پربازده‌ترین جلسات کاری حداکثر از ۸ نفر تشکیل می‌شوند

برگزاری جلسات کاری همیشه با مشکلات زیادی همراه است. یکی از چالش‌های اولیه که به سیاست زیادی نیاز دارد، آماده کردن لیست افرادی است که به جلسه دعوت می‌شوند. تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه افرادی باید حضور داشته باشند، کار آسانی نیست و بسیاری از مدیران می‌خواهند همه‌ی افراد خود را در جریان امور بگذارند. آن‌ها فکر می‌کنند کسی نباید احساس کند که نادیده گرفته‌ شده است، به همین دلیل با طولانی‌تر کردن لیست حضار، ناخواسته کیفیت جلسات را کاهش می‌دهند.

رابرت ساتون، استاد رفتارهای سازمانی در دانشگاه استنفورد، تحقیقاتی را ترتیب داد تا متوجه شود بهترین ابعاد برای گروه‌های دعوت‌شده به جلسات، برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری، چیست. نتیجه‌ی تحقیقات او نشان می‌داد که پر بازترین جلسات فقط شامل پنج تا هشت نفر هستند. چرا؟ به نظر می‌رسد بهره‌وری جلسات پس از رسیدن به نقطه‌ی اوج، رو به کاهش می‌گذارد و کیفیت مباحثات پایین می‌آید. زمانی که مدیران، افراد زیادی را به یک جلسه دعوت می‌کنند:

• همه‌ی افراد وقت و فرصت کافی به دست نمی‌آورند تا در گفتگوها شرکت کنند.
• سخنرانی‌های باکیفیت و پرمفهوم، جای خود را به نظرات سطحی و بی‌فایده می‌دهد.
• اشتراک‌گذاری اطلاعات از مسیر اصلی (اولویت‌های مهم‌تر) منحرف می‌شود.
• کارمندان صداقت خود را از دست می‌دهند و غالباً محافظه‌کارانه صحبت می‌کنند.
• مباحث و تصمیمات سخت در دستور کار قرار نمی‌گیرد.

درنتیجه کارمندان به‌مرورزمان جلسات کاری را به‌عنوان رویدادهایی می‌بینند که آمادگی، مشارکت و عملکرد آن‌ها را پایین می‌آورد. درواقع سیکل کاهش کارایی از همین نقطه شروع می‌شود.

از طرف دیگر گروه‌های کوچک حس صمیمیت بین افراد را افزایش می‌دهند و راه را برای بحث‌های معنی‌دار و مفید هموار می‌کنند. در این جلسات، افراد وقت بیشتری برای شنیدن ایده‌ها و درک چشم‌انداز یکدیگر دارند و با وضوح، صداقت و سازگاری عمل می‌کنند.

به اعضای تیم بگویید می‌خواهید تغییراتی به وجود آورید. شفاف باشید. بگذارید آن‌ها بدانند کوچک‌تر شدن جلسات، با هدف افزایش کارایی صورت می‌گیرد. شما می‌دانید هر کس چه میزان انرژی و وقت خود را صرف جلسات کاری می‌کند و می‌خواهید استراتژی جدیدی اجرا کنید که به بهترین خروجی‌ها ختم می‌شود. به کارمندان بگویید تحقیقات علمی نشان می‌دهد در جلسات کوچک‌تر، مباحثات به‌صورت مفیدتری پیش می‌روند و به تصمیمات بهتری منجر می‌شوند. ممکن است این پروسه به زمان احتیاج داشته باشد؛ ولی هر بار کارایی جلسات را تست کنید تا حجم بهینه را به دست آورید.

اگر می‌خواهید مطمئن شوید که افراد لازم را در اتاق جلسه جمع کرده‌اید، ابتدا باید موضوعات مورد بحث را به‌طور دقیق مشخص کنید. یک دستورالعمل روشن داشته باشید و وقت کافی برای هر مبحث تعیین کنید. سپس از خودتان بپرسید چه افرادی باید حضور داشته باشند تا مباحثات به نتایج بهینه برسد؟ یا با غیبت چه افرادی  جلسه را لغو می‌کنید؟ لیست خود را با محوریت این افراد تنظیم کنید. تنها افرادی را به لیست اضافه کنید که حضور یا نظراتشان، ارزش جلسه را بالاتر می‌برد.

به‌منظور اجتناب از هرگونه سوءتفاهم و ابهام، معیارهای دعوت افراد را به اشتراک بگذارید. توضیح دهید که لیست فوق، بر این مبنا تهیه‌ شده است:

• چه کسی بیشترین دانش و اطلاعات را در مورد موضوع مورد بحث دارد؟
• چه کسی اجرا و پیاده‌سازی بهتری خواهد داشت؟
• چه کسی به‌طور مستقیم تحت تأثیر قرار می‌گیرد؟
• چه کسی با شرکت در این جلسه نکات بیشتری یاد می‌گیرد؟

اگر تیم شما نسبت به لیست حضار تردید دارد، اقدامات زیر به آن‌ها کمک می‌کند تغییرات جدید را راحت‌تر بپذیرند:

• به اعضای تیم اجازه بدهید درخواست حضور در جلسه را به شما تحویل دهند. اگر فردی دلایل محکمی برای حضور داشت، او را نادیده نگیرید.
• به اعضای دعوت‌شده اجازه دهید این دعوت را رد کنند. کارمندان باید بدانند که شما به آن‌ها اعتماد دارید و به‌وقت آن‌ها احترام می‌گذارید.
• در هر جلسه، یک نفر باید لیست افرادی را که در جلسه حضور ندارند، یادداشت کند.

منظور ما همه‌ی کارمندان است: چه افرادی که در جلسه حاضرند و چه بقیه‌ی اعضای تیم. افرادی که در جلسه حاضرند، تشویق کنید که موارد زیر را انجام دهند:

• مالکیت دیدگاه‌های خود را بپذیرند: چشم‌انداز افراد نشانه‌ی مشارکت و حضور آن‌ها است.
• متمرکز صحبت کردن را تمرین کنند: آن‌ها باید واضح، مختصر و مرتبط صحبت کنند.
• خودآگاهی را تمرین کنند: اطلاعات موردنیاز آن‌ها را بپرسید و به پاسخ آن‌ها دقت کنید.

به شرکت‌کنندگان یادآوری کنید دیدگاه افرادی را که حضور ندارند، در نظر بگیرند:

درنهایت اگر افرادی که به جلسه دعوت‌ شده‌اند تصمیم گرفتند دعوت را رد کنند (ترجیح عدم حضور) برای آن‌ها روشن کنید که هنوز باید این کارها را انجام دهند:

• دستور کار جلسه را مرور کنند.
• هرگونه اطلاعات مرتبط را با فرد دیگری که در جلسه حاضر می‌شود به اشتراک بگذارند.
• خودشان را با نتایج جلسه به‌روز نگه‌دارند.
• در پروژه‌هایی که رهبر مشخص می‌کند شرکت کنند.
• با تصمیمات اتخاذشده، هماهنگ شوند.

هنگامی‌که این تغییرات ساختاری را در جلسات خود اعمال کردید، میزان کارایی جلسات و همچنین سازگاری رفتار اعضای تیم با این تغییرات را ارزیابی کنید. بازخورد بگیرید، پروسه‌ها را اصلاح کنید تا زمانی که سیستم کاملاً مناسب سازمان را پیدا کنید.

برگزاری جلسات کاری با هشت نفر (یا کمتر)، به‌عنوان یک معیار راهنما به شما کمک می‌کند در مورد دعوت و حضور افراد، دقت بیشتری داشته باشید. ممکن است یک جلسه با حضور ۲۰ نفر کارایی خوبی داشته باشد؛ ولی این استثنا است نه یک قاعده‌ی فراگیر. در نهایت، درست است که شما افراد کمتری را در جلسات دورهم جمع می‌کنید؛ ولی هم تیم و هم شرکت از نتایج مفید و کاربردی آن منتفع می‌شوند.