مهارت‌های مدیریت گروه

اگر به‌عنوان مدیر شغل جدیدی پیدا کرده‌اید یا وظیفه‌ی کنار هم نگه داشتن یک تیم به شما محول شده است، یک چالش در راه دارید!

اگر در حال حاضر یک تیم دارید یا مسئولیت تشکیل آن را بر عهده دارید، در هر دو صورت، چه کار‌هایی باید انجام دهید؟

در این مقاله به چند نکته‌ی کلیدی که مدیران برای موفقیت و کامیابی به آن‌ها احتیاج دارند اشاره می‌کنیم که از پیدا کردن اشخاص مناسب و تصمیم در رابطه با تقسیم وظایف تا ارتباط بین آن‌ها، انگیزه دادن و پرورش افراد را شامل می‌شود. همچنین این مقاله برخی از دام‌های مشترک و شایع را که باید از آن‌ها اجتناب کنید در بر می‌گیرد.

 قبل شروع، با چند تعریف کلیدی آشنا می‌شویم. معنای درست مدیریت چیست؟ و چگونه از رهبری متمایز می‌شود؟

قطعا این دو نقش هم‌پوشانی دارند و برای این‌که به‌طور کامل مؤثر و کارا باشیم، اجرای هر دو نقش نیاز است. به‌هرحال، این مقاله روی مهارت‌های مشخص و مسئولیت‌های مدیران و ابزار‌های موجود‌ آن‌ها متمرکز است. هیچ دلیلی ندارد که به افراد بی‌دلیل برای رسیدن به چشم‌انداز شگفت‌انگیزتان انرژی بدهید؛ چرا که ممکن است هنگام پیاده‌سازی، شکست بدی بخورند و انگیزه‌ی خودشان را از دست بدهند.

اولین اولویت برای مدیران گروه تقسیم وظایف است. اهمیتی ندارد که کیفیت مهارت‌هایتان چگونه است، تنها زمانی ماهر هستید که بتوانید با موفقیت کار‌هایتان را به پایان برسانید. به همراه تیمی که پشتیبانتان باشد، موفقیت‌های بیشتری می‌توانید کسب کنید و دلیل اهمیت تقسیم وظایف مؤثر و کارا همین است!

تقسیم وظایف موفق با ارتباط دادن بین فعالیت‌ها و افراد شروع می‌شود، بنابراین ابتدا باید نقش‌ها و اهداف گروهتان را شرح دهید. یکی از راه‌های انجام این کار ایجاد یک منشور گروه است که هدف تیم و چگونگی کارکرد آن را تنظیم و مشخص می‌کند. نه‌تنها این کار باعث می‌شود گروهتان برای یک شروع خوب آماده شود، بلکه اگر گروه از مسیر منحرف شود، می‌تواند آن‌ را به مسیر بازگرداند.

بعد از آن در شرایطی هستید که می‌توانید در رابطه با مهارت‌ها، تجربه و صلاحیت‌های گروهتان فکر می‌کنید و شروع به تطبیق افراد با فعالیت‌ها ‌کنید.

وظیفه‌ی کلیدی دیگری که به‌عنوان یک مدیر دارید، انگیزه دادن به اعضای گروه است.

یک تئوری مدیریتی با نام «تئوری x و y»، دو رویکرد متفاوت در رابطه با انگیزه دادن را توضیح می‌دهد. این نظریه به تصور بنیادی و اساسی بستگی دارد که شما در رابطه با کارمندان ایجاد می‌کنید. اگر باور دارید که آن‌ها به‌صورت ذاتی تنبل هستند، به تئوری x معتقد هستید، درحالی‌که اگر باور دارید که اکثرا خوشحال هستند و به کار کردن تمایل دارند، پیرو تئوری y هستید. اطمینان حاصل کنید که به‌طور کامل با این تئوری‌ها آشنا شده‌اید، آن‌ها می‌توانند به‌طور اساسی بر موفقیت شما در انگیزه بخشیدن به افراد مؤثر باشند.

تئوری‌های «بهداشت و انگیزش» هرتزبرگ، «انگیزه انسان» مک‌کلِالند و «سه عامل» سیروتا کمک می‌کنند تا راه‌های اساسی برای انگیزه بخشیدن را یاد بگیرید.

هر روشی را که ترجیح می‌دهید اتخاذ کنید. در مورد انگیزه دادن باید به یاد بیاورید که افراد متفاوت نیاز‌های متفاوتی دارند. بعضی افراد دوست دارند خودشان کار مناسب و روش اجرا را انتخاب کنند. درصورتی‌که برخی دیگر ترجیح می‌دهند تحت تسلط دیگران و بدون نیاز‌های مدیرانه کار‌ها را به انجام برسانند.

تیم‌ها از افراد مستقلی تشکیل شده‌اند که هر کدام نیازها و توانایی‌های متفاوتی دارند و در مرحله‌های متفاوتی از زندگی و شغل خودشان هستند. کاری که به آن‌ها تخصیص داده‌اید برای بعضی افراد ممکن است همراه با چالش باشد و به حمایت نیاز داشته باشند. بعضی افراد دیگر ممکن است در کاری که انجام می‌دهند با سابقه و مجرب باشند و به دنبال فرصت‌هایی برای گسترش‌ مهارت‌هایشان باشند. به‌هرحال، مسئولیت شما پرورش همه‌ی اعضای تیمتان است.

اگر به اعضای تیمتان کمک کنید تا در کارشان پیشرفت کنند، مدیری خواهید بود که افراد تمایل دارند با او کار کنند و برای سازمانتان همکاری و کمک خوبی نیز ایجاد خواهید کرد.

مؤثرترین راه برای پرورش افراد این است که حتما به‌صورت منظم به اعضای گروه بازخورد و نظر بدهید. بسیاری از ما برای نظر دادن راحت نیستیم،‌ به‌خصوص زمانی که جنبه‌ی منفی دارد. به‌هرحال، اگر به‌طور منظم بازخورد بدهید و بگیرید، کارایی همه‌ی افراد افزایش خواهد یافت.

در هر نقشی مهارت مراوده و ارتباط برقرار کردن برای موفقیت ضروری است، اما تکنیک‌ها و مهارت‌های مخصوصی وجود دارد که به‌عنوان یک مدیر، نسبت به زمانی که کارمند ساده بودید بیشتر استفاده خواهید کرد. این تکنیک‌ها در ۲ عنوان بیان شده است: ارتباط با اعضای گروه و ارتباط با افراد خارج از گروه. در ادامه به هر یک از آن‌ها خواهیم پرداخت:

به‌عنوان مدیر یک تیم، ممکن است جلسات منظمی داشته باشید یا به‌صورت فردی با اعضا صحبت کنید. همه‌ی انواع جلسه‌ها و به‌خصوص جلسات منظم و پی‌در‌پی، شهرت بدی در تلف کردن وقت افراد دارند. بنابراین خوب یاد گرفتن مهارت اداره‌ی جلسات به‌صورت مؤثر، بسیار ارزشمند است.

بسیاری از جلسات، شامل تبادل اندیشه می‌شوند. به‌عنوان مدیر یک گروه، اغلب باید به انجام این کار کمک کنید و آن را تسهیل کنید، پس نیاز است برای انجام این کار راحت باشید. این جلسات تنها برای بیان ایده‌های خلاقانه نیستند و دستاوردهای دیگری نیز به همراه دارند. کار‌هایی هست که شما می‌توانید به‌عنوان یک همراه عادی در بعضی از جلسات انجام دهید، بررسی کنید که چه زمان‌هایی آن‌ها اشتباه می‌کنند و چه کار‌هایی می‌توانید انجام دهید تا از آن جلوگیری کنید.

مهارت مهم دیگر برای تسلط یافتن مدیران و دیگران، گوش دادن پویا است. زمانی که مسئول هستید، تصور این‌که می‌دانید دیگران چه چیزی می‌خواهند یا غیر مهم شمردن گوش کردن ساده است؛ زیرا به‌هرحال شما قبلا در مورد راه‌کار آن اندیشیده و به نتیجه رسیده‌اید.

در این تله نیفتید. بیشتر مدیران خوب، شنوندگان پویا و فعالی هستند، این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا مشکلات را سریع‌تر شناسایی کنند (درحالی‌که هنوز حل و فصل کردن آن‌ها آسان است)، از سوءتفاهم‌های بیهوده و بی‌دلیل جلوگیری می‌کند و بین اعضای گروه اعتماد به وجود می‌آورد.

احتمالا رئیستان مهم‌ترین شخصی است که به ارتباط برقرار کردن با او نیاز دارید. زمان صرف کنید تا به‌طور کامل متوجه شوید که رئیستان از شما و گروهتان چه انتظاراتی دارد. اگر به‌درستی تمایلات و ترجیح او در نوع تحویل و اجرای کار‌ها را بدانید، بهتر می‌توانید جلساتی با تصدیق او داشته باشید.

نترسید که از رئیستان بخواهید شما را راهنمایی یا نصیحت کند، معمولا می‌توانید مسائل زیادی را از او یاد بگیرید، اما ممکن است او برای ارائه‌ی اطلاعاتش پیش‌قدم نشود. اگر از رئیس تقاضای اطلاعاتی دارید، مطمئن شوید تا جایی که امکان دارد به‌طور کامل به همه‌ی مسائل فکر کرده‌اید. موضوع را به همراه خلاصه‌ای از افکارتان مطرح کنید و سپس بگویید که در کجا به کمک احتیاج دارید.

هم‌چنین به‌عنوان مدیر، قسمتی از شغل شما مراقبت از تیمتان و حمایت و محافظت آن‌ها از فشار‌های غیر ضروری است.

قسمت دیگر از شغل شما مدیریت راه ارتباطی گروهتان با گروه‌های دیگر است. از آنالیز ذی‌نفع استفاده کنید تا گروه‌هایی را که به ارتباط برقرار کردن با آن‌ها نیاز دارید، شناسایی کنید. سپس با این افراد صحبت کنید تا خواسته‌های آن‌ها از شما و کمک‌های قابل ارائه مشخص شود.

هرچقدر امیدوار باشید که این کار را انجام ندهید، در دوره‌ی شغل حرفه‌ای اکثر مدیران زمانی می‌رسد که باید به یک کارمند نظم و ترتیب ببخشند. نظم بخشیدن به‌صورت موشکافانه از بازخورد و نظر دادن متفاوت است؛ زیرا همیشه به‌طور خاص به کار و شغل کارمندان بستگی ندارد. برای مثال شما می‌توانید در رابطه با عادات استفاده از تلفن آن‌ها نظر و بازخورد بدهید، اما رسیدگی به مشکل وقت‌نشناسی یا نظافت شخصی نیازمند روش متفاوتی است.

شناسایی و برخورد با نقض واضح قانون‌ یا سیاست‌های شرکت ساده است. اما در رابطه با موقعیت‌های دیگر چطور؟ از یک سو نمی‌خواهید خودتان را کوچک کنید، از سوی دیگر نمی‌توانید اجازه دهید مسائلی که باید با آن‌ها برخورد شود رواج پیدا کنند.                    

از این قاعده‌ی سر‌انگشتی استفاده کنید تا بفهمید در چه مواردی باید با جدیت برخورد کنید. اگر پاسخ هر یک از سؤالات مثبت است، باید زمانی را برای صحبت کردن خصوصی با کارمندتان اختصاص دهید.

یک طراح گرافیک معمولا دیرتر سر کار می‌آید اما دیرتر نیز کار را ترک می‌کند تا دیر آمدن خود را جبران کند. مشتریان غالبا از این رفتار بسیار ناراحت می‌شوند؛ به‌خصوص اگر گرافیست شما در حال کار روی یک پروژه‌ی اورژانسی باشد.

طراحان مستقل تمایل به کار روی پروژه‌های شخصی خود دارند که نیازمند جلسات کمی است و در نتیجه یکپارچگی از بین می‌رود. بااین‌حال دیگران قطعا تحت تأثیر بی‌نظمی زمانی او قرار خواهند گرفت و کم‌کم افراد دیگر نیز وسواس خود را نسبت به زمان از دست خواهند داد.‌

طراحی که در کنار کسی که دیر می‌آید می‌نشیند، از این‌که قبل از سر رسیدن همکارش باید تماس‌های تخصصی مشتریان را پاسخ دهد ناراحت است . بعلاوه او از پاسخ دادن به سؤال مدیران که «همکارت چه زمانی خواهد آمد؟» خسته می‌شود.

در این موقعیت، مدیر تیم طراحی تصمیم می‌گیرد با شخصی که دیر به سر کار می‌رسد به دلیل تأثیری که بر همکارانش می‌گذارد صحبت کند. آن‌ها توافق دارند که دیر رسیدن به سر کار مشکل حادی نیست (او مسیری طولانی برای رسیدن به سر کار باید طی کند که ترافیک سنگینی نیز دارد) اما این فرد متعهد خواهد بود که هر روز ساعت ۹:۳۰ صبح در محیط کار باشد تا تماس‌های زیاد مربوط به خودش را کاهش دهد. هم‌چنین وی باید زمان مشخصی برای پاسخ به تماس مشتریان داشته باشد و آن زمان را به آن‌ها اعلام کند. او تا دیروقت کار می‌کند تا زمان را جبران کند و همچنین از حجم تماس‌های همکاران خود نیز می‌کاهد.

هنگامی که با یک مشکل احتمالی از جنس بی‌نظمی روبه‌رو می‌شوید، زمانی برای جمع‌آوری اطلاعات در رابطه با شرایط بگذارید. تصمیم بگیرید چه کاری می‌خواهید انجام دهید و تصمیم خود را اجرا کنید. مسائل مربوط به بی‌نظمی از کنترل خارج و معمولا بد‌تر می‌شوند و اغلب باعث رنجش قابل ملاحظه‌ای در میان اعضای دیگر تیم می‌شوند.

در اینجا چند اشتباه عمومی را معرفی می‌کنیم که معمولا مدیران جدید ایجاد می‌کنند. از آن‌ها اجتناب کنید!

• فکر می‌کنید می‌توانید بر اطلاعات موجود و مهارت‌های تکنیکی برای رسیدن به موفقیت به‌عنوان یک مدیر تکیه کنید. بسیار مهم است که برای پرورش مدیران خوب و افراد ماهر زمان بگذارید، این می‌تواند از مهارت‌های تکنیکی خودتان مهم‌تر باشد.
• مشورت نکردن مداوم با مدیر خود برای اینکه به‌صورت اشتباه نشان دهید که می‌توانید خود را به‌راحتی با شرایط مختلف وفق دهید.
• بدون داشتن ایده و استدلالی در رابطه با رفع یک مشکل و بی‌توجه به راه‌حل‌های آن، از رئیستان درخواست می‌کنید.
• رئیستان را خجالت‌زده می‌کنید یا او را به طرز ناخوشایندی متعجب می‌کنید.
• کاری انجام دهید که لازم شود رئیستان از شما در مقابل دیگران دفاع کند. این کار می‌تواند باعث شود او در مقابل همتایان و بالا‌دستی‌هایش چهره‌اش را از دست بدهد و به نظر برسد که تیم او از کنترل خارج شده است.
• قصور در صحبت کردن با مشتریان (داخلی یا خارجی) در رابطه با هر چیزی که آن‌ها از شما و تیمتان می‌خواهند.
• استفاده‌ی نا‌مناسب از قدرتتان. مطمئن شوید هر چیزی که از افراد می‌خواهید انجام دهند در جهت مصلحت سازمان است.

بسیاری از این نکات به نظر واضح می‌آیند، اما به‌سادگی در زندگی روزمره‌ی مدیران، بین انجام دادن عجولانه‌ی کار‌ها این اشتباهات را مرتکب می‌شوند.     

زمانی که شما از کارمند ساده به یک مدیر اصلی تغییر شغل می‌دهید، به پرورش دادن دسته‌ای از مهارت‌های جدید نیاز دارید و از ابزار‌ها و تکنیک‌های جدیدی باید استفاده کنید. این کار در فعالیت‌های کلیدی مدیریت مثل سازمان‌دهی کردن، انگیزه بخشیدن، پرورش دادن و ارتباط برقرار کردن با گروه به شما کمک خواهد کرد.

چگونگی واگذار کردن قدرت، انگیزه دادن به افراد، توسعه و پرورش گروه، ارتباط مؤثر با افراد داخل و خارج تیم و مدیریت مؤثر نظم را یاد بگیرید. مطمئن شوید از اشتباهاتی که بسیاری از مدیران جدید مرتکب می‌شوند اجتناب می‌کنید.