با استقبال روزافزون از طرح دفترهای کاری باز، طراحی‌های عالی کلاسیک و اصیل محیط‌های کار به دست فراموشی سپرده‌شده‌اند. بسیاری از سازمان‌ها نیز فرهنگ‌های عمیق خود را قربانی دکوراسیون لوکسی کرده‌اند که در طراحی سریع و شتاب‌زده‌ی آن‌ها، خبری از لوازم باکیفیت نیست.
یک فضای کاری عالی برای شما و کارمندانتان به زمان، توجه و تحقیق در مورد فرهنگی دارد که می‌خواهید در سازمانتان حاکم باشد. به شما پیشنهاد می‌کنیم در طراحی دفتر جدیدتان، به نکات زیر توجه کنید:
روی راحتی روانی کارمندانتان تمرکز کنید
زمانی که تصمیم می‌گیرید دپارتمان آی تی را از سایر بخش‌ها مجزا کرده یا مدیران را از کارمندان سطوح پایین‌تر جدا کنید، یا اجازه می‌دهید که یک گروه پر سروصدا در اتاقی ساکن شوند که کارمندان آن به سکوت احتیاج دارند، احتمالاً پیام اشتباهی را به تیمی ارسال می‌کنید که سال‌ها برای تشکیل و تقویت آن تلاش کرده‌اید. آسایش روانی یک محیط کار توسط اتمسفر آن پرورش می‌یابد: کنار هم قرار دادن همکاران و مشاوران، تنظیم درجه‌ی دمای اتاق، توجه به آلودگی صوتی، شخصی‌سازی میز کار افراد، اجتناب از عوامل مزاحم و البته اجرای قول‌هایی که به کارمندان می‌دهید. چه در زمان استراحت وقت ناهار و چه در فرصت تنفسی که افراد پیام‌های کاری خود را چک می‌کنند، راهی بیابید که کارمندانتان هم فرصت بروز خلاقیتشان را داشته باشند و هم شادتر شوند.
شهرت برند خود را قربانی مبلمان‌های ارزان‌قیمت نکنید
اگر برنامه‌ریزی کرده‌اید که سرویس‌های صندلی و مبلمان دفترتان را از یک عمده‌فروشی یا فروشگاه حراجی خریداری کنید، دست نگه‌دارید. اگر استارتاپ کوچک و تازه تأسیسی دارید، مشکلی نیست، چراکه همه‌ی ما یک نقطه‌ی شروع داشته‌ایم. اما همان‌طور که به همه‌ی جوانب کسب‌وکارتان توجه می‌کنید، درنهایت باید روزی روی دفتر کارتان هم سرمایه‌گذاری کنید. شما که کارمندانتان را با تخفیف استخدام نمی‌کنید! پس چرا باید راحتی آن‌ها را قربانی یک مبلمان ارزان‌قیمت کنید؟ چه یک میز کنفرانس چوبی حکاکی شده را از یک هنرمند محلی خریداری کنید یا ۱۰ صندلی اجرایی باکیفیت بالا را سفارش دهید، درهرصورت فرهنگ شرکت شما در همین‌جایی که کار می‌کنید منعکس می‌شود. درعین‌حال، گارانتی و خدمات پس از فروش لوازمی را که در آن‌ها سرمایه‌گذاری می‌کنید، فراموش نکنید. کارمندان شما هر روز از این صندلی‌ها استفاده می‌کنند. پس به یاد داشته باشید که اگر از ابتدای کار سرمایه‌گذاری بهتری داشته باشید، در بلندمدت صرفه‌جویی بیشتری کرده‌اید. اگر لوازم شما در عرض ۱۰ سال مستهلک شوند و گارانتی ۵ ساله داشته باشند، باید به فکر بودجه‌ی جایگزینی ۵ سال دیگر باشید.
در مورد اسباب و لوازمی که می‌خرید، تحقیق کنید
آیا می‌دانید صندلی شما را چه کارخانه‌ای ساخته و از چه موادی در تولید آن استفاده کرده است؟ کارخانه‌ها و تولیدکنندگان صندلی و مبلمان همیشه مدعی هستند که از بهترین امکانات موجود استفاده می‌کنند تا بهترین محصولات را ارائه دهند. ولی شما باید واقعاً لوازمی را انتخاب کنید که ماندگاری خوب و کیفیتی بالا دارند. از طراحی دکوراسیون و محصولات شرکت‌های مبلمان سازی استفاده کنید که با ارزش‌های شرکت شما سازگارند.
فراموش نکنید که فضای دفتر کاری خود را اندازه‌گیری کنید
این توصیه‌ی ساده‌ای است که اغلب اوقات نادیده گرفته می‌شود. فراموش نکنید مساحت هر اتاق را اندازه بگیرید. بعد در نظر داشته باشید که کارمندان برای راه رفتن و جابجا شدن به چقدر فضا نیاز دارند، صندلی‌ها باید چقدر از هم فاصله داشته باشند، چند نفر ممکن است در این مسیر تردد کنند، معمولاً گروه همکاران کجا دورهم جمع می‌شوند و چند نفر هم‌زمان در یک دفتر کار می‌کنند. آیا اتاقی را به لوازم کپی و پرینت اختصاص داده‌اید؟ آیا مقدور است که یک اتاق کوچک‌تر را به‌عنوان دفتر کنفرانس‌های ویدیویی در نظر بگیرید؟ یک سیستم طراحی CAD یا یک کارشناس طراحی دکوراسیون، می‌تواند به شما کمک کند که تصمیم‌گیری بهتری داشته باشید و متوجه شوید در هر دپارتمان به چه چیزهایی نیاز دارید.
در زمان تجهیز کردن دفاتر با لوازم جدید، حرکت و سلامت کارمندان را فراموش نکنید
روی رفاه فیزیکی کارمندانتان سرمایه‌گذاری کنید و نتیجه‌ی کار را با افزایش خلاقیت و بهره‌وری کارمندان مشاهده کنید. منظور ما در نظر گرفتن عناصر زیست گرایی و طرح‌هایی است که برای حفظ سلامت جسمی آن‌ها مفید است. لزوماً نباید ده‌ها تردمیل بخرید و نصب کنید، ولی لااقل اصول اولیه را رعایت کنید، مثل صندلی‌هایی که ارتفاع آن‌ها قابل تنظیم باشد و همچنین محیطی برای استراحت و تمرین‌های ورزشی. از طرف دیگر انسان‌ها در طبیعت احساس بهتری دارند. گیاهان آثار سوء نورهای مصنوعی را خنثی می‌کنند، رطوبت و درجه حرارت را متعادل می‌کنند و دفتر شما را به محیطی مناسب برای انجام وظایف کارمندان و اجرای پروژه‌ها تبدیل می‌کنند.
روشنایی و نور مناسب روحیه‌ی کارمندان را بهبود می‌دهد. بسته به شرایط کاری صنعت خود، از لامپ‌های فلورسنت یا سوئیچ‌هایی که نور را تنظیم می‌کنند و چراغ مطالعه‌ی جداگانه برای هر میز کاری استفاده کنید. تحقیقات نشان می‌دهد که نور طبیعی در بهره‌وری کارمندان تأثیر مثبت زیادی دارد. تا حد ممکن سالن استراحت و کافه‌تریای کارمندان را در محلی انتخاب کنید که نور طبیعی بیشتری دارد.
اگر سالن کاری باز مناسب کارمندانتان نیست، از این روند دنباله‌روی نکنید
خیلی از افراد ترجیح می‌دهند اتاق کاری اختصاصی خود را داشته باشند، نه محیط بازی که همه در آن رفت‌وآمد می‌کنند. این موضوع لزوماً به معنی تجربه‌ی رنسانس دفاتر سنتی نیست! مسئله این نیست که کارمندان را در سالن‌های باز ساکن می‌کنید یا به آن‌ها دفاتر کوچک شخصی اختصاص می‌دهید. مهم این است که فضای کاری شما با وظایفی که کارمندان انجام می‌دهند همخوانی داشته باشد. این فرآیند «طراحی محیط مبتنی بر فعالیت» نامیده می‌شود. اگر قبلاً طراحی محیط باز را به پایان برده‌اید و هزینه‌ی آن را پرداخت کرده‌اید، می‌توانید از دیوارهای منعطف و قابل‌انتقال مخصوص استفاده کنید و فضایی خصوصی‌تر برای کارمندان فراهم کنید. گزینه‌های طراحی آکوستیک و عایق صدا برای همه‌ی دفترها مناسب هستند. به‌این‌ترتیب می‌توانید فضایی آرام مهیا کنید که کارمندان در آن کار مفیدتری انجام می‌دهند. همچنین می‌توانید از مهمان‌های خود در فضایی کوچک پذیرایی کنید و از نوشیدن قهوه‌ی خود در زمان استراحتتان لذت ببرید. فرقی ندارد محیط کاری خود را دوباره طراحی می‌کنید یا با استفاده از امکانات جدید مثل صندلی و مبلمان آکوستیک استفاده می‌کنید، درهرصورت توجه کنید که فعالیت‌های روزمره‌ی کارمندان در محیطی مناسب انجام شود.