لزوم و مراحل آموزش کارمندان جدید

اگر کسب‌وکار کوچکی را اداره می‌کنید، حتماً زحمات راه‌اندازی آن را پشت سر گذاشته‌اید. شاید هم کار سخت شما نتیجه‌بخش بوده است و حالا به فکر استخدام چند کارمند جدید باشید.

فرض می‌کنیم شما افراد مورد نظرتان را یافته‌اید؛ اما می‌دانید که باید آن‌ها را آموزش بدهید. آموزش کارمندان جدید، مرحله‌ی مهمی است که نادیده گرفتن یا دست کم گرفتن آن، به معنی دردسرهای بعدی، نظیر نارضایتی کارمندان، سوختن سرمایه و پروسه‌های استخدام مجدد است. مخصوصاً برای کسب‌وکارهای کوچک، مسئله‌ی کارمندانی که با ناخشنودی کارشان را رها می‌کنند، معضل بزرگی است؛ چراکه این شرکت‌ها با محدودیت منابع بیشتری روبرو هستند. طبق تحقیقات، مهم‌ترین مزایای آموزش کارمندان عبارت‌اند از:

• ارتقاء روحیه‌ی اعضای تیم: آموزش به کارمندان کمک می‌کند احساس امنیت شغلی بیشتری داشته باشند. هرچه کارمندان رضایت خاطر بیشتری از شغلشان داشته باشند، روحیه‌ی بهتری پیدا می‌کنند و احتمال موفقیت شرکت افزایش می‌یابد.
• نظارت کمتر: یک کارمند آموزش‌دیده، به‌خوبی با وظایفش آشنا است و به نظارت کمتری نیاز دارد. درنتیجه زمان و انرژی شرکت صرف امور مهم‌تری خواهد شد.
• کاهش خطا: اگر کارکنان برای انجام یک کار خاص از دانش و مهارت لازم برخوردار باشند، پروسه‌های شرکت با صحت و دقت بیشتری پیش می‌رود و اشتباهاتی که طبیعتاً هزینه آورند، کمتر رخ می‌دهد.
• شانس ارتقاء شغلی: کارکنان در طول دوره‌ی آموزشی، از مهارت و بهره‌وری بیشتری منتفع می‌شوند و همین امر آن‌ها را به یک دارایی ارزشمند برای شرکت تبدیل می‌کند. پس از مدتی، آن‌ها شایستگی ارتقاء شغلی را نیز به دست می‌آورند.
• افزایش بهره‌وری: کارمندان آموزش‌دیده، وظایفشان را با کارایی بیشتری تکمیل می‌کنند و کار باکیفیت‌تری تحویل می‌دهند. درنتیجه در طول زمان، در پول و منابع شرکت صرفه‌جویی می‌شود.

با توجه به‌ضرورت و اهمیت تعلیم کارمندان جدید، چهار مرحله‌ی اصلی آموزش را در ادامه‌ی مطلب برای شما شرح می‌دهیم:

کارمندان جدیدتان را با بخش‌های مختلف شرکت آشنا کنید؛ به‌طوری‌که شاهد طرح‌بندی، جریان پروسه‌ها و همچنین وظایف مختلف باشند. خیلی دوستانه آن‌ها را با سایر اعضای تیم آشنا کنید.

جلساتی را برنامه‌ریزی کنید که در آن‌ها تک‌تک کارمندان جدید با اعضای مهم و کلیدی تیم ملاقات کنند. اگر شرکتتان خیلی کوچک است، همه‌ی اعضای تیم را دورهم جمع کنید و با پرسنل جدید جلسه‌ای نیم‌ساعته داشته باشید. به‌این‌ترتیب روابط ضروری درون تیم سریع‌تر ساخته می‌شود و کارمندان جدید احساس راحتی بیشتری خواهند داشت.

حتی اگر کارمندی را برای یک کار خاص استخدام کرده‌اید، بازهم او باید جایگاه خودش را در جریان کل عملیات درک کند. پرسنل جدید را به اتاق ناهار و استراحت ببرید (اگر در شرکتتان چنین فضایی دارید) و برنامه‌ی زمانی استراحت و کار را به آن‌ها اطلاع دهید. اجرای این مرحله، مخصوص زمانی است که کارمندان جدید برای نخستین روز کاری‌شان آماده می‌شوند.

در یک کسب‌وکار بسیار کوچک، معمولاً خود مالک وظیفه‌ی آموزش کارمندان را به عهده می‌گیرد. ولی اگر کارمندان قدیمی‌تری هم دارید، به آن‌ها اجازه بدهید مربی کارمندان جدید باشند (البته اگر برای این کار از مهارت کافی برخوردارند). کارکنانی که مهارت‌های ارتباطی خوبی دارند، برای مربیگری شایستگی بیشتری دارند. به‌علاوه این کار به اعضای تیم فرصت می‌دهد تعاملات بیشتری با یکدیگر داشته باشند.

گاهی اوقات ارتباطات سالم و مؤثر در تیم‌های کوچک‌تر به یک چالش واقعی تبدیل می‌شوند. کارمندان به‌راحتی به دفتر کاری یکدیگر می‌روند و باهم گپ می‌زنند؛ ولی به اشتراک‌گذاری اطلاعات منظم، کار دشواری است.

از کارکنان جدید بخواهید اطلاعاتی را که نیاز دارند، راحت و واضح از سایر اعضای تیم بپرسند. در این صورت مهارت‌های ارتباطی اعضای جدید هم به‌نوعی تقویت می‌شود.

یک طرح حساب‌شده برای برنامه‌ی آموزشی داشته باشید. کارمندان را تشویق کنید سؤالات خود را بپرسند. آن‌ها را خسته نکنید، ولی سطح انتظاراتتان را هم پایین نیاورید. مربی باید از کارمندان جدید بازخورد بگیرد تا سرعت و شیوه‌ی آموزشی را باز تنظیم کند.

بهتر است برای آموزش کارکنان، از کسی کمک بگیرید که اطلاعات عمومی خوبی در زمینه‌ی کسب‌وکار شما دارد و از تخصص‌های متنوعی برخوردار است. الی کاپلان از شرکت سرمایه‌گذاری لکسیون کپیتال، توصیه می‌کند کارکنان جدید را با وظایف مختلف آشنا کنید و تخصص آن‌ها را در مشاغل مختلف افزایش دهید؛ زیرا در این صورت فونداسیون قوی‌تری برای کسب‌وکارتان می‌سازید.

تعریف و تشویق کارمندان همیشه سودمند خواهد بود؛ حتی اگر استانداردهای مورد نظر شما را برآورده نکنند. برای بازخورد دادن به آن‌ها منتظر گزارش عملکرد سالانه نباشید. به‌علاوه، خودتان را برای پاسخگویی به هر پرسشی که از ذهن آنان می‌گذرد، آماده کنید.

نسل جوان امروزی رابطه‌ی بسیار خوبی با تکنولوژی دارد. شما می‌توانید از این فرصت استفاده کنید و از خلاقیت و ایده‌های جدید آن‌ها برای کار با تکنولوژی‌های کسب‌وکارتان بهره‌مند شوید.

برای پیشرفت در دوره‌های آموزشی، هدف‌گذاری داشته باشید. بهتر است اوایل کار، هرروز یک جلسه‌ی بررسی کارایی برگزار کنید. بعد از مدتی و هنگامی‌که کارمندان کمی با روند وظایف آشنا شدند، این جلسات را هفتگی کنید.

اگر سؤالات غیر منتظره‌ای مطرح شد، راهی بیابید که کارمندان به‌موقع پاسخ ابهاماتشان را بیابند. برای آن‌ها یک رهبر تیم باشید نه‌فقط یک رئیس.

جلسات منظمی برای ارزیابی کارمندان برگزار کنید تا آن‌ها میزان پیشرفتشان را متوجه شوند. این جلسات می‌توانند کوتاه و مفید باشند (مثلاً ۱۵ دقیقه)؛ بنابراین زحمت زیادی برای شما نخواهند داشت.

اگر مشکلی در عملکرد یا نگرش پرسنل جدید وجود داشت، مستقیم و جدی با آن برخورد کنید. در یک کسب‌وکار کوچک، کارکنان ناکارآمد همه‌ی تیم را دلسرد می‌کنند، چراکه سایر اعضا مجبور هستند بار این کارکنان را هم به دوش بکشند.

رابین جارویس، مدیرعامل مؤسسه مشاوره‌ی رهبری R.L. Jarvis & Associates ،می‌گوید: «اگر می‌خواهید کارمندان جدیدتان را حفظ کنید، باید کاری کنید که آن‌ها هم همان حسی را نسبت به شرکت داشته باشند که خودتان دارید.» پس وقت و منابع کافی به آموزش آن‌ها اختصاص دهید و مطمئن باشید این سرمایه‌گذاری شما، به لطف افزایش بهره‌وری و خلاقیت تیم، بازپرداخت می‌شود.

به یاد داشته باشید همچنان که کسب‌وکارتان رشد می‌کند، کارمندان فعلی می‌توانند نقش مربیان آینده‌ی استخدام‌های بعدی‌تان را به عهده بگیرند.