نکاتی برای تعیین انتظارات و اهداف در قرارداد با مشتری

قراردادهای کاری و خصوصا پروژه‌های آزادکاری، نیاز به برنامه‌ای منظم برای هر دو طرف قرارداد دارند. در این موارد بهتر است هیچ چیز را به فرض و گمان واگذار نکنیم و با برنامه‌ای منظم جهت پیشبرد اهداف پروژه پیش برویم. در پروژه‌های آزادکاری، هر کارفرمایی خصوصیات ویژه‌ی خود را دارد و به نتیجه رسیدن با هریک از آن‌ها نیازمند برنامه‌ریزی مخصوص است.

قدم اول برای جلوگیری از هرگونه اختلاف و همچنین دستیابی به نتایج مثبت، انتخاب مشتری صحیح است. با انجام این مرحله بسیاری از چالش‌های بعدی را حل کرده‌اید. فراموش نکنید که حتی محکم‌ترین قراردادها نیز زمانی که با مشتری نامناسب انجام شود، به نتیجه‌ی دلخواه نمی‌رسد. آزادکاران باتجربه برای انتخاب کارفرما مانند سرمایه‌گذاری در یک شرکت جدید رفتار می‌کنند. آن‌ها ترجیح می‌دهند مشتریان کمتر با انتظارات مشخص و هدفمند داشته باشند تا اینکه در خیل مشتریان گم شوند و برای رسیدن به اهداف پروژه‌ها با آن‌ها بحث و جدل کنند.

این مرحله، سنگ بنای مراحل بعدی در پیشرفت حرفه‌ی آزادکاری است. تنها با عقد قرارداد است که می‌توانید انتظارات و اهداف را به‌روشنی مشخص و در مواقع لزوم به آن رجوع کنید. شما می‌توانید توانایی‌ها، فازهای پروژه و محصول نهایی را در قرارداد ذکر کنید. این کاغذ رسمی در مواقعی به کمک شما می‌آید که مشتری درخواست‌های جدیدی در پروژه دارد. در این مواقع می‌توانید به متن قرارداد رجوع کنید و درخواست جدید را رد یا برای آن مبلغ اضافه درخواست کنید. فراموش نکنید که قانونی‌تر کردن هرچه بیشتر قرارداد به شما بیشتر از مشتری کمک خواهد کرد.

از همان ابتدا، فازهای مختلف، مدت‌زمان اجرا، نحوه‌ی تحویل، مراحل تسویه حساب و محصول نهایی را با تمام جزئیات در قرارداد ذکر کنید. با مذاکره با مشتری به نتیجه‌ای مشترک در مورد محصول نهایی برسید. به‌عنوان مثال اگر نویسنده هستید، نوع مطلب، تعداد کلمات و زمان تحویل را مشخص کنید. اگر توسعه‌دهنده‌ی نرم‌افزار هستید، محصول نهایی را با تمام جزئیات و قابلیت‌ها در قرارداد توصیف کنید.

البته این مرزها همگی قابل مذاکره هستند؛ اما مشخص کردن آن‌ها در ابتدا، نظمی کلی به پروژه خواهد داد. فراموش نکنید که اگر این موارد از ابتدا به‌روشنی مشخص نشوند، در طول مسیر پروژه با درخواست‌های مکرر مشتری روبرو خواهید شد و بسیاری از آن‌ها را به‌اجبار، بدون دریافت هزینه انجام خواهید داد.

این فرآیند مانند نگارش صورتجلسه است. هرمکالمه‌ی متنی یا صوتی با مشتری را در پوشه‌ی مخصوص آن مشتری نگهداری و پس از هر مکالمه، نسخه‌ای از یادداشت‌های آن را برای مشتری ارسال کنید. با این کار نتایج به‌ دست‌آمده از مکالمه را به او یادآوری خواهید کرد. از طرفی مشتری نیز می‌تواند مواردی و انتظاراتی که شما به‌درستی متوجه نشده‌اید، در مکالمه‌ی بعدی اصلاح کند. به هر حال ذخیره کردن این موارد بخشی از سندسازی و آرشیو کردن پروژه است و در قراردادهای بعدی نیز مفید خواهد بود.

مشتری باید بداند که طی چه دوره‌های زمانی و با چه فرمت‌هایی، گزارش پیشرفت پروژه را دریافت خواهد کرد. این کار باید در ابتدای پروژه انجام شود و هر دو طرف از قوانین گزارش‌دهی مطلع شوند. دوره‌های زمانی و نوع گزارش‌دهی مربوط به هر مشتری یا پروژه با دیگری متفاوت است. سعی کنید این موارد را در قرارداد به‌روشنی ذکر کنید و به آن‌ها پایبند باشید.

قطعا نمی‌توان تمام موارد را در قرارداد پیش‌بینی‌ کرد. به‌عنوان مثال پس از عقد قرارداد به این نتیجه می‌رسید که زمان لازم برای انجام پروژه بیش از مهلت تعیین شده است. در این موارد نمی‌توانید مشتری را به خاطر اشتباه خود تنبیه کنید و از طرفی توانایی انجام پروژه در مهلت معین را نیز ندارید. در نتیجه بهتر است در قرارداد، بندهایی برای چنین مواردی پیش‌بینی کنید و در مواقع لزوم در مورد آن‌ها مذاکره کنید.

مشتریان آزادکاری در ابتدای پروژه به آنچه نیاز دارند اشاره می‌کنند و عموما در ادامه‌ی راه با پیشنهادات و انتظارات جدید، پروژه را پیش می‌برند. در عقد قراداد باید الزامات پروژه را به‌طور کامل مشخص کنید. در ادامه بندهایی انعطاف‌پذیر برای اضافه کردن موارد جدید مشخص کنید که در صورت نیاز مشتری، بتوانید در مورد آن‌ها مذاکره کنید.

به‌عنوان آزادکار باید زمان مورد نیاز برای انجام انواع پروژه را تخمین بزنید. به بیان دیگر شما بهتر از مشتری می‌دانید که هر پروژه‌ای چقدر زمان خواهد برد و در متن قرارداد، باید برای تعیین این زمان پافشاری کنید. نکته‌ی مهم این است که به مشتریان اجازه ندهید انتظارات زمانی غیر معقول داشته باشند؛ چرا که شما خبره‌ی این کار هستید و تنها شما می‌دانید که هر پروژه دقیقا چه مقدار زمان نیاز دارد. به‌عنوان مثال یک پروژه‌ی طراحی وبسایت یا اپلیکیشن، زمان کمتری نسبت به یک قرارداد بهینه‌سازی وبسایت نیاز دارد.

در پایان به این نکته اشاره می‌کنیم که پیدا کردن تعادل میان توانایی‌ها و اهداف شما و انتظارات مشتری، چالش اصلی در عقد قراردادهای آزادکاری است. اگر به مراحل بالا به‌عنوان یک راهنما مراجعه کنید، می‌توانید در زمان نگارش متن قرارداد، با مشتری به تفاهم برسید.