راهی ساده و علمی برای افزایش بهره‌وری در محیط کار
اغلب ما زمانی که وارد محیط کار جدید می‌شویم انگیزه‌ی زیادی برای کار داریم و می‌خواهیم مهارت‌های خود را تقویت کنیم. اما در اغلب موارد مشاهده می‌کنیم جو محیط کار چندان جذاب و مطابق انتظار ما نیست. این موضوع در تمام نقاط دنیا وجود دارد و نتیجه‌ی تحقیقات نشان می‌دهد تنها ۱۳ درصد کارمندان در محیط کاری سرزنده و درگیرکننده مشغول به کار هستند. منظور از درگیری کارمندان در محیط کار عواملی مانند انرژی، شور و اشتیاق و تمرکزی است که روی کار گذاشته می‌شود. این عوامل درونی هستند اما مواردی مانند فرهنگ سازمانی شرکت، نحوه‌ی رهبری و طراحی محیط کار روی آن تأثیر می‌گذارند.
البته همان‌طور که می‌دانید یک کارمند هیچ کنترلی روی موارد یاد شده ندارد و رهبر شرکت تعیین می‌کند محیط کار تا چه اندازه برای کارمندان درگیرکننده باشد. از آنجایی که رهبر شرکت دغدغه‌های فکر زیادی دارد شاید فرصتی برای بهبود شرایط محیط کار پیدا نکند و بهتر است خود کارمندان برای انجام این کار پیش قدم شوند. بهبود شرایط نیازمند برنامه‌ریزی است و رابطه‌ی مستقیمی با عواملی دارد که در طول روز تمرکز کارمندان را به هم می‌زند.
محققان دانشگاه تگزاس تحقیقی در مورد راه‌های افزایش درگیری کارمندان در محیط کار انجام داده‌اند. آن‌ها برای این منظور دو نوع برنامه‌ریزی روزانه و تأثیر آن روی دو دسته از کارمندان را مورد بررسی قرار داده‌اند. گروه اول کارمندانی بودند که برای مدیریت زمان، برنامه‌ریزی دقیقی داشتند و لیست انجام کار این افراد وظایف روزانه‌شان را به طور دقیق اولویت‌بندی کرده بود.
گروه دوم به افرادی با برنامه‌ریزی مشروط تعلق داشت. این افراد برنامه‌ریزی دقیقی نداشتند و مسیر کاری‌شان با هر اتفاق پیش‌بینی نشده‌ای عوض می‌شد. برنامه‌ریزی با مدیریت زمان رایج‌تر از برنامه‌ریزی مشروط است زیرا یک کارمند همیشه پیش از آغاز روز کاری در ذهنش مرور می‌کند چه کارهایی باید در طول روز انجام شود و برای هر کار چه مقدار زمان نیاز است.
درواقع هر دو مدل برنامه‌ریزی کارمند را مجبور به تعیین اهداف روزانه می‌کند و درنتیجه میزان درگیری او را افزایش می‌دهد. این یعنی یک کارمند چه برای برنامه‌ریزی دقیق با مدیریت زمان و چه برای برنامه‌ریزی مشروط باید برای تعیین وظایف روزانه‌ی خود تمرکز کند و همین کار تا حدود زیادی میزان بهره‌وری را افزایش می‌دهد. با این حال در این آزمایش انتظار می‌رود مزایای برنامه‌ریزی دقیق مدیریت زمان با وجود اتفاقات پیش‌بینی نشده کاهش پیدا کند زیرا کارمندان در چنین شرایطی احساس می‌کنند هیچ پیشرفتی نداشته‌اند و به مرور زمان برنامه‌ریزی را کنار می‌گذارند. همچنین تصور می‌شود روزهایی که حجم اتفاقات پیش‌بینی نشده زیاد است افراد دارای برنامه‌ریزی مشروط عملکرد بهتری داشته باشند. زیرا افراد دارای برنامه‌ریزی منعطف راحت‌تر با شرایط کنار می‌آیند.
نتیجه‌ی آزمایش
در این آزمایش ۱۸۷ کارمند شرکت کردند و رفتار و تجربیاتشان به مدت دو هفته‌ی کاری مورد بررسی قرار گرفت. نتیجه‌ی مشاهدات نشان داد برنامه‌ریزی دقیقِ زمانی، تأثیر مثبتی روی عملکرد روزانه و درگیری کارمندان داشته است. همچنین مشاهده شد تأثیر مثبت این مدل برنامه‌ریزی زمانی بیشتر است که کارمند در طول روز با وقفه‌های کمتری روبه‌رو شود. درواقع روزهایی که میزان حواس پرتی بالا بود (۲۰ درصد از کل یک روز کاری) برنامه‌ریزی با مدیریت زمانی، در بهبود بهره‌وری و درگیری بی‌تأثیر گزارش شده است. پس یعنی تأثیر برنامه‌ریزی دقیق در روزهایی که کارمند با وقفه‌های متعدد مواجه شده بسیار پایین بوده است.
در ادامه‌ی تحقیقات مشخص شد برنامه‌ریزی مشروط نیز تأثیر زیادی روی افزایش میزان بهره‌وری و درگیری کارمندان داشته است. جالب این است که تأثیر مثبت این مدل برنامه‌ریزی در روزهایی با اتفاقات پیش‌بینی نشده بسیار بالا بود. به عبارت دیگر مزایای استفاده از این مدل برنامه‌ریزی در چنین روزهایی بسیار بالاتر از برنامه‌ریزی دقیق گزارش شد. به طور کلی می‌توان این‌طور نتیجه‌گیری کرد برنامه‌ریزی دقیق در روزهایی که وقفه‌ها پایین هستند بهره‌وری بالاتری دارد و برنامه‌ریزی مشروط در شرایطی بهتر عمل می‌کند که کارمند دائم توسط کارهای مختلف حواسش پرت می‌شود.
راه حل چیست
بدیهی است که کارمندان برای روزهای مختلف هفته برنامه‌ریزی یکسانی نداشته باشند و این موضوع از نظر علمی نیز ثابت شده است. درصد بالایی از برنامه‌ریزی کارمندان (حدود ۳۰ درصد) در روزهای مختلف کاری متفاوت است. یعنی کارمندان برنامه‌ریزی ثابتی برای روزهای خود ندارند و شاید برخی روزها اصلا برنامه‌ریزی نداشته باشند. علاوه‌براین کارمندانی که از یکی از مدل‌های برنامه‌ریز دقیق یا مشروط استفاده می‌کنند، لزوما از مدل دیگر برنامه‌ریزی استفاده نمی‌کنند. از آنجایی که هر کارمندی در ۴۰ درصد اوقات با حجم متفاوتی از کارهای پیش‌بینی روبه‌رو می‌شود بنابراین بهتر است هر دو مدل برنامه‌ریزی را با هم ترکیب کند و از مزایای هر دو بهره‌مند شود. چهار مرحله‌ی زیر به انجام این کار کمک می‌کنند:
۱- هر شب پیش از آغاز روز کاری جدید کمی زمان بگذارید و کارهای فردا را در ذهنتان مرور کنید.
۲- برای همه‌ی کارمندان پیش می‌آید که برخی روزها سرشان شلوغ‌تر از سایر روزها باشد و معمولا این اتفاق در روزهای خاصی از هفته بیشتر است. پس پیش از برنامه‌ریزی این موضوع را نیز در نظر بگیرید که فردا حجم کاری به چه صورت خواهد بود. آیا حجم کارهای پیش‌بینی نشده زیاد است یا خیر؟ همچنین به این فکر کنید که آیا برای خودتان و سایر اعضای تیم مرزبندی مشخص کرده‌اید یا تمام اتفاقات شرکت روی روند کاری شما تأثیر خواهند گذاشت؟ این میزان از حواس پرتی تا چه اندازه روی کار شما دخالت دارد؟
۳- اگر حجم وقفه‌ها پایین بود برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهید و لیستی از کارهای اولویت‌بندی شده تهیه کنید. سپس وقت و تمرکز خود را با توجه به اهمیت کار تنظیم کرده و به برنامه‌ی خود پایبند باشید. به‌عنوان مثال زمانی که سرتان خلوت است و انرژی بالایی دارید به انجام کارهایی که نیازمند خلاقیت هستند مشغول شوید و کارهای تکراری را برای زمانی بگذارید که از نظر فکری خسته هستید. این مدل برنامه‌ریزی زمانی که وقفه‌ها اندک باشند میزان بهره‌وری را بالا می‌برد و درگیری در محیط کار را افزایش می‌دهد. درنتیجه فرد بهتر می‌تواند مهارت‌های خود را تقویت کرده و استعدادهایش را شکوفا کند.
۴- اگر فکر می‌کنید فردا وقفه‌های زیادی اتفاق خواهد افتاد از برنامه‌ریزی مشروط استفاده کنید. به این صورت که برای ساعات خالی برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید و روی انجام کارها تمرکز کنید اما در ذهنتان شرایطی را برای وقفه‌ها در نظر بگیرید. به‌عنوان مثال با خودتان بگویید در صورت بروز این اتفاق من این کار را انجام خواهم داد اما اگر چنین چیزی پیش نیامد به کار قبلی ادامه خواهم داد. این مدل برنامه‌ریزی کمک می‌کند حضور پررنگ‌تری در محیط کار داشته باشید و اجازه ندهید وقفه‌ها و تأخیرها تأثیری روی روند کاری‌تان داشته باشد.
شواهد نشان می‌دهد میزان وقفه‌هایی که در محیط کار رخ می‌دهند نه تنها به مرور زمان کم نمی‌شوند بلکه به تعدادشان افزوده می‌شود. کارمندان در طول روز با حجم بالایی از اطلاعات و کارهای جدیدی روبه‌روی می شوند که روی روند پیشرفتشان در کارهای مهم اختلال ایجاد می‌کند. این موضوع در بلند مدت روی روحیه‌ی فرد تأثیر می‌گذارد و بعد از مدتی احساس می‌کند برنامه‌ریزی‌های که داشته بیهوده بوده است. راه حل این موضوع، پیش‌بینی وقفه‌ها و عوامل حواس پرتی و استفاده از برنامه‌ریزی ترکیبی است.