جلب اعتماد کارمندان با استفاده از شفافیت سازمانی

اعتمادسازی از طریق شفافیت، کلید موفقیت سازمانی است. زمانی که به تیم‌های مختلف نگاه می‌کنیم، تفاوت عملکرد ناشی از شفافیت را متوجه می‌شویم: جریان کاری ساده‌تر، کانال‌های ارتباطی باز و اشتباهات کمتر، همه ناشی از این فاکتور فرهنگی هستند. کارشناسان معتقدند اعتمادسازی در همه‌ی سطوح سازمان، مستلزم شفافیت است و این امر، با بهبود مهارت‌های رهبری امکان‌پذیر می‌شود.

در دنیای کسب‌وکار، شفافیت در ساده‌ترین فرم به معنی اجرای روشن و واضح کلیه‌ی پروسه‌ها است. یعنی عدم برنامه‌ریزی با شرایط محرمانه، دسترسی کامل، به‌موقع و آزاد به اطلاعات مورد نیاز برای همکاری و همچنین تصمیم‌گیری‌های جمعی. به همین دلیل شفافیت یکی از شرایط لازم موفقیت تبادلات به شمار می‌رود؛ درحالی‌که شرط کافی، اقدامات نظارتی روشن و منصفانه و بدون تبعیض برای همه‌ی شرکت‌کنندگان در یک عرصه است.

به‌عنوان‌ مثال بن واکر، مدیرعامل شرکت Transcription outsourcing تصمیم گرفت همه‌ی اطلاعات مالی شرکت را با کارکنانش به اشتراک بگذارد تا آن‌ها در جریان اتفاقاتی که در سطح سازمان (و نه‌فقط دپارتمان خودشان) رخ می‌دهد، قرار بگیرند. این تصمیم با استقبال شدید کارمندان مواجه شد. آن‌ها از اینکه حس می‌کردند در تصمیم‌گیری‌های شرکت شریک هستند، ابراز خشنودی می‌کردند.

اگر رهبر یک کسب‌وکار هستید، احتمالاً کارمندانتان حس می‌کنند شما برخی مسائل را از آن‌ها پنهان می‌کنید و به همین دلیل به‌سختی می‌توانند به شما و تصمیم‌گیری‌هایتان اعتماد کنند. برای اجتناب از چنین شرایطی، با کارمندانتان به‌صورت شخصی ملاقات کنید. اجازه ندهید عنوان «مدیرعامل» شما را تعریف کند. آن‌ها را به یک ناهار دعوت کنید و در طول این میزبانی، از موضوعات مرتبط به کار حرف نزنید. ورزش، برنامه‌های آخر هفته یا خاطرات دوران نوجوانی، موضوعات خوبی برای این معاشرت‌ها هستند که پایه‌های اعتماد را بین طرفین بنا می‌گذارند. ارتباطات غیر رسمی با کارکنانتان ثابت می‌کند که گرچه شما رئیسشان هستید، ولی بازهم یکی از افراد همان گروه محسوب می‌شوید.

اگر صریح و صادق باشید، کارمندانتان بیشتر به شما اعتماد می‌کنند. کارولین اوهارا در نشریه‌ی کسب‌وکار هاروارد می‌نویسد: «راست‌گویی و صداقت بخشی از شفافیت است؛ حتی اگر به این معنی باشد که خبرهای ناگواری را با کارمندان به اشتراک می‌گذارید.» البته گاهی مجبورید برخی از اطلاعات را به دلایل مختلف، از آن‌ها پنهان کنید. اما بهتر است جریاناتی مانند نشست هیئت‌مدیره یا نحوه عملکرد کسب‌وکار را با کارمندان به اشتراک بگذارید. آن‌ها از این صداقت شما قدردانی می‌کنند و با انرژی بیشتری به تلاش و کار ادامه می‌دهند.

هیچ انسانی کامل نیست و شما هم از این امر مستثنا نیستید. جوکو ویلینک در کتاب «مالکیت بی‌انتها»، در مورد این موضوع بحث می‌کند که چرا مهم است رهبران مسئولیت اقدامات خود را بپذیرند، اعمالشان را مورد بازبینی قرار دهند و به اصلاح ایده‌هایشان بپردازند. شما با پذیرش اشتباهاتی که مرتکب شده‌اید، کنترل امور را به دست می‌گیرید و می‌توانید برای آینده و غلبه بر چالش‌ها برنامه‌ریزی کنید. ویلینک معتقد است که رهبران نه‌تنها باید در مورد شکست‌های اعضای تیم صحبت کنند، بلکه باید تصدیق کنند که خودشان هم گاهی اشتباه می‌کنند. وقتی به کارمندانتان نشان می‌دهید که شما هم جایزالخطا هستید، سطح اعتماد آنان را بالا می‌برید.

شما موفق شدید کسب‌وکاری را آغاز کنید و ادامه دهید؛ زیرا در زمینه‌ی این صنعت متخصص بودید. با شرکت در کنفرانس‌ها و رویدادها، این واقعیت را به کارمندانتان ثابت کنید. اعضای تیمتان متوجه می‌شوند که شما تلاش می‌کنید دانشتان را از سطح یک کسب‌وکار هم بالاتر ببرید. البته به‌هیچ‌وجه از مهارت‌هایتان به‌عنوان ابزاری برای خودنمایی استفاده نکنید؛ زیرا کارمندان می‌فهمند که شما در حال تظاهر کردن هستید. در اقدامی هوشمندانه، این بازی را برگردانید و از آن‌ها درخواست کنید دانش و تخصصشان را به نمایش بگذارند. کارمندان از اینکه رئیسشان از آن‌ها درخواست مشاوره می‌کند، خوشحال و سپاسگزار خواهند بود.

اگر کارمندان از شما هیچ بازخوردی دریافت نکنند، متوجه نمی‌شوند کارایی و عملکردشان در چه سطحی است. اگر هم فقط انتقاد کنید، تأثیر معکوسی به‌جا می‌گذارید و باعث دلسردی آن‌ها می‌شوید. بهتر است بازخوردتان را به شیوه‌های مثبت ارائه کنید. کریستی هجز در نشریه فوربز می‌نویسد: «این بازخورد مثبت است که به کارمندان یادآوری می‌کند باید چه‌کارهایی را بیشتر انجام دهند و چگونه از نقاط قوتشان استفاده‌ی بهتری داشته باشند.» کارمندان از اینکه ببینند شما به عملکرد آن‌ها توجه می‌کنید، خشنود می‌شوند. در همین حال می‌توانید نکاتی را که باعث بهبود و پیشرفت کارشان می‌شود، یادآوری کنید.  

اگر کارمندانتان را در بی‌خبری و ناآگاهی نگه‌دارید، اعتماد آنان را از دست می‌دهید. در عوض با آن‌ها شفاف و صادق باشید. به‌مرور متوجه می‌شوید که با افزایش شفافیت، کسب‌وکارتان هم به رشد و موفقیت بیشتری دست پیدا می‌کند.