همه‌ی ما می‌خواهیم جلسات موفقی برگزار کنیم و مطمئن شویم که ملاقات به‌خوبی پیش خواهد رفت. جلسات کاری خوب نقش مؤثری در پیشبرد اهداف مدیریتی شما ایفا می‌کند. اما بدون دانستن نکات مهم انجام این امر ممکن نخواهد بود.
هر مدیری به دنبال تحکیم پایه‌های مدیریت خود است. این کار باید بدون نابود کردن فضای دوستانه‌ی تیم انجام شود. جدی و رسمی بودن بیش از حد می‌تواند تأثیرات منفی بر روابط تیمی داشته باشد. اما بی‌اهمیت بودن و شوخ‌طبعی نسنجیده نیز نتیجه مشابهی دارد. البته جلسات معارفه‌ی غیر رسمی اگر به‌درستی مدیریت شوند، می‌توانند با اعتمادسازی بین اعضا و انتشار فضای احترام متقابل، فرصت‌های بزرگی برای درک روحیه‌ی افراد تیم فراهم کنند.
در این مقاله به شما کمک خواهیم کرد خودتان را برای اولین ملاقات با تیم آماده کنید. بنابراین ۵ اصول زیر را در ملاقات خود رعایت کنید.
۱- درباره تیم جدید اطلاعاتی جمع‌آوری کنید
اگر شبکه‌ی داخلی شرکت پروفایل‌های کارمندان را به اشتراک گذاشته است، درباره مهارت‌ها و موفقیت‌های تیم جدیدتان و هر اطلاعات دیگری که می‌توانید به دست آورید تحقیق کنید. این کار به تیم شما نشان می‌دهد که به‌اندازه‌ی کافی برای آن‌ها ارزش قائل بوده‌اید و قبل از ملاقات زمانی را برای مطالعه‌ی رزومه آن‌ها اختصاص دهید. اگر نمی‌توانید چنین اطلاعاتی را پیدا کنید، با بخش استخدام شرکت صحبت کنید. شاید عکس یا اطلاعاتی درباره‌ی اعضای جدید تیم داشته باشند.
در حین استفاده از این اطلاعات، چهره‌ی افراد، نام آن‌ها و محل تولدشان را به یاد داشته باشید. اگر با یادآوری چهره‌ها مشکل دارید، سعی کنید از کمک‌های تصویری استفاده کنید. به این معنی که بین اسم و یک ویژگی شاخص فرد ارتباطی برقرار کنید. همچنین تلفظ صحیح اسامی را یاد بگیرید.
اگر امکان دارد، قبل از پذیرفتن سمت جدید زمانی را برای صحبت غیر رسمی با مدیر سابق درباره‌ی نقاط قوت و ضعف کارمندان اختصاص دهید، تا درباره هر گونه مشکلات رفتاری یا نزاع‌های احتمالی، در جریان باشید.
اگر می‌خواهید با تیمی از فرهنگ یا ملیت‌های مختلف کار کنید، سعی کنید به تعصب‌های احتمالی حساس باشید. همچنین تقویت اطلاعات فرهنگی می‌تواند به شما در کار کردن با تیم‌های گوناگون کمک فراوانی کند.
در سازمان‌دهی شرکت‌های بزرگ وقتی برای ملاقات با تیم جدید آماده می‌شوید، چه رسمی با مناسبات تعریف‌شده و در چارچوب ضوابط باشد و چه غیر رسمی و دوستانه، احتمال تفاوت‌های فرهنگی را مد نظر داشته باشید. این کار به شما کمک خواهد کرد در جلسات ابتدایی به‌طور مؤثری ارتباط برقرار کنید و از اشتباهات جبران‌ناپذیر اجتناب کنید. در صورت امکان، دوباره با مدیر سابق تیم درباره دیدگاهش در رابطه با فرهنگ تیم صحبت کنید تا بتوانید خودتان را برای مسائل احتمالات آماده کنید.
امکان دارد یکی از اعضای تیم همکار سابق شما باشد. در این صورت مدیریت روابط اداری می‌تواند سخت باشد. شما نیاز دارید که در روابط سابق خود بازنگری کنید. برای انجام مؤثر این کار باید در جلسه اول و برای گسترش نیافتن مشکلات آماده باشید.
۲- فضای جلسه را آماده کنید
اگر با کسی قرار ملاقات حضوری دارید، فضای مناسبی انتخاب کنید. اتاقی را برای جلسات اختصاص دهید. توجه داشته باشید که صندلی‌ها به تعداد کافی و دما و نورپردازی اتاق مناسب باشد. دقت به این موارد به کاهش اضطراب و ارتقاء روابط حسنه بین افراد کمک می‌کند.
اگر جلسات شما به‌صورت حضوری برگزار نمی‌شود، باید فرض‌های دیگری را در نظر داشته باشید. در فضای رو به رشد جلسات آنلاین، ملاقات هنوز هم برای سازمان‌دهی و رفع مشکلات احتمالی به آمادگی نیاز دارد. همه‌ی ما حداقل برای یک بار با مشکل ارتباط تصویری یا صوتی مواجه بوده‌ایم. پیش‌تر از زمان جلسه به اتاق کنفرانس بروید و مطمئن شوید همه چیز درست کار می‌کند. نورپردازی و ارتباطات اینترنتی را چک کنید. با این کار شما برای کمک‌های فنی در صورت وجود مشکلات احتمالی زمان خواهید داشت.
احتمال دارد با مسائل دیگری مواجه شوید که در فرآیند جلسه آرام‌آرام خود را نشان می‌دهند. برای نمونه اگر شما در کنفرانس آنلاین هستید، از دیگران بخواهید که مطمئن شوند شما سر وقت شروع می‌کنید. همچنین از مخاطبان بخواهید که وقتی حرفی برای صحبت ندارند، میکروفون‌هایشان را قطع کنند.
۳- جلسات کوتاه و دوستانه‌ای برگزار کنید
قبل از شروع جلسه به همکاران اطلاع دهید که این جلسه برای آشنایی دوستانه است، نه یک کنفرانس طولانی. در اتاق جلسه درباره خودتان توضیح مختصری بدهید. داستان‌های تجاری برای نشان دادن اعتبار خودتان و هدفی که می‌خواهید به آن برسید تعریف کنید. لازم نیست استراتژی خود را مفصل و کامل شرح دهید، برای این کار می‌توانید بعدا جلسه‌ی رسمی برگزار کنید.
در این زمان مختصر توضیح دهید که بعدا یک جلسه‌ی آشنایی با تک‌تک افراد برگزار خواهید کرد. در جلسات آتی می‌توانید نحوه‌ی حمایت خود از آنان را دریابید. فراموش نکنید که برای جلسات رسمی آینده بعد از پایان آشنایی اولیه، اطلاع‌رسانی کنید. خاطرنشان سازید که شما چند هفته اول را به آشنایی با تیم و فهم روال کار اختصاص خواهید داد. مشخص است که شما قصد انجام تغییراتی دارید؛ اما اطمینان دهید که قبل از آشنایی کامل دست به کاری نخواهید زد.
بهتر است مدیران جدید نگاهی به اصلاحات داشته باشند. اما این را نیز در نظر داشته باشید که تعدادی از اصول و عادت‌های غلط در طول سال‌ها جا افتاده‌اند و جایگزینی آن‌ها با اصول درست، به‌سرعت امکان‌پذیر نیست و کارمندان ظرفیت آن را نخواهند داشت.
باقیمانده‌ی جلسه را به آشنایی و شناخت اعضا اختصاص دهید. به افراد فرصت سؤال پرسیدن بدهید. اگر آن‌ها به سابقه‌ی شما علاقه‌مند هستند، با حوصله و کامل به سؤالاتشان جواب بدهید. بهتر است با هدایت بحث به سمت هدف‌هایتان فروتنی نشان دهید تا با مانور دادن به افتخارات خودتان فخرفروشی کنید.
در بهترین حالت می‌خواهید پیام‌های زیر به تیمتان منتقل شود:
من خوشحالم که اینجا هستم و به کارهای شما احترام می‌گذارم
مطمئن باشید که من اینجا نیامده‌ام تا فشار مضاعفی بر شما تحمیل کنم
من اینجا هستم تا شما را در کارتان خبره کنم
شما نمی‌توانید با افرادی که اولین بار می‌بینید، به‌سرعت خودتان را وفق دهید. اما قولی ندهید که از عهده انجامش برنمی‌آیید. این امر به شما از ابتدای کار اعتبار و احترام می‌بخشد.
۴- بهترین رفتار را تجسم کنید
برخورد شما در جلسه اول بسیار بر آینده رهبری شما تأثیرگذار است. بنا بر این حواستان باشد که فضای کاری خوشایندی با احترام متقابل و درک ارزش‌های همدیگر ایجاد می‌کنید.
مطمئن شوید که سر موقع می‌رسید. لباس مناسب بپوشید و از جملات مؤدبانه استفاده کنید. شما می‌خواهید شخصیت خودتان را بدون کم‌وکاست به تیمتان ارائه دهید. بنابراین گوشی خود را در حالت بی‌صدا قرار دهید و شاید بهتر باشد کاملا خاموش کنید.
حواستان به زبان بدن باشد. با لحنی آرام صحبت کنید و از تیک‌های عصبی که نشان‌دهنده اضطراب یا بی‌قراری شما هستند، مانند ضربه زدن به میز اجتناب کنید. درباره فوت‌وفن‌های سخنرانی، مطالبی را جست‌وجو کنید. تن و لحن صدای مناسب را یاد بگیرید و همچنین از حرکت‌های اشاره برای ارتباط بهتر به‌عنوان رهبر تیم استفاده کنید.
۵- شوخی‌های کوتاه داشته باشید
شوخی‌های کوتاه اساسا برای ایجاد ارتباط و دوستی به کار می‌روند؛ اما نباید هرگز برای بالا بردنشان جلسه آن‌ها را نادیده بگیرید. در این رابطه به توصیه‌های سخنرانان مشهور گوش دهید. مردم بیش‌تر از جزئیاتی که درباره آن صحبت کرده‌اید، احساسی را که به آن‌ها داده‌اید به یاد خواهند آورد. از افراد بخواهید که در فضایی دوستانه درباره لحظات خوشایندی که داشته‌اند، برای دیگران صحبت کنند. این کار علاوه بر ایجاد فضای مثبت به شما درباره ارزش‌های تیم اطلاعات بسیاری خواهد داد.
گوش کردن را تمرین کنید. وقتی طرف مقابل شما صحبت می‌کند، شما باید برای درک همه‌ی مطلب با تمرکز به صحبت گوش دهید و در کنار آن از اشارات و زبان بدن غافل نباشید. از تفکر به آماده کردن پاسخ وقتی طرف مقابل صحبت می‌کند اجتناب کنید.
بهترین روش برای اعتمادسازی بازگو کردن اطلاعاتی غیر شخصی درباره خودتان است. این کار به افراد مقابل نشان می‌دهد که شما داوطلبانه مایل هستید برای اشتراک چیزی با دیگران اولین نفر باشید. افراد را برای پیوستن تشویق کنید اما کسی را خلاف میلش مجبور نکنید.
جمع‌بندی
نظرات