قوانینی برای ارائه بازخورد سازنده

تقاضا برای تولید محتوای بصری یکی از پروژه‌های شرکت‌ها است که با سرعت زیادی رو به افزایش است و هر سال تعداد پروژه‌های خلاقانه‌ای که توسط شرکت‌های مختلف تولید می‌شود افزایش پیدا می‌کند. چند سال پیش اهمیت این مدل محتوا به اندازه‌ی زمان حال نبود اما امروزه اهمیت و تأثیر این محتوا روی بازاریابی و استراتژی ارتباطات به اندازه‌ای زیاد شده است که حتی یک اشتباه کوچک می‌تواند خسارت جبران ناپذیری روی کسب‌وکار داشته باشد. شرکت‌های تبلیغاتی معمولا در طول پروژه باید تغییرات زیادی را بنا به خواسته‌ی مشتری روی محتوای مورد نظر اعمال کنند. درنتیجه باید به طور دائم با آن‌ها در ارتباط باشند تا بتوانند محصول موفقیت‌‌آمیزی را تولید کنند.

نقش ارتباطات در تولید محتوای بصری موفق به اندازه‌ای زیاد است که موفقیت پروژه به آن بستگی دارد. بنابراین این سوال پیش می‌آید که چگونه می‌توان خواسته‌ی مشتری را به نحوی تأثیرگذار برای اعضای تیم مطرح کرد و ریسک ارتباطات ناموثر را کاهش داد؟ در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت به معرفی سه راهی می‌پردازیم که به موثر بودن بازخوردها کمک می‌کنند. لازم به ذکر است در این مطلب، پروژه‌ی تولید محتوای بصری به عنوان مثال انتخاب شده و راهکارهای ارائه شده قابلیت اجرا در پروژه‌هایی مشابه با نیاز به همکاری قوی تیمی قابل اجرا هستند.

عباراتی مانند «کمی خاص‌تر یا متمایزترش کن» یکی از عبارات رایجی است که هنگام بازخورد دادن در مورد یک محتوای بصری زیاد به گوش می‌خورد. استفاده از این عبارات به هیچ عنوان مفید نیست و ممکن است روی نتیجه‌ی کار تأثیر منفی بگذارد. فراموش نکنید که زیبایی حقیقی در چشم بیننده است و چیزی که ممکن است به نظر شما خاص و متمایز به نظر برسد ممکن است به چشم شخص دیگر این‌طور نباشد. ویژگی‌هایی که به نظر شما باعث مدرن و چشم‌نواز بودن یک اثر می‌شوند لزوما به چشم سایر اعضای تیم این‌طور نیستند. بازخوردهای وابسته به طرز تفکر اشخاص اغلب منجر به سردرگمی هر دو طرف می‌شوند و زمانی که یک طرف احساس می‌کند بازخورد واضحی ارائه داده است، طرف دیگر کاملا احساس گمراهی می‌کند.

دادن بازخوردهای وابسته به طرز تفکر، یک موضوع کاملا رایج در محیط کار است و بسیاری از ما به طور ناخواسته درگیر آن می‌شویم. وقتی مشکلی نیاز به رسیدگی داشته باشد معمولا برای از بین بردن آن راه حل ارائه می‌شود. اما گاهی اوقات نمی‌توان این راه حل‌ها را به طور شفاف و واضح برای دیگران توضیح داد. لغاتی که مفهوم واضحی ندارند ممکن است توسط دیگران برداشت متفاوتی داشته باشند و پروژه را با شکست روبه‌رو کنند. هر زمان با چنین مشکلی برخورد کردید کمی صبر کرده و ابتدا مشکل را شناسایی کنید. سپس بدون اینکه راه حلی ارائه دهید، آن را با سایر اعضای تیم در میان بگذارید. یک تیم خوب و خلاق بعد از گوش دادن به مشکل مورد نظر راه حل مناسبی برای رفع آن پیدا خواهد کرد.

درحالی‌که بازخوردهای وابسته به طرز تفکر باعث گمراهی اعضای تیم می‌شوند، بازخوردهای توصیفی نیز جو کار تیمی را به اندازه‌ای سیاه و سفید می‌کند که خلاقیت اعضای تیم از بین خواهد رفت. بعد از مدتی هیچ ایده‌ی خلاقانه‌ای از سوی اعضای تیم ارائه نخواهد شد و پروژه مطابق قوانین اعلام شده جلو خواهد رفت. بازخوردهای توصیفی معمولا در شرکت‌های قدیمی استفاده می‌شوند اما این موضوع کاملا در استارتاپ‌ها متفاوت است و خلاقیت نقش پررنگ‌تری دارد. بازخوردهای توصیفی به اندازه‌ای روشن و واضح هستند که سوال پرسیدن در مورد هر کدام از آن‌ها ممکن است موضوعی توهین‌آمیز از سوی مشتری‌ها برداشت شود. در چنین شرایطی بهتر است برای جلوگیری از هر گونه سوءتفاهم تمام درخواست‌ها خط به خط بررسی شوند.

زمانی که تصمیم‌ها توسط افراد غیر طراح گرفته می‌شوند هیچ راه حل خلاقانه‌ای ارائه نمی‌شود و حتی مشتری‌ها نیز از این موضوع تعجب می‌کند که چرا تغییرات خواسته شده بدون هیچ خلاقیتی و عینا روی پروژه اعمال شده‌اند. درنتیجه سوال‌هایی که برای درک پروژه با مشتری مطرح می‌شوند اهمیت بسیار بالایی دارند. سوال‌های ابتدایی باید به صورت غیرمستقیم پرسیده شوند تا ریشه‌ی بازخورد توصیفی مشخص شود و سپس جریان مکالمه باید به سمت ارائه‌ی راه حل تغییر پیدا کند. رسیدن به راه حل چگونگی انجام این کار زمان‌بر بوده و نیازمند کسب تجربه است. اگر با تیم خلاقی کار می‌کنید و می‌خواهید پروژه‌ی بدون نقصی را ارائه دهید بهتر است از بازخوردهایی که راه حل مستقیم ارائه می‌دهند و خلاقیت را از بین می‌برند اجتناب شود.

احتمالا با تکنیک انتقاد ساندویچی آشنا هستید که در آن یک عبارت منفی و انتقاد آمیز میان دو عبارت مثبت بیان می‌شود. یعنی صحبت‌ها با یک تعریف شروع می‌شوند، سپس انتقاد اصلی مطرح می‌شود و با بیان یک عبارت مثبت دیگر به پایان می‌رسند. ایراد استفاده از چنین تکنیکی این است که اهمیت پیام مورد بحث را کاهش می‌دهد. یک تیم خوب و خلاق از افرادی تشکیل شده که در برابر انتقادها مقاوم هستند و می‌دانند که بعد از تحمل سختی‌ها و رسیدن به اهداف پروژه می‌توانند به کار خود افتخار کنند. این افراد به دنبال بازخوردهای صادقانه هستند زیرا می‌دانند در چنین شرایطی اهداف پروژه اولویت اصلی باقی خواهند ماند.

زمانی که یک انتقاد سخت و جدی میان دو عبارت مثبت بیان می‌شود یعنی روحیه‌ی اعضای تیم مهم‌تر از اهداف پروژه است و درواقع از اعتبار آن کاسته می‌شود. کار کردن روی یک پروژه‌ی خلاقانه به اندازه‌ای سخت و استرس‌زا است که تمرکز کردن برای استفاده از عبارات مناسب در بازخوردها مانع از انتقادات سازنده می‌شود. همچنین استفاده از چنین تکنیک‌هایی مانع از این می‌شود که تصویر روشن و شفافی از موضوع مورد نظرتان در ذهن سایر اعضای تیم نقش ببندد.

درنهایت می‌توان این‌طور نتیجه‌گیری کرد که استفاده از بازخوردهای وابسته به طرز تفکر، بازخوردهای توصیفی و تکنیک انتقاد ساندویچی نه تنها تأثیر مثبتی ندارند بلکه خلاقیت اعضای تیم را نیز از بین می‌برند. بنابراین بهترین کار این است که تمام سعی تیم روی مشکلات و اهداف پروژه گذاشته شود. یک تیم خلاق با توجه به بازخوردهایی که می‌گیرد راه حل‌های خوبی ارائه می‌دهد و درنتیجه محتوای بصری موفقی را تولید خواهد کرد.