راه‌هایی برای افزایش تمرکز در محیط کار
کیت آشفرد، مشاور کسب‌و‌کار می‌گوید: اخیرا یک پروژه را شروع کردم که برای آن نیاز بود زمان را محاسبه و بررسی کنم. تا قبل از شروع این کار زیاد به آن فکر نکرده بودم و با شروع پروژه متوجه شدم که من با ادامه‌ی مداوم یک فعالیت مشکل دارم، در واقع با تداوم یک کار مشخص مشکل دارم.
از آن جایی که من اکثرا هم‌زمان روی پروژه‌های متعدد کار می‌کنم، همواره مسائل کوچکی از هر یک از آن‌ها وجود دارد که باید انجام دهم، برای مثال ارسال پرسش‌نامه برای یک گزارش، پاسخ دادن به یک ایمیل برای برنامه‌ریزی یک قرار ملاقات و بررسی اسناد و مدارکی که بازگشت خورده‌اند. برای من تمرکز کردن روی یک پروژه در مدت زمان طولانی کار سختی است، در واقع انجام دادن تنها یک فعالیت برای مدت طولانی برای من آزار‌دهنده است.
محققان ثابت کرده‌اند که انجام دادن چند کار در یک زمان باعث کاهش کارایی می‌شود. با این سوال مهارت‌های لازم برای محل کار را بررسی می‌کنیم: بهترین راه برای ایجاد تمرکز چیست؟
زمان کارتان را بخش بندی کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای افزایش کارایی تقسیم کردن زمان به بخش‌های متفاوت و داشتن استراحت‌های منظم است. کلی نول راسمن، بازاریاب دیجیتال، در مادیسون واقع در ایالت ویسکانسین، بیان کرده است: «مغز ما در تلاش‌های کوتاه به بهترین شکل تمرکز می‌کند، در نتیجه اختصاص دادن ۲۵ دقیقه به یک فعالیت، ۵ دقیقه استراحت و سپس ادامه دادن فعالیت یا تغییر به یک فعالیت دیگر برای مدت زمان ۲۵ دقیقه، به افزایش کارایی کمک خواهد کرد.»، آن‌‌چه گفته شد با عنوان تکنیک Pomodoro شهرت دارد.
از ابزارهای بررسی و پیگیری زمان استفاده کنید
راسموسان بیان کرده است: «ابزارهای بررسی و پیگیری زمان مانند Toggl یا DeskTime می‌توانند به شما کمک کنند تا از این که برای هر فعالیت مشخص چقدر زمان صرف می‌کنید آگاه شوید، برای مثال با گذشت زمانی طولانی احتمالا متوجه می‌شوید که کدام قسمت را می‌توان اصلاح کرد یا زمان کدام فعالیت را افزایش دهید».
بررسی کنید که چه زمانی بهترین عملکرد را دارید
اگر در صبح کارایی بیشتری دارید، کارهای مهم را در همان ساعات انجام دهید. چارلی هونگ جنز، برنامه‌ریز زندگی و کسب‌و‌کار و نویسنده‌ی کتاب «ایجاد فردی کارآمدتر از شما» می‌گوید: «این موضوع تنها در رابطه با زمان نیست، بلکه در رابطه با وسعت ذهن و تمرکز عمیق نیز هست، زمان در روز یک فاکتور تعیین کننده است. ریتم خودتان را یاد بگیرید و آن را برای کارهای ذهنی چالش برانگیز به کار بگیرید.»
لیست فعالیت ایجاد کنید
بدیهی است که این کار به معنای داشتن لیست ذهنی نیست. آن را بنویسید. دارلا دمورو، اداره‌کننده‌ی مجرب سازمان HeartWork بیان کرده است: «با یک لیست فعالیت، ذهن شما به جای این که تنها روی فعالیت فعلی متمرکز شود، سخت تلاش می‌کند تا در یک چرخه، کارهای مهم و غیر مهم را شناسایی کند».
کارهای زمان‌بر را کنار بگذارید
شما نمی‌توانید اینستاگرامتان را در صورت فیلتر بودن آن در محل کار، در ساعات کاری چک کنید. دی مورو می‌گوید: «بسیاری از مشتریان من در نهایت از برنامه‌ای برای بلوکه کردن این مدل سایت‌ها استفاده می‌کنند. بسیاری از افراد هنگامی که حوصله‌شان سر برود سراغ وبگردی و بازی‌های آنلاین می‌روند.»
صدای زنگ ها را قطع کنید
دکتر دبورا سیرکی، استاد مدیریت برنامه‌ریزی در دانشگاه فلوریدا آتلانتیک بیان کرده است: «هنگامی که شما با صدای پیامک یا توییت جدید یا صدای آمدن یک خبر جدید، اجازه می‌دهید تا کارتان قطع شود، تمرکزتان را از دست می‌دهید.» تلفن خودتان را در حالت بی‌صدا قرار دهید و آن را برای یک ساعت در کشو‌ی میز قرار دهید و اگر امکان دارد صدای اطلاع رسانی ایمیل‌ها را قطع کنید، همچنین صدای شبکه‌های اجتماعی را قطع کنید تا متوجه نشوید چند پیام جدید دارید.
با سخت‌ترین کار شروع کنید
جردن اسلاویک، استاد دانشگاه ماریلند بیان کرده است: «با کامل‌کردن سخت‌ترین کار، یا غیر قابل پیش‌بینی‌ترین فعالیت شروع به کار کنید». اگر این کاردر ابتدا کامل نشود، معمولا هرگز کامل نخواهد شد.
به سرعت عکس‌العمل نشان ندهید
اگر بخواهید هر بار که ایمیلی جدید دریافت می‌کنید کار خود را رها کنید، مدام در رفت و آمد بین کارها بوده و زمان زیادی را تلف خواهید کرد. بالا بردن کارایی نیاز به تغییر در طرز فکر نیز دارد. کریستین مونتیان، کارشناس در یک شرکت مشاوره می‌گوید: «لازم است که از نیاز به احساس راضی کردن افرادی که به شما ایمیل یا زنگ زده یا پیام ارسال می‌کنند و نیاز به توجه فوری شما دارند، خود را رها کنید. باید بدانید که تمرکز بر روی یک موضوع باعث بالا رفتن کارایی و بهبود عملکرد می‌شود.»
