چگونه می‌توان کارمندان کاهل را به مسیر کار برگرداند

همه‌ی ما شنیده‌ایم که مدیریت میکرو، روشی قدیمی است که انگیزه‌ی کارمندان را از بین می‌برد و در طول زمان باعث کاهش تعهد و کارایی آن‌ها می‌شود. هیچ‌کس در یک محیط کنترل‌شده رشد نمی‌کند. مدت‌ها است که اغلب شرکت‌ها دیگر از اتاقک‌های کوچک جداگانه برای کارمندان استفاده نمی‌کنند و کارت‌های برنامه‌ریزی زمانی کنار گذاشته‌ شده‌اند. در عوض، شاهد افزایش دفاتر کاری باز و دورکاری هستیم.

امروز نیروی کار خواستار انعطاف‌پذیری، آزادی و برابری است. حالا به‌جای استفاده از رو‌ش‌های مدیریتی که بر مبنای اعمال قدرت پیش می‌روند، مدیر از طریق تعامل مؤثر با کارمندان بهتر به نتیجه می‌رسد و موفقیت به‌وسیله‌ی کار تیمی و همکاری گروهی به دست می‌آید و نه وظایف فردی.

بیشتر رهبران بین این دو سبک مدیریتی در نوسان هستند. از طرفی آن‌ها نمی‌خواهند با مدیریت میکرو، کارمندانشان را زیر ذره‌بین قرار دهند و کنترل کنند، از طرف دیگر آن‌ها باید مرزهای مشخصی برای کارمندانی که دچار رخوت و کاهلی هستند، تعیین کنند. اگر یک نفر تصمیم بگیرد برای ناهارش ۲ ساعت وقت تلف کند یا درحالی‌که دیگران سخت مشغول کار هستند، به ارسال پست در شبکه‌های مجازی مشغول باشد، طولی نمی‌کشد که سایر کارمندان هم این رویه را در پیش خواهند گرفت.

فرقی ندارد که اختلال کاری پیش‌آمده چه باشد (تحویل ندادن کارها در سررسید مشخص‌شده، به‌هم‌ریختگی دفتر، رفتارهای بی‌ملاحظه)، شما در هر صورت باید فکری برای آن بکنید. حتی اگر سطح عملکرد کارمندان نسبت به قبل تغییری نکرده باشد، اتلاف یا سوءاستفاده از زمان کاری بر فرهنگ شرکت و دینامیک کل تیم تأثیر منفی می‌گذارد.

پس شما چطور می‌توانید بدون اینکه شرکت خود را با انتظامات سخت به یک پادگان نظامی تبدیل کنید، کارمندانتان را به کارشان مقید نگه‌دارید؟ ما ۵ راهکار را برای حل این معضل به شما پیشنهاد می‌کنیم:

فرض می‌کنیم شما تا قبل از ظهر شاهد ۳ پست اینستاگرام، ۲ تماس تلفن غیر کاری و ۳۵ دقیقه غیبت و شایعه‌پراکنی در اتاق غذاخوری هستید. واضح است که برخی کارمندان کارشان را انجام نمی‌دهند. ولی آیا می‌خواهید حرکات و رفتار همه‌ی آن‌ها را در تمام مدت زیر نظر بگیرید؟

یکی از دلایلی که کارمندان تمایلشان را به کار از دست می‌دهند، بی‌حوصلگی و خستگی است. آن‌ها به‌اندازه‌ی کافی مسئولیتی برای انجام ندارند یا به‌اندازه‌ی کافی به چالش کشیده نمی‌شوند. یکی دیگر از دلایل محتمل، این است که آن‌ها وظایف خود را به‌درستی درک نکرده‌اند که علت آن عدم رهبری مناسب یا کمبود منابع مورد نیاز است.

شما می‌توانید با یک بررسی ساده، پاسخ درست را بیابید. به آن‌ها بگویید که به‌تازگی متوجه شده‌اید آن‌ها دل به کار نمی‌دهند و از آن‌ها سؤال کنید که آیا از شغلشان راضی هستند؟ چه چیزهایی را در مورد کارشان دوست دارند و با کدام جنبه‌های نقششان مشکل‌ دارند و مسیر شغلی خود را چگونه پیش‌بینی می‌کنند؟ سپس می‌توانید به مراحل بعدی فکر کنید.

مطالعات نشان داده‌اند که متوسط ساعات کارایی کارمندان در هرروز، ۳ ساعت است. متداول‌ترین فعالیت‌های غیر کاری کارمندان هم عبارت‌اند از خواندن وب‌سایت‌های خبری، چک کردن رسانه‌های اجتماعی و بحث در مورد موضوعات روز غیر مرتبط با کار.

آیا این موارد به این معنی است که باید دسترسی به تمام وب‌سایت‌های خبری را در محیط کار خود متوقف یا تلفن‌های شرکت را مسدود کنید؟! مسلماً نه. ولی شما باید مجموعه‌ای روشن از انتظاراتی که مطابق با استانداردهای شرکت از کارمندانتان دارید، به آن‌ها اعلام کنید.

دلیل این امر مشخص است: هرچه آن‌ها کار بیشتری برای انجام دادن داشته باشند، کمتر فرصت می‌کنند به مباحث متفرقه بپردازند. البته به این معنی نیست که وظایفی بی‌معنی و بی‌نتیجه به آن‌ها محول کنید و منظور این نیست که با کار بیش‌ازحد، آن‌ها را خسته کنید. شما باید مسئولیت‌ها و وظایفی بامفهوم و ثمربخش به آن‌ها بسپارید که آن‌ها را از منطقه‌ی رخوتشان بیرون بکشد.

بین مدیریت عالی و مدیریت میکرو، تفاوت زیادی وجود دارد. کاملاً قابل‌ پذیرش است که شما گاهی از کارمندانتان سؤالاتی بپرسید و از وضعیت یک پروژه مطلع شوید. کارمندانتان ممکن است از این پرس و جوی شما قدردانی هم بکنند؛ بخصوص اگر شما به آن‌ها پیشنهاد کمک یا مشاوره دهید و منابع مورد نیاز کارشان را فراهم کنید و مطمئن شوید که آن‌ها برای موفقیت و پیشرفت با کمبودی مواجه نیستند.

ولی اگر روزی ۳ بار به دفتر آن‌ها بروید و آن‌ها را بازخواست کنید، مدام از آن‌ها بپرسید چقدر کارشان پیش رفته است و بعلاوه، روزی ۸ ایمیل و ۳ تماس تلفنی هم با آن‌ها داشته باشید، اوضاع خوب پیش نخواهد رفت. شما می‌خواهید بهره‌وری آن‌ها را بالا ببرید، نه اینکه آن‌ها را خفه کنید.

صرف‌نظر از نوع کار، پاسخگویی در برابر وظایف امری ضروری و غیر قابل‌ چشم‌پوشی است. اگر کارمندان حس نکنند که باید به کسی جوابگو باشند، به‌تدریج تعهدشان را به کار از دست می‌دهند. زمانی که برای تحویل کارها سررسیدی مشخص می‌کنید، به آن‌ها بگویی چه زمانی برای رسیدگی و بازبینی پیشرفت کارها به آن‌ها سر می‌زنید. به‌این‌ترتیب کارمندان خودشان را آماده می‌کنند و همه‌چیز روشن و بدون ابهام خواهد بود.

فرض می‌کنیم شما مراحل قبلی را طی کرده‌اید. با آن‌ها صحبت کرده‌اید و وظایفی مشخص و ابتدایی را به آن‌ها سپرده‌اید. دو هفته بعد، می‌بینید که همه‌چیز به همان روال قبل برگشته است. حالا تکلیف چیست؟

هنگامی‌که یک رهبر تمام راه‌های موجود را برای حل مشکلات امتحان می‌کند و مشکل همچنان ادامه دارد، دیگر مسئله‌ای نیست که به کارمندان بگویید زیاده‌روی کرده‌اند و دیگر کافی است. با یک دیدار شروع کنید، نه با یک اتهام.

صادقانه و شفاف به آن‌ها بگویید که در زمان کاریشان چه اعمالی قابل‌ پذیرش هستند و چه اموری باید تغییر کنند. سپس یک طرح مسئولیت‌پذیری برای تغییر اصولی این روند در نظر بگیرید.