پیشگیری از خستگی کارمندان با استفاده از راهکارهای مدیریتی

کمتر روزی است که ما صحبتی از خستگی و فرسودگی کارمندان نشنویم. مشکل اینجا است که کارمندان می‌ترسند برای خودشان وقت بگذارند، تا زمانی که دیگر دیر می‌شود و دوران فرسودگی شغلی فرامی‌رسد.

به همین دلیل در این مقاله، نظرات کارشناسی تامارا لیلیان، مدیر فرهنگ و تجربه‌ی شرکت HubSpot را با شما به اشتراک می‌گذاریم. لیلیان توضیح می‌دهد که رهبر تیم یا حتی کارفرمای شرکت، چگونه و با چه راهکارهایی می‌تواند از خستگی مفرط کارمندان جلوگیری کند.

این نکته، بیشتر برای مدیران میانی که مسئولیت تیم‌های کوچک را بر عهده دارند کارایی دارد. وقتی‌که حجم کاری به نقطه‌ی اوج خود می‌رسد و تیم استرس زیادی را تجربه می‌کند، ممکن است به‌سختی تشخیص دهیم که در اطراف ما چه می‌گذرد و کارمندان با چه مشکلاتی روبرو هستند. زمانی که علائم فرسودگی پدیدار می‌شود، بازهم تشخیص آن‌ آسان نیست، حتی برای خود کارمندان.

به همین دلیل بسیار مهم است که مدیران این علائم را تشخیص بدهند و اقدامات لازم را برای رسیدگی و حل‌وفصل آن‌ها انجام دهند. به عقیده‌ی لیلیان گرچه این کار برای مدیران جدید ساده نیست، اما آن‌ها با کمی دانش و اطلاعات، می‌توانند مسیر درست را طی کنند. اگر مدیر بداند که چگونه باید حجم کارها را مدیریت کند، می‌تواند خستگی را کارمندان را کاهش دهد، یا در صورت نیاز از آن‌ها حمایت کند.

به‌عنوان‌مثال اگر می‌دانید برخی از کارمندان تیم شما، همیشه دوست دارند مسئولیت‌های جدیدی بپذیرند و از غلبه کردن بر چالش‌ها لذت می‌برند، گرچه به‌عنوان مدیر از این نگرش استقبال می‌کنید، ولی باید دائماً وضعیت این کارمندان را بررسی کنید تا مطمئن شوید بیش از توان خود کار نمی‌کنند. شما باید حجم کاری آن‌ها را طوری مدیریت کنید که به فرسودگی دچار نشوند.

از طرف دیگر، گرچه همه‌ی کارمندان به اوقات استراحت و تنفس نیاز دارند، ولی باید اطمینان حاصل کنید که آن‌ها در طول وقت استراحت خود از دفتر کار بیرون می‌آیند و کاری انجام می‌دهند که در رفع خستگی مؤثر است. پس بهتر است با همفکری خود آن‌ها، راهی بیابید که در این زمان همه‌ی فعالیت‌های کاری یا آنلاین را کنار بگذارند.

لیلیان در شرکت HubSpot، سندی را تنظیم کرده که در آن فرهنگ و ارزش‌های شرکت بیان‌شده‌اند. این سند شامل سه کد ویژه برای حمایت از کارمندان، فرهنگ و اصول سازمان است. صرف‌نظر از اینکه شرکت شما چقدر کوچک یا بزرگ است، توصیه‌های لیلیان برای انواع محیط‌های کار قابل‌استفاده هستند:

در شرکت HubSpot همه‌ی امور، از جلسات اجرایی رهبری، تا امور مالی و همچنین جلسات هیئت‌مدیره، با همه‌ی کارمندان به اشتراک گذاشته می‌شود. این روند به اعتمادسازی درون‌سازمانی کمک می‌کند و باعث می‌شود افراد، احساس ارزش کنند.

یکی از روش‌های خوبی که به افزایش شفافیت کمک می‌کند، این است که هرگاه تصمیم مهمی اتخاذ می‌کنید یا تغییر عمده‌ای به وجود آورید، علل و پروسه‌های مربوطه را برای کارمندان توضیح دهید، مخصوصاً اگر این تصمیمات و تغییرات به مسائلی مربوط می‌شود که تیم روی آن کار می‌کند. اگر مجبور شدید اهداف تیم را تغییر دهید، به کارمندان توضیح دهید چرا این کار را انجام داده‌اید و تصدیق کنید که این مسئله، ناگهانی پیش‌آمده است.

لیلیان معتقد است که درزمینه‌ی اعتماد، کد فرهنگ در چند کلمه خلاصه می‌شود: «قضاوت مثبتی داشته باشید.» هیچ کتابچه‌ی راهنمایی وجود ندارد که توضیح دهد هر کارمند، از نخستین روزی که استخدام می‌شود چه خصوصیاتی دارد. بنابراین بهتر است به یکدیگر اعتماد داشته باشید.

شما به روش‌های مختلفی می‌توانید اعتمادتان را به کارمندان نشان دهید. اما یکی از بهترین روش‌ها، متوقف کردن مدیریت میکرو است. استقلال عملکرد یکی از اجزای مهم فرهنگ‌سازمانی  محسوب می‌شود. مدیران باید ارتباطی قوی و مؤثر با کارمندان برقرار کنند، آن‌ها را با تغییرات پروژه‌ها به‌روز نگه‌دارند و در صورت نیاز به کمک آن‌ها بشتابند، اما درعین‌حال باید اعتماد داشته باشند که کارمندان می‌توانند کار را به شیوه‌ی خودشان به‌خوبی تمام کنند.

به‌عبارت‌دیگر، کارمندان باید کنترل بیشتری روی وظایف خود داشته باشند. این امر هم به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند و هم محیط کار را سالم نگه می‌دارد. در این صورت کارمندان می‌توانند راه‌های جدیدی کشف کنند که به موفقیت شرکت منجر می‌شود. از طرف دیگر استقلال نسبی اعضای تیم باعث می‌شود آن‌ها بدون ترس از قضاوت، سؤالات خود را بپرسند و اطلاعات لازم را دریافت کنند. پاسخ‌های جامع و شفاف، به خلق ایده‌های جدید منجر می‌شود و خلاقیت تیم را افزایش می‌دهد.

به گفته‌ی لیلیان، مزایایی مانند میان وعده‌های غذایی رایگان، یا آزادی معاشرت با دوستان در ساعت استراحت، یا اتاقی برای استراحت و تمرین‌های ورزشی، مفید و روحیه‌بخش هستند، اما حفظ و انگیزه بخشی به کارمندان مستلزم به چالش کشیدن آن‌ها و توسعه‌ی یک محیط کاری حمایتگر است.

زمانی که می‌خواهید تیم خود را تشکیل بدهید، به یاد داشته باشید که مزایای جانبی (مثل قهوه‌ی رایگان) همیشه مورد استقبال قرار می‌گیرد، اما درعین‌حال باید محیطی فراهم کنید که نوآوری و مشارکت تیمی را تشویق می‌کند. اگر متوجه شدید کارایی تیم پایین آمده، آن را به‌حساب تنبلی کارمندان نگذارید. ممکن است آن‌ها صرفاً علاقه‌ی خود را ازدست‌داده باشند. با آن‌ها صحبت کنید تا متوجه شوید چه مشکلی باعث بی‌انگیزگی آن‌ها شده و چگونه می‌توانید کار را جذاب‌تر کنید.

به این سؤال توجه کنید: اگر مدیر شرکت هرگز به تعطیلات نرود، کارمندان چگونه می‌توانند به لذت بردن از سفر و تعطیلات فکر کنند؟ شما نمی‌توانید رهبری را الگوی خود قرار دهید که هرگز برای خودش وقت نمی‌گذارد.

همیشه می‌گویند که اعمال، بلندتر از واژه‌ها سخن می‌گویند. این جمله درزمینه‌ی خستگی مفرط و فرسودگی شغلی نیز مصداق دارد. نه‌تنها به خودتان فرصت استراحت بدهید، بلکه کارمندان را نیز تشویق کنید از وقت استراحت خود به‌طور بهینه استفاده کنند. اگر برخی از کارمندان اظهار کردند که بیش‌ازحد مشغول‌اند، با آن‌ها در مورد اهمیت و آثار این فرایند صحبت کنید و اطمینان خاطر بدهید که از آن‌ها پشتیبانی می‌کنید.