افزایش ارتباط کارمندان با استفاده از روش‌های کاربردی

ارتباطات داخلی بین کارمندان از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر تجربه‌ی نظرسنجی از کارمندان داشته باشید، آن‌ها همیشه پس از ارائه کردن پیشنهادات از یک مشکل عمومی گله دارند و آن هم قابل پیش‌بینی بودن ارتباطات و جلسات کاری است.

جلسات و گردهم‌آیی‌های داخلی در شرکت‌ها عموما روندی مشابه دارند و پیش از برگزاری هر جلسه، افراد می‌دانند چه مواردی انتظار آن‌ها را می‌کشد. عموما در این جلسات مدیر مالی در مورد هزینه‌ها، درآمدها و مشکلات جاری صحبت می‌کند و مدیرعامل در مورد استراتژی‌های آتی و موفقیت‌های پیش رو سخنرانی می‌کند. برخی از کارمندان نیز نظراتی جسته و گریخته می‌دهند و در نهایت، با انبوهی از اطلاعات جلسه را ترک می‌کنند. مشاوران کسب و کار پیشنهاد می‌کنند که برای بهبود این نوع جلسات، راهکارهای متفاوتی به کار بگیرید. در ادامه‌ی این مقاله زومیت به بررسی چند راهکار عملی می‌پردازیم که با به‌کارگیری آن‌ها می‌توان از قابل پیش‌بینی بودن جلسات پیشگیری کرد و کارآمدی آن‌ها را افزایش داد.

عموم محتوایی که در جلسات و گردهم‌آیی‌های شرکتی مطرح می‌شود، با تمرکز بر تصویر کلی شرکت و فرهنگ از پیش تعیین‌شده آماده می‌شود؛ حتی اگر در جلسات سؤال‌هایی مطرح شود، در جهت پیشبرد همان اهداف از پیش تعیین‌شده است. این در حالی است که کارمندان انتظار دارند نظرات آن‌ها در مورد مسائل جزئی و مشکلاتی که به روند کاریشان مربوط است پرسیده شود. به بیان دیگر کارمندان اهمیت تمرکز روی فرهنگ شرکتی را درک می‌کنند؛ اما باید بدانند که نقش تک‌تک آن‌ها در پیشبرد این فرهنگ چیست و چگونه می‌‌توانند تأثیر خود را افزایش دهند.

محتوایی که در جلسات و دورهمی‌ها مطرح می‌شود، باید مشکلی از مشکلات عمومی کارمندان حل کند. صحبت‌ها، اسلایدها و ویدیوهایی که با کارمندان به اشتراک می‌گذارید، باید راهکارهایی عملی برای مسائل جاری شرکت ارائه کنند. به بیان دیگر باید از صحبت‌های کلیشه‌ای و اطلاعات بیهوده صرف‌ نظر کرد و جلسات را هرچه بیشتر به سمت آموزش‌های تعاملی و کاربردی پیش برد.

اطلاعاتی که در جلسات و ارائه‌های شرکتی مطرح می‌شوند عموما ساختاری مشابه دارند؛ یا مقاله‌های کوتاه و متوسط هستند یا اسلایدهای آموزشی که عموما با کمترین سلیقه‌ای آماده شده‌اند. می‌توانید با ساختارشکنی و امتحان کردن اشکال جدید، همان محتوا را با جذابیت بیشتری به کارمندان عرضه کنید. تغییر ساختار،‌ روشی است که در طول سالیان، کاربردی بودن خود را در جذب مخاطب ثابت کرده است.

عموم جلسات کاری با سخنرانی و بحث میان مدیران رده بالا به پایان می‌رسد. برای افزایش ارتباط کارمندان و کسب نظرات آن‌ها، باید ساختار جلسات به‌طور کلی تغییر کند. حداقل ۳۰ درصد از زمان جلسه را به مشارکت کارمندان و شنیدن اظهار نظر آن‌ها اختصاص دهید. این روند جدید آن‌ها را به مشارکت در دیگر زمان‌ها و ارائه‌ی آزادانه‌ی نظرات نیز تشویق می‌کند.

ما در عصری زندگی می‌کنیم که تمام مردم به اشتراک محتوا علاقه‌مند شده‌اند؛ دورانی که اینستاگرام و تلگرام و دیگر ابزارها، هر فردی را به یک رسانه تبدیل کرده‌اند. در این زمان شما دیگر نمی‌توانید جلسات را با محتوایی که تنها خودتان آماده کرده‌اید، اداره کنید. به کارمندان اجازه بدهید در تولید محتوا به شما کمک کنند و در طول جلسات با سؤالات، تصاویر و نظراتشان، پویایی را افزایش بدهند.