مسائل مهم را به جای مسائل ضروری در اولویت قرار دهید

آیا تاکنون در انتهای روز احساس کرده‌اید که با وجود انجام تمام وظایف ضروری، کار مهمی انجام نداده‌اید؟ اغلب مردم در پایان روز کاری چنین احساسی دارند. گزارش ژورنال تحقیقاتی مصرف‌کنندگان نشان می‌دهد افراد عموما به‌دنبال انجام وظایفی هستند که مهلت زمانی کوتاه‌تری دارند. حتی وقتی وظایفی با پاداش‌های بهتر و حتی مهلت زمانی بیشتری داشته باشیم، باز هم وظایف کوتاه‌مدت را انجام می‌دهیم.

البته این یک رفتار طبیعی است تا وظایف دارای محدودیت زمانی را هرچه سریع‌تر انجام داده و آنها را از لیست ذهنی وظایف خود خط بزنیم. در این میان تناقض اصلی در این است که عموم وظایف مهم و تاثیرگذار در مسیر پیشرفت، محدودیت‌های زمانی بازتری نسبت به وظایف کم‌اهمیت‌تر داند. به‌عنوان مثال، وظایف مهم و تاثیرگذار در زندگی یک فرد عبارتند از:

برنامه‌ریزی و اختصاص زمان بیش از حد نیاز به وظایف مهم

تحقیقات نشان می‌دهد وقتی زمان و مکان مشخصی برای انجام یک وظیفه در نظر می‌گیریم، شانس انجام دادن آن بیشتر می‌شود. به‌عنوان مثال می‌توان در برنامه‌ریزی هفتگی، یک روز را به طور کامل به یکی از وظایف مهم زندگی اختصاص داد. در این روز هیچ کار دیگری نباید انجام شود و قطعا باید هدفی مشخص برای پایان آن روز در نظر داشته باشید.

تعیین بخش‌های مهم وظایف مهم

وظایف بزرگ عموما روندهایی مرحله‌ای و پیشرفتی دارند. در این میان اگر اهداف خود را بسیار بلندپروازانه و بزرگ در نظر بگیرید، عموما آنها را نادیده خواهید گرفت. در این مواقع اهداف را به ابعاد کوچکتر تقسیم کرده یا با نگاهی جزئی، بخش‌های مهم را جدا کنید. شاید برای رسیدن به هدفی قابل دستیابی و جذاب، نیاز به کوچک کردن چند مرحله‌ای هدف اصلی داشته باشید. این رویکرد را آن قدر ادامه دهید تا به هدفی قابل انجام در زمان مناسب برسید. فراموش نکنید که مرحله‌ی اصلی، شروع این وظایف است و پس از آن، روند پیشرفت شروع می‌شود.

پیش‌بینی و مدیریت احساس اضطراب

بسیاری وظایف حساس شامل بخش‌های تفکر و تصمیم‌گیری‌های حساس هستند. این تصمیم‌گیری‌ها اضطراب را افزایش می‌دهند. به‌عنوان مثال مراجعه به پزشک و بررسی یک مشکل حاد، برنامه‌ریزی برای موفقیت کسب‌وکار یا تدوین طرح مقابله با بحران را در نظر بگیرید.

به‌طور کلی انجام وظایف مهم نیازمند شخصیتی است که بتواند با احساسات ناراحت‌کننده کنار بیاید. شناخت و مشخص کردن احساسات خاصی که یک تجربه را از لحاظ احساسی چالش برانگیز می‌کنند، قدم پایه‌ای و بسیار تاثیرگذار برای کاهش آن احساسات است. در نهایت باید مهارت مدیریت تفکرات و احساسات خود را به دست بیاورید. در نتیجه به راحتی می‌توانید وظایفی که  خارج از منطقه‌ی امن ذهنی شما هستند را انجام دهید.

اختصاص زمان کمتر به وظایف کم‌اهمیت

وظایف کم‌اهمیت عموما زمان بیشتری نسبت به آن‌چه که نیاز دارند، هدر می‌دهند. به‌عنوان مثال شما باید گزارش یک کارمند را صحت‌سنجی کنید اما پس از یک ساعت می‌بینید که آن را به‌طور کامل بازنویسی کرده‌اید. برای حل این مشکل می‌توانید خود را محدود به ارائه‌ی تنها سه نکته‌ی اساسی در مورد گزارش بکنید یا محدودیت زمانی مشخصی برای خواندن و نظر دادن در مورد گزارشات در نظر بگیرید.

تنظیم استراتژی برای تصمیم‌گیری سریع‌تر نیز مفید است. وقتی مجبور به تصمیم‌گیری در زیر فشار هستید، یک تصمیم سریع بهتر از زمان گذاشتن برای رسیدن به تصمیم عالی و بی‌عیب است.

اولویت‌بندی برای کاهش وظایف کم‌اهمیت ولی ضروری

در زندگی امروزی تلاش برای حل یک مشکل با ارائه و به‌کارگیری راه‌حل‌های تکراری، اجتناب ناپذیر است. برای رهایی از این وظایف تکراری می‌توانید بسیاری از آنها را با برون‌سپاری، اتوماسیون، گروه‌بندی وظایف کوچک، حذف برخی وظایف، تغییر روش کار و تدوین مسیری برای انجام وظایف تکراری حل کنید. به‌عنوان فرصت‌هایی باشید که با صرف کمی زمان، سیستمی برای انجام اتوماتیک وظایف در آینده طراحی کنید.

تلاش برای رسیدن به دید کلی مسائل

وقتی تمرکز زیادی روی جزئیات داشته باشید، احتمال این که از هدف کلی و مسائل مهم باز بمانید،‌ بیشتر است. به مواردی اهمیت دهید که به طور طبیعی در مسیر رسیدن به این دید کلی باشند. به‌عنوان مثال سفر کردن به برخی افراد کمک می‌کند تا مسائل را از دید کلی و بازتری ببینند. برخی دیگر با وارد کردن جزئیات در فایل‌ها و مطالعه‌ی آنها به نتیجه‌ی بهتر می‌رسند. راه حل دیگر، گذراندن اوقات با دوستانی هدفمند است که در دور‌ه‌های زمانی مشخص انجام شود. این دیدارها به شما کمک می‌کند از روند پیشرفت یکدیگر و از همه مهم تر خودتان آگاه شوید. در نهایت، کمی توقف در کارها و تفکر کلی‌نگر، شما را از نفوذ بیش از حد در وظایف کم‌اهمیت دور می‌کند.

اگر در اولویت‌بندی وظایف مهم نسبت به موارد اورژانسی دچار مشکل هستید، نگران نباشید. این مشکل یک پدیده‌ی عمومی در دنیای مدرن است. تعدد محدودیت‌های زمانی در کنار طبیعت انسان که در صدد حذف وظایف مهم است، این اولویت‌بندی را دشوارتر می‌کند. حتی افرادی که مقالات و کتاب‌های متعددی هم در این زمینه نوشته‌اند، هنوز با اجرای عملی آن مشکل دارند.