۱۵ راه علمی موثر برای هوشمندانه کار کردن به جای بیشتر کار کردن

بسیاری از مردم هر روزه درگیر تقلا و کشمکش و کوشش کردن هستند. خبر خوب چیست؟ اگر شما این ۱۵ راه علمی برای افزایش کارایی را در زندگیتان اجرایی کنید تقلا کردن و کشمکش‌ها از بین خواهند رفت.

بررسی ساعات کاری به شما این امکان را می‌دهد تا متوجه شوید بر روی هر کاری چه میزان زمان می‌گذارید و از این طریق باعث افزایش کارایی شما خواهد شد. این کار می‌تواند فاکتور نوشتن و یا ایمیل زدن باشد، پیگیری ساعات برای همه‌ی کار‌ها باید مشابه انجام شود. همچنین از این طریق متوجه خواهید شد که چه مقدار زمان را به هدر می‌دهید. آیا تمام زمان‌هایی که به هنگام دریافت یک اعلان تلفن همراهتان را چک می‌کنید محاسبه کرده‌اید؟

صد‌ها شرکت وجود دارد که استفاده از ابزار‌ها مختلف برای مثال ساعت‌های تایمر دار و جدول زمان بندی یا سیستم‌های اتوماتیک پردازش بخش‌های اصلی کار را پیشنهاد می‌دهند. شما می‌توانید در فاکتور نوشتن، مدیریت پروژه، مشارکت در سخنرانی‌ها ، وارد کردن لیست حقوق در نرم‌افزار و موارد دیگر سریعتر شوید. پیشنهاد می‌شود یک تقویم مناسب انتخاب کنید تا در این کار به شما کمک کند.

به هر حال، پیدا کردن بهترین ابزار برای بررسی و پیگیری ساعات کاری ممکن است کمی دشوار باشد.

اگر شما هم ماند اکثر مردم باشید، احتمالا در صبح روزی که می‌خواهید به سفر بروید در حال جواب دادن به ایمیل‌ها هستید. ممکن است هرگاه که در استراحت هستید در حال تلفن جواب دادن باشید، با این روش شما بدون وقفه در حال کار کردن هستید. مطابق با عقاید قدیمی این وضعیت یک اتفاق غیر معمول نیست. اما،‌ ما قصد کار کردن به این طریق را نداریم.

حقیقت این است که بدن وذهن ما از یک چرخه‌ی روزانه پیروی می‌کند که به آن ریتم شبانه روزی می‌گویند. تغییرات فیزیکی، ذهنی و رفتاری وجود دارد که از چرخه‌ی ناهمگون ۲۴ ساعته تاثیر می‌پذیرند. این تغییرات اساساَ در پاسخ به روشنایی و تاریکی موجود در محیط زیست به وجود می‌آید.

ریتم مشابهی برای الگوی خواب هم وجود دارد که پیرو ریتم طبیعت است. ما هر ۹۰ دقیقه مراحل چرخه‌ی خواب عمیقمان تغییر می‌کند. به این گونه که ابتدا خواب سبک، سپس رویایی و خواب آرامی که همراه با حرکات سریع چشم است ایجاد می‌شود.

با توجه به تحقیقات در رابطه با کارایی متوجه می‌شویم که به طور مداوم و بی‌وقفه کار کردن برای ۸ ساعت بر خلاف سیستم طراحی شده‌ی بدن ما است. چرخه‌ی بدن ما با ریتم اولترادیان ( سیکل خواب که متشکل از ۵-۶ چرخه است) مطابق است. به عبارت دیگر، مغز می‌تواند به مدت ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه بر موضوعی تمرکز کند و بعد از آن به استراحت نیاز دارد.

موضوعات بیان شده دلیل این پیشنهاد را بیان می‌کنند که روز کاریتان را تقسیم به قسمت‌های ۹۰ دقیقه‌ای بکنید. این تغییرات شما را در شرایط و موقعیتی قرار می‌دهد تا بیشترین کارایی را کسب کنید.

بله. درست متوجه شدید. مطالعات نشان داده است که ۲۰ دقیقه خواب در بعد از ظهر می‌تواند کیفیت کار شما را بالا ببرد. مقدار کمی خواب ظهرگاهی شما را دوباره پر انرژی و سرزنده می‌کند و باعث تجدبد قوای ذهن و بدنتان می‌شود. همچنین خواب ظهرگاهی باعث می‌شود تا احساس آرامش بیشتری داشته باشید و با کاهش خطر‌هایی مانند حمله‌ی قلبی طول زندگی شما را افزایش می‌دهد.

به همین دلیل تعجبی ندارد که شرکت‌هایی مانند گوگل، بخش‌ انرژی (یا بخش خواب) به محیط کاری خودشان اضافه کرده‌اند.

مطالعاتی در دانشگاه Northwestern با توجه به علم عصب شناسی نشان داده که رابطه‌ی قوی بین میزان در معرض روشنایی روز قرار گرفتن در محل کار و خواب، فعالیت و کیفیت زندگی کارمندان اداری وجود دارد.

این مطالعات مشخص کرد کارمندانی که در نور طبیعی کار می‌کنند به طور میانگین هر شب ۴۶ دقیقه بیشتر می‌خوابند. این افراد، سالم‌تر و مفیدتر می‌خوابند و کیفیت زندگیشان نسبت به کسانی که در این شرایط نیستند بالا می‌رود. کارمندانی که در مکان‌هایی با پنجره‌ی کمتر کار می‌کنند در سنجش‌های مربوط به مشکلات فیزیکی و کیفیت زندگی امتیاز کمتری کسب کردند. همچنین ثابت شد کسانی که در معرض نور طبیعی روز نیستند خواب کم‌کیفیت‌تری دارند.

 در واقع این تحقیقات از ریتم شبانه روزی بدن ناشی می‌شود. در نتیجه، تعجب آور نیست که نور طبیعی می‌تواند بر افزایش کارایی و سطح انرژی موثر باشد.

اگر در محیط کاریتان پنجره وجود ندارد چه باید کرد؟ یک راه حل سریع و راحت خرید یک لامپ با روشنایی طبیعی است. اگر تاثیر مورد نظرتان را نداشت، راه حل ایجاد تحرک در کارتان را بسنجید یا در جایی که بتوانید در روشنایی و نور روز زیر آفتاب باشید کار جدیدی پیدا کنید .

یک گروه پژوهشگر در بوستون، در مقاله‌ای در مجله‌ی واشنگتون منتشر کردند، شهر‌هایی که اینترنت پر‌سرعت‌تری دارند، کارایی بیشتری دارند. همچنین گزارش‌ها نشان داد شهر‌هایی که اینترنت با سرعت بالاتر دارند به ازای هر نفر تولید ناخالص داخلی بیشتری نیز دارند. این تحقیقات با بررسی و مقایسه با شهر‌هایی که اینترنت پر سرعت نداشتند صورت گرفته است.

ممکن است پیش پا افتاه به نظرتان برسد. اما زمانی که سرعت اینترنت زیاد است پی خواهید برد که چقدر باعث پیشرفتتان می‌شود. احتمالا به انتظار برای بارگیری صفحان اینترنت عادت کرده‌اید.

شما می‌توانید از ابزار‌های تست سرعت استفاده کنید تا متوجه میزان سرعتی که اکنون استفاده می کنید بشوید. این تست‌ها را می‌توانید از شرکت اینترنتی کنونیتان دریافت کنید. هم‌چنین می‌توانید از ابزار‌های ارزیابی سرعت اینترنت استفاده کنید. با کمک این تست‌ها می‌توانید متوجه شوید چه سرعتی برای اتصال شما به اینترنت مناسب است.

تحقیقات نشان داده است که بعد از گذراندن زمان در فضای باز و طبیعت به طور خاصی می توانیم کاراتر باشیم. قرار گرفتن در محیط مملو از صخره و درخت می‌تواند برای خلاقیت و کارایی ما محرک و الهام بخش باشد؛ اما متاسفانه، همه‌ی ما نمی‌توانیم هر روز به محیط باز برویم.

برای فراهم کردن این شرایط در اطرافتان، با قرار دادن چند گیاه طبیعت را به داخل بیاورید. گیاهان شادی و کارایی را افزایش می‌دهند و همچنین استرس را کاهش می‌دهند. ممکن است این اتفاقات به این دلیل باشد که گیاهان ماده‌ی شیمیایی منتشر شده در هوا را می‌توانند کاهش دهند.

برنامه‌ریزی کار روزانه به شما این امکان را می‌دهد تا کارتان را بر اساس هدف‌های حقیقی خودتان برنامه‌ریزی کنید. شما می‌توانید این اهداف را یادداشت کنید تا در ساعات اولیه‌ی روز به آن‌ها بپردازید.

زمانی که شما توانایی وفادار بودن به‌ اهدافتان و انجام دادن آن‌ها را داشته باشید، احساس بهتری خواهید داشت. انجام دادن اهدافتان در نهایت شما را تبدیل به فردی فعال‌تر و مفیدتر خواهد کرد.

از یک گروه خواسته شد تا مشخص کنند کجا،‌ چه زمانی، و چگونه می‌خواهند گزارششان را بنویسند. گروه کنترل از  سایر شرکت کننده‌ها نیز خواست تا گزارش تهیه کنن ، اما برنامه‌ای برای نحوه‌ی تهیه‌ی گزارش به آن‌ها نداد.

از شرکت کننده‌هایی که برنامه تهیه کرده بودند، ۷۱ درصد گزارششان را به محققان تحویل دادند. در مقابل آن‌ها تنها ۳۲ درصد از کسانی که برنامه‌ای تهیه نکرده بودند گزارششان را برگرداندند.

سونیا لیبومیرسکی، یکی از مدیران تحقیقات در رابطه با شادی،‌ این موضوع را در کتاب <>‌‌ توضیح داد:

«به طور خلاصه، در تمام قلمروی زندگی،‌ به نظر می‌آید خوشحالی و خرسندی نتایج مثبت بسیاری برای ما دارد. در پروسه‌ی خوشحال‌تر و خرسند‌تر بودن، ما تجربه‌های لذت بردن،‌ قناعت، ‌عشق، سربلندی و غرور خودمان را افزایش می‌دهیم. شادی همچنین بر جنبه‌های دیگری از زندگیمان نیز تاثیر دارد برای مثال سطح انرژی، ‌سیستم ایمنی بدنمان، مشغول بودن با کار و مردم دیگر و سلامت جسمی و ذهنی را افزایش می‌دهیم.»

بر اساس یک تحقیق از دانشگاه وارویک نیز کشف شد خوشحالی باعث می‌شود که کارایی تا ۱۲ درصد افزایش یابد. یکی از محققان، دکتر ایگنو پروتو می‌گوید: «الگوی مشخصی برای ۴ آزمایش مختلف در نظر گرفته شد و ما نشان دادیم که اشخاص خوشحال‌تر، فعال‌تر و کارا‌تر هستند. این تحقیق می‌تواند یک رهنمود برای مدیریت انواع سازمان‌ها را فراهم کند. هدف، تلاش برای ایجاد محیط کاری مهیج و سلامت برای کارکنان است.»

اگر می‌خواهید خوشحالی و رضایتتان را افزایش دهید،‌ با مسائل اساسی و پایه‌ای شروع کنید، برای مثال،‌ از خودتان مراقبت کنید. این کار شامل ورزش کردن، تفکر و عبادت کردن و خوردن غذاهای سالم می‌شود. شروع به ابراز قدر‌دانی و توجه به خودتان بکنید و با انسان‌های خوشبین مراوده داشته باشید.

ما در جهانی زندگی می‌کنیم که به ابزارهای مختلفی دسترسی داریم و این ابزارهای ما را با اخبار بمب باران می‌کنند. ممکن است تمایلی به شنیدن اخبار خاصی که هم‌اکنون می شنوید نداشته باشید. جو گاسکونیگن به این مشکل پرداخته است و توضیح می‌دهد که عموماَ اخبار جنبه‌ی منفی دارند. نسبت خبر‌ها‌ی بد به خبر‌های خوب حدودا ۱۷ به ۱ است. با توجه به نکته‌ی سابق، خوشحالی بر کارایی تاثیر‌گذار است، رد کردن و از قلم انداختن خبر‌ها می‌تواند به شما کمک کند.

تحقیقات جامعه شناسی کشف کرده است کارمندانی که در محیط کاری زمان نهارشان را با دیگران می‌گذرانند حدودا ۳۶ درصد در طول هفته فعال‌تر هستند. همچنین مطابق با تحقیقاتی مشابه متوجه شدند که همین افراد ۳۰ درصد کمتر مضطرب می‌شوند. تا جایی که در سال بعد که شرکت کادر کاریش را کامل کرد بود، سطح استرس کم‌‌تر شده بود.

به عبارتی می‌توان گفت کسانی که فعال‌تر و کاراتر هستند و استرس کم‌تری دارند همان کسانی هستند که شخصیت اجتماعی‌تری دارند.

اگر شما در خانه و یا مستقل کار می‌کنید، چند نفر از دوستانتان را دعوت کنید و با آن‌ها نهار بخورید.

بله! حقیقت دارد! یک مطالعه در دانشگاه ملبورن پیشنها می‌دهد که تعویق انداختن بین کار می‌تواند مفید باشد. دکتر برنت کوکر متوجه شد کسانی که در اینترنت گشت می‌زنند از کسانی که این کار را انجام نمی‌دهند کارایی بیشتری دارند.

کوکر می‌گوید: «انسان‌ها نیاز دارند تا مقدار کمی از موقعیتی که دارند خارج شوند تا تمرکزشان را برگردانند». این مطالعات کشف کرد افرادی که زمانشان را بر روی وبسایت‌هایی مانند یوتیوب می‌گذارند با انگیزه‌تر هستند. افرادی که مدت زمان معقولی را صرف این کار می‌کنند تا ۹ درصد کارایی بالاتری دارند. و کسانی که از مزایای یوتیوب استفاده نمی‌کنند به اندازه‌ی آن‌ها فعال و موثر نیستند.

می‌توانید از یوتیوب برای دیدن فیلم‌هایی که شما را می‌خندانند استفاده کنید یا حتی فیلم‌های آموزشی ببینید که به شما کمک کنند تا مفیدتر باشید. البته ممکن است که مدیران فیلم‌های آموزشی را به فیلم‌های طنز ترجیح دهند.

محققین فنلاندی کشف کرده‌اند که کارایی در دمای بین ۶۸.۹ درجه و ۷۱.۶ درجه‌ی فارنهایت، به عبارتی دمای ۲۱ تا ۲۲ درجه‌ی سانتی‌گراد،‌ افزایش می‌یابد. این مطالعات در دانشگاه فنی هلسینکی، آزمایشگاه‌های دما و وضعیت هوا انجام شد.

بخش تکنولوژی آزمایشگاه ملی محیط زیست لاورنس برکلی نیز با مطالعات دانشگاه فنلاند هم نظر است. و هم‌چنین متوجه شدند بیشترین کارایی در نزدیکی دمای ۷۱.۶ درجه‌ی فارنهایت اتفاق می‌افتد.

یک تحقیق دیگر اظهار می‌کند کارمندانی که سردشان است بیشتر اشتباه می‌کنند. اشتباهات بیشتر می‌تواند هزینه‌ی هر ساعت کاری کارمندان را تا ۱۰ درصد افزایش دهد. خودتان را گرم کنید، اشتباهات تایپ کردن تا ۴۴ درصد کاهش می‌یابد و سرعت تایپ کردنتان تا ۱۵۰ درصد افزایش می‌یابد.

محققان در هیئت علمی دانشگاه عصب‌شناسی پرینستون در رابطه با تاثیر به هم ریختگی بر کارایی تحقیق کردند. آن‌ها متوجه شدند که به هم ریختگی خیلی زیاد باعث می‌شود فعالیت مغز کاهش پیدا کند. مغز شما بیش از اندازه با بی نظمی‌ها گیج خواهد شد و این موضوع مانع توانایی شما برای انجام کار‌های بیشتر می‌شود.

چند بار تاکنون مجبور شده اید کارتان را متوقف کنید تا به دنبال ابزاری که به آن نیاز دارید بگردید؟ زمانی که وسیله‌ی مورد نظرتان را پیداکردید چقدر طول کشید تا دوباره به کارتان برگردید؟

محل کارتان را تمیز و سازمان‌دهی شده نگه دارید. همیشه وسایل را به جایی که به آن ها تعلق دارد برگردانید.

بی نظمی ذهنی نیز مانع مفید و موثر بودن است. جان سارواتاری یکی از پر‌فروش‌ترین نوشته‌ها را در رابطه با بی‌نظمی ذهن نوشته است. ساراواتاری پیشنهاد می‌دهد هر صبح یا غروب لیستی از کار‌هایی که می‌خواهید انجام دهید فراهم کنید. همچنین پیشنهاد می‌کند این لیست را در اولویت قرار دهید، و سپس بازتابش را بررسی کنید و دوباره آن را سازمان‌دهی کنید. اگر نتوانستید همه‌ی وظایف یک روزتان را انجام دهید، این کار به شما امکان را می‌دهد که «هر چیزی در ذهنتان جایگاه مخصوص خود را داشته باشد و زمانی به سراغ آن کار می‌روید که آمادگی انجام دادنش را دارید».

دورا زک، نویسنده‌ی کتابی در زمینه‌ی تک‌کاری به نام «با انجام دادن یک کار در زمان کار‌های بیشتری انجام دهید»، توضیح می‌دهد: «مغز نمی‌تواند در یک لحظه در ۲ جا باشد، پس کاری که مردم به عنوان چند وظیفه انجام می‌دهند در واقع همان چیزی است که در علم عصب‌شناسی به آن عوض کردن جریان وظایف می‌گویند، به این معنی که با سرعت و مداوم بین وظایفی که باید انجام دهیم جلو و عقب می‌رویم».

زک تذکر می‌دهد، تغییر کار، نه تنها کارایی را تا ۴۰ درصد کاهش می‌دهد، بلکه باعث کوچک شدن مغز نیز می‌شود. او می‌گوید: «زمانی که با تغییر کار و وظایف پی در پی بار اضافی برای مغزتان ایجاد می‌کنید، در واقع باعث کوچک شدن و از بین رفتن سلول‌های خاکستری مغزتان می‌شوید».

مطالب بالا به این معنی است که مغز و بدن ما باید در یک مکان و زمان مشخص بر یک موضوع تمرکز کند،  شما می‌توانید برای شروع مسائلی که باعث حواس‌پرتی می‌شوند را حذف کنید؛ مانند خاموش کردن صدا‌های تکرار‌شونده و تقسیم بندی ایمیل‌های کاری. هر مسئله‌ای که باعث حواس پرتی می‌شود را بنویسید تا بعدا بتواند به آن‌ها رسیدگی کنید، و حدود ۱۵ دقیقه آن‌ها را حذف کنید تا بتوانید در آرامش فکر و عمل کنید.

سر و صدا می‌تواند موجب حواس‌پرتی شود. اما، صدای صحیح و مناسب قدرت این را دارد که کارایی را افزایش دهد. موسیقی به طور منظم می‌تواند به ایجاد تمرکز و توجه در هنگام انجام کار‌های تکرار شونده کمک کند. اما جه نوع از موسیقی این قابلیت را دارد؟ یک برنامه‌ی خیلی خوب به نام focus@will یک لیست از موسیقی‌های سودمند که باعث افزایش مدت زمان توجه شما به یک موضوع و بالا بردن تمرکز عمومیتان می‌شود را در بر دارد.