انجام همزمان کارها بهره‌وری شما را افزایش نمی‌دهد
کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکارهای کوچک، افرادی هستند که به‌طور پیش‌فرض می‌توانند پروژه‌های متعدد را اداره کنند، به‌خوبی با دیگران کار کنند و همزمان به وظایف مختلفی بپردازند. با گسترش ابزارهای مولتی تسکینگ و بهره‌وری، راحت‌تر می‌توانید تمام جوانب کسب‌وکارتان را زیر نظر قرار دهید. رسانه‌های اجتماعی هم به‌عنوان پلتفرم‌های مؤثر به توسعه‌ی کسب‌وکار شما کمک می‌کنند.
احتمالاً وقتی این مقاله را مطالعه می‌کنید مشغول کار دیگری نیز هستید. این‌طور نیست؟ پرداختن همزمان به چند کار، جزئی از عادات ما شده است؛ ولی آیا بهره‌وری ما را هم بالاتر می‌برد؟
طبق مطالعات سایکونومیک بولتن، تنها ۲.۵ درصد از افراد می‌توانند در طولانی‌مدت چندین وظیفه‌ی همزمان را به‌خوبی تکمیل کنند. تحقیقات و مطالعات متعددی نشان می‌دهند که این روند، اغلب اوقات باعث خستگی و فرسودگی کارمندان می‌شود و البته این امر در مورد کارآفرینان اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. شما به‌عنوان یک کارآفرین، موتور محرک کسب‌وکارتان هستید و سعی می‌کنید با انجام همزمان کارهای مختلف، به رشد و توسعه‌ی کسب‌وکار کمک کنید. بااین‌حال خودتان هم می‌دانید که اگر در یک‌زمان به کارهای بسیار زیادی مشغول شوید، کیفیت کلی پروژه‌هایتان را پایین می‌آورید.
نتیجه‌ی مطالعات علمی، ازجمله تحقیقاتی که در دانشکده ساسکس انگلستان انجام شده است، نشان می‌دهد افرادی که همزمان به وظایف متعددی مشغول‌اند، تمرکز کمتری روی کارهایشان دارند.
این عدم تمرکز می‌تواند خودش را در جلوه‌های مختلفی مثل فراموش کردن پیگیری مشتریان بالقوه، پرداخت مالیات‌های دوره‌ای یا شبکه‌سازی مؤثر با سرمایه‌گذاران نشان دهد. به‌علاوه استراتژی چندوظیفه‌ای بودن ممکن است به کاهش بهره‌وری، سودآوری و رشد آینده‌ی شرکت شما منجر شود.
نتیجه‌ی تحقیقاتی که اخیراً توسط انجمن روانشناسی آمریکا صورت گرفته است، می‌تواند بیش از این هشداردهنده باشد. این تحقیقات نشان می‌دهد که هرچه بیشتر به این روند روی بیاورید، در طول یک روز یا یک دوره‌ی زمانی خاص، بیشتر دچار حواس‌پرتی می‌شوید و کارایی‌تان به‌شدت پایین می‌آید.
مدیریت زمان و همچنین افزایش قدرت تمرکز روی پروژه‌هایی که واقعاً برای کسب‌وکار شما از اهمیت بیشتری برخوردارند، می‌توانند از این آسیب‌ها جلوگیری کنند. چه قدم‌هایی در این راه مؤثرند؟
بیایید نگاهی به چند نکته‌ی ساده داشته باشیم که قدرت یادآوری و تمرکز ما را بهبود می‌دهند:
تمرکز کردن را به روش روزانه‌ی خود تبدیل کنید
سعی کنید بخشی از وقت خود را به این اختصاص دهید که برنامه‌ی کاری هفته یا ماه بعدتان را تنظیم کنید. به‌این‌ترتیب سازمان‌دهی مؤثرتری خواهید داشت. نوشتن اهداف و راهکارهای آن‌ها باعث می‌شود در آینده دچار سردرگمی نشوید. به‌علاوه وقتی تمرکز، قسمتی از روتین همیشگی‌تان باشد، پروژه‌ها را با دقت بیشتری تکمیل می‌کنید، حتی اگر هفته‌ی کاری شلوغی داشته باشید.
وظایفتان را برحسب ضرورت و اهمیت درجه‌بندی کنید
خلاصه‌نویسی وظایف، یک روش رهبری است که توسط دوایت آیزنهاور و بسیاری از رهبران مطرح دیگر مور داستفاده قرار می‌گرفت. شما باید بتوانید وظایف مهم و مسائل ضروری را از هم تشخیص بدهید. مسائل ضروری ممکن است چنین مواردی را شامل شود: نارضایتی مشتریان، مدیریت رقابت‌های جدید و همچنین رسیدگی به مسائل مربوط به حمل‌ونقل و ارسال خدمات.
از طرف دیگر وظایف مهم شما ممکن است کارهایی از این قبیل را در بر بگیرد: سازمان‌دهی تقویم، تهیه و تنظیم فهرست مشتریان، رسیدگی به امور فروشندگان، شبکه‌سازی یا سرمایه‌گذاری روی رویدادهای منطقه‌ای.
اجازه ندهید رسانه‌های اجتماعی باعث فشار روانی بیشتری شوند
رسانه‌های اجتماعی ابزارهایی هستند که هم می‌توانند به رشد کسب‌وکار شما کمک کنند و هم ممکن است تمرکز و بهره‌وری‌تان را کاهش دهند. کارشناسان توصیه نمی‌کنند که رسانه‌های اجتماعی را کاملاً کنار بگذارید؛ چراکه این ابزارهای قدرتمند می‌توانند دسترسی به منابع سرمایه‌گذاری را راحت‌تر کنند.
بااین‌حال اگر زمانی که مشغول بررسی تقاضای مشتریان، چک کردن اسناد و مدارک یا جمع‌آوری اطلاعات مالیاتی شرکت هستید، همزمان به توئیت کردن و ارسال ویدیوی زنده یا پیام صوتی بپردازید، احتمال خطای شما بالا می‌رود و بهره‌وری، کارایی و سودآوری شرکت را به خطر می‌اندازید.
مولتی تسکینگ یا پرداخت همزمان به کارهای مختلف، بخشی از ذهنیت هر کارآفرین است و ابزارهای جدید مدیریتی می‌توانند در مقیاس‌های کوچک به بهبود آن کمک کنند. ولی به یاد داشته باشید که عدم تمرکز روی مسائل ضروری که در اولویت بالاتری قرار دارند به قیمت از دست دادن زمان، پول و حتی مشتریان شما تمام خواهد شد. کمی از مولتی تسکینگ فاصله بگیرید، وظایف خود را برحسب ضرورت، سازمان‌دهی و اولویت‌بندی کنید و تلاش کنید وقت متعادلی به رسانه‌های اجتماعی اختصاص دهید. این روند باعث بهبود عملکرد، بهره‌وری و سودآوری شما می‌شود.