تعامل و الهام بخشی به کارمندان در فضای غیر رسمی

هر مدیرعامل به یک استراتژی ارتباطی اجرایی نیاز دارد تا کارمندان را با چشم‌انداز، مأموریت و اهداف شرکت سازگار کند و انگیزه‌بخش آن‌ها باشد. سازمان‌های بزرگ غالباً برای توسعه‌ی این استراتژی از متخصصین ارتباطات حرفه‌ای کمک می‌گیرند. سازمان‌های کوچک‌تر شاید به چنین منابعی دسترسی نداشته باشند، ولی حتی در یک محیط کار کوچک هم روابط نیروی کار باید بر مبنای رویکردی متفکرانه و دقیق پیش برود.

شما به‌عنوان یک مدیر (یا رهبر) زمان زیادی را صرف تنظیم پیام‌هایی می‌کنید که باید به کارمندان، مشتریان، شرکا و سرمایه‌گذاران ابلاغ شود. درحالی‌که بسیاری از این پیام‌ها مؤکد تعاملات حرفه‌ای هستند، باید به یاد داشته باشید روابط شما با کارمندان درون شرکت هم به همان اندازه اهمیت دارد.

کارمندان، ستون‌های یک سازمان هستند و آگاه نگه‌داشتن و انگیزه بخشی به آن‌ها، برای موفقیت شرکت ضروری است. بخشی از استراتژی ارتباطی شما، تعاملی است که با «همه‌ی کارمندان» دارید. به‌عنوان‌مثال ایمیل‌های هفتگی یا ماهانه به همه‌ی اعضای تیم، ابتکار تأثیرگذاری است. محتوای این ایمیل‌ها شامل جزئیات عرضه‌ی محصولات جدید، نتایج تحقیقات مرتبط با مشارکت کارمندان، نتایج عملکرد سه‌ماهه و نظیر آن خواهد بود. همچنین می‌توانید در فرصت‌های مختلف (مثلاً بعد از جلسات کار، یا هنگامی‌که آن‌ها را در راهرو می‌بینید) به‌صورت شخصی با کارمندان صحبت کنید.

ولی اگر منتظر زمان مناسب باشید تا پیام مناسب را به مخاطبان مناسب ابلاغ کنید، ممکن است بسیاری از فرصت‌های غیررسمی و شخصی‌تر تعامل و الهام بخشی به کارمندان را از دست بدهید. گرچه در کشور ما این رویکرد هنوز جدی گرفته نشده، ولی به شما توصیه می‌کنیم در سطحی شخصی‌تر با کارمندان رابطه برقرار کنید.

یکی از بهترین زمان‌هایی که می‌توانید با کارمندان گفتگوی نزدیکی داشته باشید، وقتی است کارمندان در حال نوشیدن قهوه یا چای صبح خود هستند. قبل از اینکه استرس کار روزانه، راهش را به سمت میزهای کار باز کند، متعجب می‌شوید که ببینید چه مکالمات پرمفهموم و باارزشی در زمان نوشیدن قهوه‌ی صبح ردوبدل می‌شود. در این ساعات معمولاً یک سؤال یا گفتمان سریع، به مباحثه‌ای پرانرژی تبدیل می‌شود.

همه‌ی ما ر,فتارهای ثابت روزانه‌ی خودمان را داریم. هرروز صبح از همان درب همیشگی وارد دفتر می‌شویم، راهرو یا مسیری را طی می‌کنیم تا به میز کارمان برسیم. به‌عنوان مدیر سعی کنید نقشه‌ی جدیدی برای این مسیر کوتاه داشته باشید و از مسیرهای طولانی‌تر و متفاوتی بگذرید. در این صورت کارمندانی را می‌بینید که شاید به‌طورمعمول با آن‌ها برخوردی ندارید. با جمله‌ای شبیه «سلام، حالتان چطور است» خودتان شروع‌کننده‌ی مکالمه باشید و سپس از آن‌ها سؤالاتی در مورد پروژه‌ی فعلی‌شان بپرسید.

منظور یک جلسه‌ی کاری رسمی نیست. درواقع مکالمه‌های درون راهرو حالا شامل تعداد بیشتری از کارمندان می‌شود. بدون هیچ تشریفاتی، تیم را دورهم جمع کنید و در مورد پروژه‌ای که در دست دارید، گفتگو کنید. به‌این‌ترتیب فرصت بی‌نظیری به دست می‌آورید تا از چالش‌های موجود باخبر شوید و خیلی دوستانه به آن‌ها مشاوره دهید.

معمولاً کارمندان مکان‌های خاصی را برای صرف ناهار انتخاب می‌کنند و به‌صورت گروهی غذا می‌خورند. شما نیز می‌توانید گاهی به آن‌ها ملحق شوید. این استراتژی به شما فرصت می‌دهد در محیطی غیررسمی با کارمندان معاشرت کنید. خارج از دفتر کار (مثلاً یک محوطه‌ی باز) که فشار و استرس کمتری احساس می‌شود، شما فرصت دارید به کارمندان آرامش بیشتری بدهید. آن‌ها را ترغیب کنید بازخوردهایی را مطرح کنند که معمولاً در جلسات اداری بیان نمی‌کنند.

انتخاب اینفلوئنسرهای مناسب، بخشی از هر استراتژی بازاریابی هوشمندانه است. پس چرا همین تکنیک را در مورد کارمندان بکار نگیرید؟ درهرصورت شما باید وقت زیادی را به شناخت تک‌تک کارمندان اختصاص دهید. پیشنهاد می‌کنیم رهبران تیم‌های شرکت و کارمندانی را که در شبکه‌های حرفه‌ای موفق و عالی عمل کرده‌اند شناسایی کنید. به‌طور مرتب با این افراد در تماس باشید، زیرا آن‌ها در انتشار پیام‌ها به خارج از شرکت، شریک و سفیر شما خواهند بود.

ممکن است با یک پادکست خوب کسب‌وکار آشنا شده باشید یا تحقیقات جدیدی که در صنعت شما صورت گرفته را مطالعه کرده باشید. به اشتراک‌گذاری علاقه‌مندی‌های شخصی مرتبط با کار، روشی ساده و مؤثر برای ارتباط برقرار کردن با کارمندان است. به‌علاوه شما فرصتی به دست می‌آورید تا آن‌ها را با بینش و اهداف شرکت آشنا کنید و الهام‌بخش آن‌ها شوید.

شما به‌عنوان یک رهبر (مخصوصاً مدیرعامل) با چالش‌ها و فشارهای محدودیت زمان مواجهید. مدیریت جوانب مالی و اقتصادی و پروسه‌های شرکت و همچنین رفع بحران‌های غیر منظره، برنامه‌ی کاری شما را پرکرده است. بنابراین بهتر است از هر فرصتی برای شناخت بهتر کارمندان استفاده کنید. به آن‌ها یادآوری کنید که همیشه می‌توانند به شما دسترسی داشته باشند. البته پیامی که به‌صورت رسمی به تیم ارسال می‌کنید مهم است، اما اقدامات همیشه رساتر از کلمات صحبت می‌کنند.