قرارهای ملاقات‌ کوتاه میزان بهره‌وری را تا سه برابر افزایش می‌دهند

قرار ملاقات و جلسات کاری عضو جدایی‌ناپذیر زندگی هر کارآفرینی هستند. بسیاری از کارآفرینان متخصص به‌طور متوسط ۳۱ ساعت از زمان خود را ماهانه در جلسات سپری می‌کنند. یعنی در یک ساعت بیش از ۱۵ روز از زمانشان به‌طور کامل صرف شرکت در جلسات می‌شود. بسیاری از مردم فکر می‌کنند جلسات و قرارهای ملاقات‌ تنها به حضور در جلسات محدود می‌شوند؛ درصورتی‌که اینطور نیست. آماده شدن برای جلسات، زمان‌بندی در طول هفته و تهیه‌ی صورت‌جلسه اجزای جدانشدنی قرار ملاقات‌ هستند و انجام آن‌ها بهره‌وری را پایین می‌‌آورد. تحقیقی که توسط شرکت Zoom روی بیش از هزار متخصص انجام شد، نشان می‌دهد استفاده از تکنولوژی جدید و هوش‌ مصنوعی می‌تواند در زمان انسان‌ها صرفه‌جویی کند. بیش از ۷۸ درصد افرادی که در طول هفته بیشتر از ۱۰ ساعت در جلسات شرکت می‌کنند معتقدند استفاده از هوش‌ مصنوعی در طول هفته حداقل یک ساعت و حداکثر پنج تا ۶ ساعت در زمانشان صرفه‌جویی می‌کند. این یعنی در یک سال بیش از چهار هفته در زمانشان صرفه‌جویی خواهد شد. در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت به بررسی بیشتر راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری در کنار شرکت در جلسات کاری می‌پردازیم.

تمامی جلسات باید با صورتجلسه همراه باشند و معمولا زمان زیادی برای انجام این کار در طول جلسه و بعد از آن صرف می‌شود. بهترین کار استفاده از ابزارهایی برای ضبط کردن جلسه و تهیه‌ی رونوشت از آن است. با استفاده از این ابزارها دیگری نیازی به یادداشت کردن نکات مهم در طول جلسه و بعد از آن نیست. استفاده از این ابزارها نیاز به حضور در جلسه را نیز از بین می‌برد و به مقدار قابل توجهی در زمان صرفه‌جویی می‌کند. همچنین نیازی به گوش دادن یا خواندن تمام رونوشت جلسه نیست. گاهی اوقات پیش می‌آید که در طول جلسه چندین موضوع مورد بحث قرار می‌گیرند یا بحث‌های حاشیه‌ای باعث می‌شوند جلسه به سمت موضوع دیگری پیش برود. این ابزارها امکان جستجوی لغات کلیدی را برای کاربر فراهم می‌کنند یعنی قسمت‌هایی که در مورد موضوع مورد نظر کاربر صحبت شده را شناسایی می‌کنند و دیگر نیازی به مرور کل جلسه نیست.

استخدام کردن شخصی برای زمان‌بندی کردن قرارهای ملاقات‌ هزینه‌ی اضافه برای شرکت به همراه خواهد داشت بنابراین استفاده از اپلیکیشن‌های زمان‌بندی مانند my company و Calendar یا دستیارهای مبتنی بر هوش‌ مصنوعی مانند Clara Labs زمانی که حجم جلسات کاری بالا باشد، مفید است. همچنین گاهی اوقات قرارهای ملاقات باید با زمان رسمی کشورهای خارجی هماهنگ شود و افراد در این مورد دچار اشتباه می‌شوند. اما استفاده از این ابزارها میزان اشتباهاتی از این قبیل را به صفر می‌رساند.

همان‌طور که می‌دانید مهارت‌های گفتاری برای سخنرانی در جلسات بسیار مهم هستند و همه‌ی افراد چنین مهارتی ندارند. بسیاری از افراد نمی‌توانند منظورشان را در کمتر از ۱۰ دقیقه بیان کنند و این باعث می‌شود نتوانند تأثیر خوبی روی مخاطب بگذارند. پلت‌فرهم‌هایی مانند Reason8 به همین منظور طراحی شده‌اند. این ابزارها دارای قابلیت پردازش زبان هستند و به اعضای یک تیم کمک می‌کنند ارائه‌ی قوی‌تری در جلسات داشته باشند. استفاده از هوش‌ مصنوعی به‌عنوان یک مربی نه تنها میزان کارآمدی آن‌ها را افزایش می‌دهد بلکه مهارت‌های ارتباطی‌شان را نیز تقویت می‌کند. این پلت‌فرم‌ها همچنین به اعضای تیم کمک می‌کنند موقعیت‌ها را بهتر شناسایی کنند و درنتیجه بهره‌وری بالاتری داشته باشند.

گاهی اوقات جلساتی که در زمان مناسب برگزار شوند، نیاز به برگزاری سایر جلسات را از بین می‌برند. همچنین پیش می‌آید که تمام اعضای شرکت نتوانند در زمان مشخص در مکان مشخصی حضور داشته باشند. از طرفی تکنولوژی و هوش‌ مصنوعی به اندازه‌ای پیشرفت کرده که نیاز به حضور فیزیکی در جلسات را به مقدار زیادی کاهش داده است. کارآفرینان افرادی هستند که زیاد مسافرت می‌کنند یا به‌طور پیوسته باید در سخنرانی‌ها و رویدادها شرکت داشته باشند. بنابراین با برگزاری جلسات به‌صورت ویدئویی نیاز به حضور آن‌ها در شرکت نیست و با صرفه‌جویی در زمان میزان بهره‌وری آن‌ها افزایش پیدا خواهد کرد.