چگونه بازخورد منفی را سازنده کنیم

یکی از سخت‌ترین کارها برای هر مدیری این است که بازخوردهای مهم و حیاتی را با اعضای تیم خود در میان بگذارد. هیچ شخصی دوست ندارد که از کارش انتقاد شود و هیچ شخصی هم دوست ندارد که این خبر بد را با فرد مورد نظر در میان بگذارد. اما اگر می‌خواهید تیمتان رشد کند و به موفقیت برسد، باید با این‌ نوع مسائل کنار بیایید. روش‌هایی که در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت بررسی شده‌اند، فرآیند بازخورد دادن را هم برای شخص مورد انتقاد و هم شخص انتقادکننده راحت‌تر می‌کنند. همچنین کارمندان را تشویق می‌کنند که عملکرد مثبت‌تری برای کار خود در آینده داشته باشند.

اگر کارمندان نتوانند میزان انتظارات شما را درک کنند، انتقاد شما برای آن‌ها قابل فهم نخواهد بود. بازخوردها نیازمند معیاری برای مقایسه هستند. زمانی که شما کارمندی را مورد انتقاد قرار می‌دهید یعنی عملکرد او نتوانسته است به معیار مورد نظر شما نزدیک شود. بنابراین خیلی مهم است که معیارهای خود را با اعضای تیمتان در میان بگذارید تا متوجه شوند که عملکردشان در چه حدی است. زمانی که معیارهای عملکرد در اختیار اعضای تیم قرار بگیرد، خود به خود متوجه می‌شوند که بازخورد منفی در راه است. درنتیجه مدیران راحت‌تر می‌توانند این پیغام را با آن‌ها در میان بگذارند و با همفکری، راه حل مناسبی برای از بین بردن مشکل پیدا کنند.

مکالمه خود را در جریانی پیش ببرید که تنها روی بررسی مشکل تمرکز نداشته باشد، بلکه هدف آن یافتن راه حلی برای مشکل ایجادشده باشد. شما باید در طول مکالمات خود صادق باشید و دقیقا به آن‌ها بگویید که کارشان چه مشکلی داشته است. البته حفظ صداقت به معنای ایجاد جو منفی نیست. شما با طرز بیان مثبت خود می‌توانید مکالمه را به سمت پیدا کردن راه حل هدایت کنید. لحن بیان شما بیشتر از چیزی که می‌گویید اهمیت دارد. بسیار مهم است که انتظارات خود را صادقانه با دیگران در میان بگذارید همچنین این نکته هم بسیار مهم است که در طول مکالمه لحن مثبتی داشته باشید. به آن‌ها ایده‌های جدید بدهید و بگویید که برای رفع مشکل بهتر است چه کاری انجام دهند.

اگر می‌خواهید از کار خود نتیجه‌ واقعی بگیرید، باید در زمان بروز مشکل با کارمندانتان صادق باشید. به همین دلیل بهترین کار این است که طفره رفتن را کنار بگذارید و مستقیما سراغ مشکلی اصلی بروید. بنابراین در بیان بازخورد خود صادق باشید و مشکل را تا جای ممکن به صورت قابل فهم ارائه دهید. حتی می‌توانید با یک مثال قضیه را برای کارمندان خود شفاف‌تر کنید و دقیقا به آن‌ها بگویید چه انتظاری دارید. بسیار مهم است که انتقاد خود را با لحن تند و زننده بیان نکنید؛ اما این موضوع هم مهم است که در مورد مشکل اصلی صحبت کنید و وارد حاشیه نشوید. هدف پیشرفت شرکت است و بازخورد مثبت نیز به اندازه‌ی بازخورد منفی مهم است.

یکی از تأثیرگذارترین راه‌ها برای برقراری ارتباط با کارمندان زیردست این است که ببینند و احساس کنند که شما هم انسان هستید. بنابراین هیچ اشکالی ندارد که اجازه دهید آن‌ها هم اشتباهات شما را بدانند. مخصوصا اگر این کار به آن‌ها کمک کند که راه جدیدی برای بهبود عملکرد خود پیدا کنند. همه‌ی کارمندان شرکت به‌نوعی در طول فعالیت کاری خود مرتکب اشتباه شده‌اند. هیچ شخصی دوست ندارد تنها به دلیل مقامش مورد احترام دیگران قرار بگیرد. افرادی که به جایگاه بالا می‌رسند انسان‌های زحمتکشی هستند و مطمئنا در طول مسیر خود دچار اشتباه شده‌اند. بنابراین صحبت کردن از اشتباهات خود و بازگو کردن عواقب آن، تأثیر خوب و مثبتی روی طرف مقابل خواهد گذاشت.

همیشه سعی کنید با اعضای تیم خود با احترام صحبت کنید. هیچ موقع حرفشان را قطع نکنید و اجازه بدهید که صحبت‌هایشان تمام شود. در زمان بازگو کردن انتقادها همیشه این احتمال را در نظر بگیرید که تکه‌ای از پازل را نمی‌دانید. بنابراین همیشه با اعضای تیم خود محترمانه صحبت کنید و قضیه را از زبان آن‌ها نیز بشنوید. شاید شما تمام ماجرا را نمی‌دانید و بعد از شنیدن حرف‌های آن‌ها متوجه شوید که چیزی را از قلم انداخته‌اید. کمتر حرف بزنید و بیشتر گوش دهید تا بتوانید از کل ماجرا اطلاع پیدا کنید. این کار به شما کمک می‌کند که راه حل‌های بهتری ارائه دهید و درنتیجه از بروز اتفاقات مشابه در آینده جلوگیری کنید.

عبارت «بازخورد منفی» این احساس را در انسان ایجاد می‌کند که رسیدن به یک راه حل سازنده، سخت و چالش‌انگیز خواهد بود؛ در‌حالی‌که چنین چیزی صحت ندارد. دادن بازخورد برای حفظ بقای تیم ضروری است؛ مخصوصا زمانی که مشکلی در عملکرد اعضای تیم مشاهده شود. اما به این معنا نیست که این فرآیند باید جو منفی داشته باشد. بازخورد سازنده یعنی به اشتراک گذاشتن دانش برای افزایش میزان رشد و این موضوع یک فرآیند مثبت و ضروری است. هرچه میزان افکار منفی، سرزنش و سخت‌گیری در بیان یک بازخورد بیشتر باشد، روند انجام کار نیز بدون هیچ تأثیر مثبتی سخت‌تر خواهد شد.