این روزها شاید نوشتن نامه کمتر شده باشد؛ اما اغلب درخواست‌ها به‌صورت کتبی و توسط ایمیل ارائه می‌شوند. به‌عنوان مثال صحبت کردن با اساتید در مورد پروژه‌ها و ارسال درخواست شغلی، با نوشتن یک یا چند جمله همراه است و به همین دلیل رعایت نکات نگارشی بسیار اهمیت دارد و حتی می‌تواند سرنوشت افراد تازه‌کار را تحت تأثیر قرار دهد. با گسترش پیدا کردن شبکه‌های اجتماعی این باور برای عده‌ای جا افتاده است که رعایت کردن املای کلمات و اصول نگارشی دیگر اهمیتی ندارد. شاید این طرز تفکر برای برقراری ارتباط با دوستان اشکالی نداشته باشد؛ اما برای نگارش درخواست‌های رسمی هنوز مهم است. درواقع می‌توان این‌طور نتیجه‌گیری کرد که شیوه‌ی نگارش هر فرد میزان حرفه‌ای بودن او را نشان می‌دهد. کسی که شیوه‌ی نگارشی خوبی ندارد، لزوما بی‌سواد یا غیر حرفه‌ای نیست؛ اما این موضوع ناخودآگاه روی برداشت انسان‌ها از اشخاصی که نمی‌شناسند تأثیر می‌گذارد و مطمئنا هیچ شخصی دوست ندارد با چنین فردی وارد مذاکره شود.
همه چیز نسبت به گذشته تغییر کرده است و نحوه‌ی نوشتن نیز این قاعده مستثنا نیست؛ اما فراموش نکنید که مردم شما را با کلماتی که استفاده می‌کنید ارزیابی می‌کنند. مخصوصا زمانی که شناخت درستی از طرف مقابل نداشته باشند. البته این به این معنا نیست که شیوه‌ی نگارش خود را به‌طور کامل تغییر دهید یا درخواست‌های خود را با متن سنگین و رسمی ارسال کنید؛ بلکه کافی است به یک سری اصول اولیه و ساده بیشتر اهمیت دهید. در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت به بررسی تعدادی از این نکات ساده می‌پردازیم.
۱- شفافیت را هدف قرار دهید
پیش از هر چیزی باید منظور خود را به‌طور واضح، شفاف، مختصر و حرفه‌ای بیان کنید. در نگارش یک متن نیازی به در نظر گرفتن حرکات دست و صورت که معمولا در مکالمات رودررو رعایت می‌شوند نیست. بنابراین نویسنده‌ی متن باید تمام تمرکز خود را روی شفافیت متنی که می‌نویسد بگذارد و ایده‌ی خود را به‌طور واضح بیان کند تا خواننده برداشت دیگری نداشته باشد. رایج‌ترین اشتباهاتی که باعث نامفهومی متن می‌شوند عبارت‌اند از:
ترکیب کردن جمله‌ها: سعی کنید در هر جمله یک موضوع را مطرح کنید و بعد از پایان جمله سراغ موضوع بعدی بروید.
طول جمله‌ها: این روزها کسی حوصله‌ی خواندن متن‌های طولانی را ندارد؛ بنابراین بهتر است جملات کوتاه و مختصر باشند.
زیاده‌روی کردن: زیاده‌روی کردن در هر چیزی خوب نیست. گاهی اوقات برخی علائم نگارشی برای بیان منظور خاصی به کار می‌روند و زیاده‌روی در استفاده از آن‌ها ممکن است متن را نامفهوم کند.
۲- حرفه‌ای بودن را هدف قرار دهید
اشتباهات دستوری و غلط املایی نشان‌دهنده‌ی غیر حرفه‌ای بودن شخص است. همه‌ی ما ممکن است زمانی که با دوستان خود صحبت می‌کنیم برخی لغات را مختصر بنویسیم یا علائم نگارشی را رعایت نکنیم. دو جمله‌ی معروف «بخشش لازم نیست، اعدامش کنید.» و «بخشش، لازم نیست اعدامش کنید.» را همیشه در ذهن داشته باشید و بدانید که گاهی اوقات یک مکث کوتاه می‌تواند معنای جمله را کاملا تغییر دهد.
۳- از نرم‌افزارهای غلط‌یاب استفاده کنید
همان‌طور که گفتیم، اشتباهات املایی نابخشودنی هستند. خوشبختانه نرم‌افزارهای زیادی وجود دارند که متن را از لحاظ املای لغات بررسی می‌کنند. پیش از ارسال هر متنی آن را توسط این نرم‌افزارها بررسی کنید. این کار زمان کمی می‌گیرد و در عوض صحت متن را تأیید می‌کند.
۴- نوشتن را تمرین کنید
نوشتن مهارتی است که به مرور زمان و با تمرین کردن تقویت می‌شود. مطمئنا فرستادن یک نامه با غلط املایی یا نگارشی بسیار بد است؛ اما فراموش نکنید که برای بهتر نوشتن باید تمرین کرد.
۵- از یک فرد آزادکار کمک بگیرید
اگر احساس می‌کنید کارهای زیادی برای انجام دارید و نمی‌توانید برای هر نامه یا درخواست زمان بگذارید، از یک شخص حرفه‌ای و آزادکار بخواهید این کار را برای شما انجام دهد. این افراد تجربه‌ی زیادی در نویسندگی دارند و در کم‌ترین زمان متن مورد نظر را آماده می‌کنند. تجربه‌ی کاری این افراد اشتباهات را به صفر می‌رساند و معمولا هزینه‌ی چندانی برای شما نخواهد داشت.
نظرات