برای مؤثرتر بودن، به‌جای مدیریت زمان انرژی خود را مدیریت کنید
شاید این سؤال برای شما نیز پیش آمده باشد که آیا بیشتر کردن ساعات کاری باعث بالا رفتن کارایی کارمندان خواهد شد؟ برنی کلیندر، مؤسس استارتاپ، سرمایه‌گذار و مشاور کسب و کار در پاسخ به این سؤال می‌گوید:
یک ضرب‌المثل قدیمی آکادمیک وجود دارد که می‌گوید: «در تئوری، تئوری و واقعیت یکسان هستند؛ اما در واقعیت، این‌چنین نیست.»
پس در حالت تئوری، اگر شما بیشتر از ۸ ساعت در یک روز کار کنید، باید ارتباط معنا‌داری بین ساعات اضافه‌کاری و افزایش کارایی مشاهده کنید، البته اگر شما ماشین باشید، اما ما ماشین نیستیم. ما خسته و حواس‌پرت و پریشان می‌شویم، سرعت کارمان پایین میآید و با گذشت زمان نامرتب و به‌هم‌ریخته می‌شویم. چندین مطالعه انجام‌شده که نتیجه‌ی آنها نشان می‌دهد ساعت کار بیشتر باعث کاهش فعالیت و کارایی می‌شود.
یک تعریف اولیه از روز کاری وجود دارد که می‌گوید: «روز کاری با طلوع خورشید شروع می‌شود، مردم از طلوع تا غروب خورشید کار می‌کنند.» با اختراع روشنایی مصنوعی در طول تاریخ صنعت، مدیران کارخانه‌ها در رابطه با اجبار کارمندانشان برای کار کردن در شیفت‌های طولانی‌تر و ساعات بیشتر در هفته، یک راهکار جدی داشتند. ولی هنری فورد متوجه شد ساعات کاری بیشتر به معنی کارایی بیشتر نیست و طرح ۸ ساعت کار در روز و ۴۰ ساعت کار در هفته را در کارخانه‌اش اجرا کرد.
امروزه ما همچنان از روش کار روزانه و هفتگی این کارخانه به‌عنوان یک الگوی ذهنی استفاده می‌کنیم و همین شیوه را برای مشاغل جدید و مدرن نیز به کار می‌گیریم، اما این کار کاملا اشتباه و زیان‌آور است. مشاغل جدید و مدرن (به‌خصوص مشاغل بر پایه‌ی علوم) نباید در مدت‌زمان ۸ ساعت به‌صورت مداوم انجام شوند. نتیجه‌ی مطالعات اخیر نشان داده است که ما اغلب با وقفه‌ها و استراحت‌های پی‌درپی و بلندتر در میان روز، کارایی بیشتری داریم.
بسیاری از افرادی که در خانه کار می‌کنند و خودشان زمان‌بندی کاری‌شان را مشخص می‌کنند، به این موضوع واقف هستند. زمانی که من یک نویسنده‌‌ی مستقل حرفه‌ای بودم، متناسب با سطح انرژی‌ام کار می‌کردم، نه با یک برنامه‌ی اجباری از پیش تعیین‌شده. من حدود ۱۰ ساعت در یک روز کار می‌کردم. ساعات کمی در صبح به همراه ۲ ساعت استراحت در بعدازظهر، در ادامه با سرعت کار می‌کردم و در غروب هم استراحت می‌کردم و گاهی زمانی که ایده‌ای به ذهنم الهام می‌شد، ساعات دیگری برای نوشتن یا ویرایش کردن می‌گذاشتم. اگر در یک روز زیبای آفتابی احساس گرما می‌کردم، در آن روز کار را کنار می‌گذاشتم و به پارک و جنگل می‌رفتم و در یک روز بارانی یا برفی کار‌های عقب‌افتاده را جبران می‌کردم (روز‌های برفی و بارانی در محل زندگی من بسیار زیاد است). اگر احساس خستگی می‌کردم، ۹۰ دقیقه می‌خوابیدم. مانند این است که یک روز کاری حرفه‌ای را قطع می‌کردم. نکته‌ی جالب این‌که ویرایشگر مطالب به من گفت یک تیم ۱۲ نفره دارد که نمی‌توانند با سرعت من بنویسند و سرعت من از همه‌ی آنها بیشتر است.
مفهوم با سرعت کار کردن و مدیریت انرژی به‌جای مدیریت زمان، در واقع به معنی پذیرش یک تجربه‌ی مهم در رابطه با مفید و کارا بودن است. رمز موفقیت این است که در مدت‌زمانی که کار می‌کنید، کاملا تمرکز کنید و حواس‌پرتی را به حداقل برسانید. برای شروع از «شیوه‌ی پومودورو» استفاده کنید به این صورت که ۲۰ دقیقه با سرعت کار و سپس ۵ دقیقه استراحت کنید. از زمان مشخص‌شده برای استراحت به‌عنوان یک هدیه استفاده کنید و کار مورد علاقه‌ی خودتان را انجام دهید. برای مثال به شبکه‌های مجازی سر بزنید یا قهوه و گردش بیرون را انتخاب کنید و سپس برگردید تا بر کارتان تمرکز کنید. اگر در کاری که دارید غرق شده‌اید، تا زمانی که احساس نیاز نکرده‌اید استراحت نکنید. روی کار‌هایی که در دست دارید متمرکز شوید و مصرانه از انجام چند کار هم‌زمان مانند جواب دادن تلفن، بررسی ایمیل‌ها یا بها دادن به یک موضوع نامرتبط اجتناب کنید. با گذر زمان، مدت‌زمان مفیدتان افزایش پیدا خواهد کرد و کارایی‌تان بیشتر می‌شود.
ممکن است متوجه شوید که این تکنیک بدون افزایش ساعات کاری باعث افزایش کارایی‌تان می‌شود و دیگر نیازی به روز کاری یا هفته‌ی کاری طولانی‌تر نیست.
با افزایش کارایی و مفید کار کردن، زمان کمتری در اداره بگذرانید و زمان بیشتری برای زندگیتان بگذارید.
در شرایط خاص و کار‌های ضروری، گذراندن ساعات اضافه در محیط کاری خوب است، اما ۷۰ تا ۸۰ ساعت کار به‌صورت پایدار و همیشگی در هفته، مفید نیست. اگر شما همچنان می‌خواهید ساعات بیشتری کار کنید، به دنبال علائم ازپادرآمدگی و فرسودگی و خستگی در خودتان باشید و مطمئن شوید که ساعات اضافه‌کاری‌تان برای افزایش کارایی است و تنها برای این نیست که ساعات بیشتری پشت میزتان باشید تا مشغول کار به نظر برسید و رئیس خود را تحت تأثیر قرار دهید. به‌عنوان یک بهیار سابق، افراد زیادی را دیدم که به دلیل استرس‌های کاری دچار حمله یا مشکلات قلبی شده‌اند؛ اما هرگز کسی را ندیدم که در بستر مرگ آرزو کند ای‌کاش زمان بیشتری در اداره صرف می‌کرد.
