بالا، زمان کم برای راهنمایی و انگیزه‌ی پایین ختم می‌شود.

در نهایت باید به این نکته اشاره کرد که بسته به نوع مشکل یا مسئله‌ای که با آن سروکار داریم، باید تکنیک منحصربه‌فردی برای تعریف، درک پیچیدگی و ارائه‌ی راه‌ حل مسئله به کار بگیریم.